Gestión de documentos
con BIC Process Design

Muchas informaciones y recursos de trabajo importantes están disponibles en forma de documentos relacionados con los procesos. Por lo tanto, una gestión de procesos bien pensada no sólo traza los flujos de trabajo puros, sino que también tiene en cuenta los documentos aplicables. Con la gestión documental integrada de BIC Process Design, puede proporcionar todos los archivos e información necesarios para la ejecución de los procesos allí donde se necesitan: en sus procesos. De esta manera, usted crea un único punto de verdad y al mismo tiempo asegura una gestión, revisión y aprobación de sus documentos de forma centralizada y compatible con las auditorías.

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Toda la información del proceso disponible en cualquier momento

Todas las empresas mantienen una serie de documentos como plantillas, listas de comprobación, libros de normas y otros documentos. La mayoría de las veces, los documentos de la empresa están sujetos a estrictas directrices relacionadas con el formato, la estructura o el proceso de aprobación. La gestión de documentos basada en procesos de BIC Process Design le ayuda a reducir el esfuerzo de mantenimiento y a garantizar que los documentos estén actualizados. Cree un repositorio central para sus documentos y vincúlelos directamente a sus procesos modelados. De este modo, evitará las búsquedas que tanto tiempo le cuestan y reducirá la complejidad de su gestión de la información.

Gestión de documentos sencilla y segura

Cada proceso está vinculado a información y documentos específicos. Con la gestión de documentos integrada en BIC Process Design usted controla y gestiona sus documentos en función del proceso y construye un valioso conocimiento de forma estructurada. La función de portal le proporciona una visión integradora de sus procesos y documentos. Además de la función de almacenamiento, tiene a su disposición las siguientes características:

workflow management icon

Versionado y publicación: En la gestión de procesos hay que gestionar multitud de documentos. Los potentes workflows le ayudan a regular la validez y las responsabilidades de los documentos y garantizan que estén actualizados en todo momento.

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Archivo: Las versiones anteriores se almacenan en un archivo de documentos a prueba de auditorías y garantizan la trazabilidad y la documentación.

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Carga de documentos: La creación y gestión de nuevos documentos se realiza directamente en BIC Process Design. La sencilla gestión de derechos de acceso permite a los propietarios de los documentos cargarlos directamente a través del portal de procesos sin ninguna complicación.

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Búsqueda de texto completo: Una búsqueda completa con amplias opciones de filtrado permite acceder rápidamente a las versiones actuales de los documentos en cualquier espacio de trabajo.

Ciclo de vida del documento

La carga de documentos crea un enlace directo con el objeto del documento, así como con el proceso que lo acompaña. En BIC Process Design, tiene la opción de establecer un período de validez que desencadena una notificación automática cuando se supera el período de validez. Al propietario del documento se le pide por correo electrónico que revise el documento y puede actualizarlo y volver a publicarlo en la herramienta. Una vez iniciada la liberación, el archivo está disponible para todos los empleados en el portal de procesos BIC Process Design. De este modo, se asegura un ciclo de vida conforme a las normas para sus archivos y ya no tiene que preocuparse por que los documentos prescriban.

Innovadora integración de documentos para facilitar el mantenimiento y la actualización

Con la gestión de documentos de BIC Process Design, no sólo reducirá significativamente los esfuerzos de administración y mantenimiento, sino que también se beneficiará de las siguientes ventajas:

  • Acceso rápido e independiente de la ubicación a todos los documentos
  • Cumplimiento de directrices y leyes
  • Gestión de documentos a prueba de auditorías
  • Proceso de mejora continua de sus procesos y documentos
  • Posibilidad de trabajo interdisciplinar
  • Reducción de los esfuerzos de búsqueda y mantenimiento

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