Die Freigabe-Workflows
von BIC Process Design

Um regulatorische Vorgaben einzuhalten sind Prüf- und Freigabe-Workflows unumgänglich. Sie unterstützen Ihr Unternehmen dabei, Qualitätsstandards einzuhalten, Prozesse fortlaufend zu verbessern und dadurch Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig zu steigern. Nutzen Sie die Prüf- und Freigabe-Workflows in BIC Process Design, um Ihr Prozessmanagement wie von Zauberhand zu steuern und wertvolle Zeit und Kosten und einzusparen.

Sprungmarke

Erfolgreiches Change Management durch Genehmigungs-Workflows

Genehmigungs-Workflows helfen dabei, die Publizierung von Prozessen zu beschleunigen und Änderungen am Prozess schneller zu manifestieren. Vor allem bei wiederkehrenden und routinierten Abläufen, die planbar und vorhersehbar sind, werden automatisierte Workflows eingesetzt. Sie sorgen dafür, dass die Prozessfreigabe entlang eines vorab definierten Workflows Schritt für Schritt erfolgt. Dadurch werden automatisch alle notwendigen Kontrollinstanzen berücksichtigt und die Pflegeaufwände Ihrer Prozesse erheblich reduziert. Ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Change Management und optimierte Prozessperformance.
Mit den Freigabe-Workflows von BIC Process Design erhalten Sie volle Flexibilität dank anpassbarer Ablauffolgen: Je nach Unternehmensstruktur und Compliance-Vorgaben können Sie einen vorkonfigurierten einstufigen Workflow verwenden, oder bei mehreren Verantwortlichen einen mehrstufigen Workflow nutzen und diesen an Ihre individuellen Unternehmensanforderungen anpassen. Durch die automatisierte Versionierung und das integrierte Prozessarchiv wird eine auditkonforme Dokumentation gewährleistet. Bei jeder publizierten Prozessänderung wird die vorherige Version des Prozesses automatisch gespeichert und eine Versionsnummer vergeben. Ältere Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen und miteinander vergleichen.

Vorgaben einhalten und Verantwortlichkeiten etablieren

Regeln und Verantwortlichkeiten werden direkt im Tool festgelegt. Hier kann individuell vorgegeben werden, wer genehmigen darf und wie der Genehmigungsprozess erfolgen soll. Durch das Festlegen von Verantwortlichkeiten (dies können Einzelpersonen oder Personengruppen sein), Gültigkeitsbereichen und Zeiträumen sorgen Sie mit den Governance-Workflows von BIC Process Design für die Einhaltung interner und externer Vorgaben oder bestehender Fristen. Alle Beteiligten werden automatisch informiert, wenn ein Prozess seine Gültigkeit verliert oder eine Überprüfung notwendig ist. Die Prozesse können von den Verantwortlichen freigegeben, gelöscht oder geändert werden – die entsprechenden Prozessbeteiligten werden anschließend automatisch benachrichtigt.

Und was passiert bei Abwesenheit des Verantwortlichen? In diesem Falle sendet das Tool alle Aufgaben an einen benannten Stellvertreter. Damit steht Ihrem kontinuierlichem Verbesserungsprozess nichts mehr im Weg.

Prozessfreigabe

Alles im Blick mit einem effektiven Aufgabenmanagement

Die Governance-Workflows von BIC Process Design automatisieren nicht nur den Ablauf des Genehmigungsprozesses, sondern sorgen gleichzeitig für ein effizientes Aufgabenmanagement. Sobald eine neue Aufgabe vorliegt, werden Sie automatisch per E-Mail informiert und erhalten zusätzlich eine Push-Benachrichtigung im Tool. Planen, verwalten und überwachen Sie Ihre To-Dos in Ihrem persönlichen Aufgabenbereich und behalten Sie so Fälligkeitsdaten und Aufgabenabhängigkeiten stets im Blick. Optimieren Sie Ihr Aufgabenmanagement und nutzen Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, Stellvertreter zu benennen oder bestimmte Aufgaben auf Wiedervorlage zu legen. Sollten zusätzliche Bearbeitungsschritte durch weitere Personen erforderlich sein, benachrichtigt BIC Process Design diese von selbst. So beschleunigen Sie maßgeblich die Bearbeitungszeit Ihrer Aufgaben und setzen positive Veränderungen schneller in die Tat um.

Mit Freigabe-Workflows den Geschäftserfolg nachhaltig steigern

Die Einhaltung interner wie externer Regularien ist mit den Governance-Workflows von BIC Process Design leicht umgesetzt. Halten Sie Ihre Qualitätsstandards hoch und senken Sie gleichzeitig Kosten und Aufwände für die Prüfung und Freigabe Ihrer Prozesse und Dokumente. Die automatisierten Arbeitsabläufe erleichtern spürbar Ihren Arbeitsalltag und sorgen für nachhaltigen Unternehmenserfolg durch:

  • Unkomplizierte Freigaben
  • Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen
  • Einfaches Aufgabenmanagement
  • Vermeidung von E-Mail und Ablage-Chaos

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