Was ist ein Organisationshandbuch?
Knowledge Building mit GBTEC

Das Organisations­handbuch

Mit dem Organisationshandbuch legen Sie verpflichtende Compliance-Maßgaben und Grundlagen für die Corporate Governance in Ihrem Unternehmen fest und organisieren deren Überprüfung. Unternehmen, die mithilfe einer Prozessmanagement Software ihre standardisierten Abläufe und organisatorischen Regelungen definiert und digitalisiert haben, profitieren von einer vollautomatischen Erstellung Ihres Organisationshandbuchs.

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Das Organisationshandbuch als Basis des internen Kontrollsystems

Das Organisationshandbuch (OHB) gilt als integraler Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS) und stellt den ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb nach § 25a KWG sicher. Es wird nicht nur in gesetzlichen Vorgaben vorgeschrieben, sondern dient auch als Grundlage für die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen. Als solches ist es unverzichtbar für Audits, die beispielsweise von der Bundesbank, der BaFin und Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden. Ein digitales OHB liefert auf Knopfdruck die transparente Darstellung aller relevanten Informationen für ein auskunftsfähiges Audit-Management. So bauen Sie mit wenig Aufwand ein funktionierendes IKS auf. Auf Grundlage der eigenen Unternehmensstrukturen schreiben Unternehmen im OHB der Regel nach die Organisationsentwicklung, unternehmerische Ziele, ihre Aufbau- sowie ihre Ablauforganisation fest.

Das OHB ist die Bedienungsanleitung für Ihr Unternehmen

Die Struktur einer Organisation bestimmt nicht nur deren Produktivität, sondern auch deren Compliance mit rechtlichen Vorschriften und unternehmenseigenen Standards. In einem OHB legen Unternehmen ihre Aufbauorganisation (Strukturen),  Ablauforganisation (Prozesse) und eigene Richtlinien fest. Durch striktere Bestimmungen, beispielsweise im Qualitätsmanagement, steigen die Anforderungen an Art, Umfang und Aktualität des Organisationshandbuchs. Dadurch werden Organisationshandbücher immer komplexer und sind nicht mehr durch manuelle Tätigkeiten mit Unterstützung der gängigen MS Office Tools umsetzbar. Mithilfe digitaler Systeme vereinfachen Sie den Aufbau und die Pflege der Inhalte Ihres OHB.

Erstellen Sie es zum Beispiel in einem Prozessmanagementsystem und profitieren Sie von der umfassenden Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse, Risiken und Kontrollen. Speziallösungen wie BIC Process Design ermöglichen die revisionssichere Veröffentlichung von Inhalten über mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse. Wichtige Dokumente können einfach integriert und verwaltet werden. Dank umfassender Reports für interne Kontrollen und Audits vereinfachen Sie zudem die Überwachung der Compliance und gewährleisten höchste Sicherheit und Qualität. Die intelligentesten Tools machen mit ihren integrierten Kollaborationsfunktionen sogar den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zur Fingerübung.

Mit BIC Platform automatisieren Unternehmen ihr internes Kontrollsystem

Prozesse
Prozesse als Gliederungs- und Analyseinstrument innerhalb des Managementsystems

Dokumente
Integration der Dokumente (z. B. Organisationshandbuch) in einem Gesamtsystem

Risiken und Kontrollen
Prozessorientierte Abbildung und Steuerung der Risiken und Kontrollen

In BIC Process Design bilden Sie Ihr OHB oder Ihre Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) prozessorientiert ab. So können Sie Struktur, betriebliche Regelungen und Inhalte schnell, sicher und kostensparend neu konzeptionieren und überarbeiten. Mit der Zuweisung von Dateien (z. B. in Office-Formaten) sowie organisatorischer Risiken und deren Kontrollen zu Geschäftsprozessen fördern Sie die dynamische Anpassung und reduzieren den manuellen Pflegeaufwand enorm. Mit automatischen Governance Workflows halten Sie Versions- und Archivierungsvorgaben stets ein, was Ihnen Revisionssicherheit bietet und die vereinfachte Auditvorbereitung garantiert. Mit dem intuitiven Mitarbeiterportal und automatischen Benachrichtigungen kommunizieren Sie neue Inhalte schnell und einfach an die gesamte Belegschaft.

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