Dokumentenmanagement
mit BIC Process Design

Viele wichtige Informationen und Arbeitsmittel liegen in Form von prozessbegleitenden Dokumenten vor. Ein durchdachtes Prozessmanagement bildet daher nicht nur die reinen Arbeitsabläufe ab, sondern berücksichtigt auch mitgeltende Dokumente. Mit dem integrierten Dokumentenmanagement von BIC Process Design gelingt es Ihnen, alle für die Prozessausführung notwendigen Dateien und Informationen dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden: bei Ihren Prozessen. So schaffen Sie ein Single-Point-of-Truth und sorgen gleichzeitig für eine auditkonforme und zentrale Verwaltung, Prüfung und Freigabe Ihrer Dokumente.

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Alle Prozessinformationen jederzeit abrufbar

Jedes Unternehmen pflegt eine Vielzahl von Dokumenten wie Vorlagen, Checklisten, Regelwerke und andere Unterlagen. Meistens unterliegen die Dokumente im Unternehmen strengen Richtlinien, die sich auf das Format, die Struktur oder den Freigabeprozess beziehen. Das prozessbasierte Dokumentenmanagement von BIC Process Design hilft Ihnen dabei, den Pflegeaufwand zu reduzieren und die Aktualität der Dokumente sicherzustellen. Schaffen Sie einen zentralen Ablageort für Ihre Dokumente und verknüpfen Sie diese direkt mit Ihren modellierten Prozessen. So vermeiden Sie zeitaufwendige Suchvorgänge und reduzieren die Komplexität Ihres Informationsmanagements.

Dokumentenmanagement für das Prozessmanagement

Einfache und sichere Dokumentenverwaltung

Jeder Prozess ist mit bestimmten Informationen und Dokumenten verknüpft. Durch das integrierte Dokumentenmanagement in BIC Process Design steuern und lenken Sie Ihre Dokumente prozessbasiert und bauen strukturiert wertvolles Wissen auf. Über die Portalfunktion verschaffen Sie sich eine integrative Sicht auf Ihre Prozesse und Dokumente. Neben der Ablagefunktion stehen Ihnen folgende Features zur Verfügung:

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Versionierung und Freigabe:Im Prozessmanagement müssen eine Fülle von Dokumenten verwaltet werden. Leistungsstarke Workflows unterstützen Sie dabei und regeln für Sie Gültigkeiten und Verantwortlichkeiten von Dokumenten und gewährleisten deren Aktualität.

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Archivierung: Vorhergehende Versionen werden in einem Dokumentenarchiv revisionssicher gespeichert und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.

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Dokumentenupload: Die Neuanlage und Verwaltung von Dokumenten erfolgt direkt im Modellierungswerkzeug von BIC Process Design. Zudem ermöglicht die einfache Rechteverwaltung den Dokumenteneignern das unkomplizierte Hochladen von Dokumenten direkt über das Prozessportal.

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Volltextsuche: Eine umfassende Suche mit umfangreichen Filterungsmöglichkeiten ermöglicht den schnellen Zugriff auf aktuelle Dokumentenversionen in jedem Arbeitsbereich.

Dokumentenlenkung in BIC Process Design

Dokumenten Lifecycle

Mit dem Dokumentenupload wird eine direkte Verknüpfung mit dem Dokumentenobjekt sowie dem dokumentbegleitenden Prozess erstellt. In BIC Process Design haben Sie die Möglichkeit einen Gültigkeitszeitraum festzulegen, der eine automatische Benachrichtigung auslöst, sobald der Gültigkeitszeitraum überschritten ist. Der Dokumentenverantwortliche wird per E-Mail zur Prüfung des Dokuments aufgefordert und kann das Dokument im Tool aktualisieren und erneut freigeben. Sobald die Freigabe veranlasst wurde, steht die Datei allen Mitarbeitern im Prozessportal von BIC Process Design zur Verfügung. Auf diese Weise stellen Sie einen Compliance-konformen Lebenszyklus Ihrer Dateien sicher und müssen sich keine Sorgen mehr um in die Jahre gekommene Dokumente machen.

Innovative Dokumentenintegration für einfache Pflege und Aktualität

Mit dem Dokumentenmanagement von BIC Process Design senken Sie nicht nur die Administrations- und Pflegeaufwände deutlich, sondern profitieren darüber hinaus von folgenden Vorteilen:

  • Ortsunabhängiger und schneller Zugriff auf alle Dokumente
  • Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen
  • Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess für Ihre Prozesse und Dokumente
  • Möglichkeit von interdisziplinärem Arbeiten
  • Reduzierung von Such- und Pflegeaufwänden

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