La plataforma de BPM, BIC garantiza el flujo de los procesos en el Grupo Aduno

GBTEC y el Grupo Aduno ganan el Premio a la Solución de Procesos en la categoría de Modelado de Procesos. El proyecto de la empresa suiza de servicios financieros fue reconocido como particularmente innovador y ejemplar por el jurado independiente de expertos de la Gemeinschaft für Organisation (gfo). "Estamos muy contentos de recibir este premio y nos gustaría agradecer al Grupo Aduno la confianza depositada en esta cooperación", dijo el Key Account Manager de GBTEC AG, Marc Stromberg.

Aduno BPM

El uso de BPM asegura el cumplimiento de los específicos requisitos regulatorios en la industria bancaria
Con el fin de asegurar permanentemente la calidad de los servicios y mejorar los procesos empresariales, el Grupo Aduno decidió introducir un sistema profesional de gestión de procesos empresariales (BPMS). Además, era necesario el poder gestionar un alto volumen de documentos necesarios para los procesos de gestión y apoyo, a fin de cumplir conimportantes requisitos reglamentarios específicos de la industria bancaría. Debido a la situación jurídica actual, el objetivo principal era hacer que los procesos fueran transparentes.

La profesionalización del BPM – de Visio a BIC
Después de más de 10 años de modelar procesos con Visio, el Grupo Aduno dio el pistoletazo de salida para la evaluación de una herramienta profesional de gestión de procesos y la implementó con éxito utilizando la plataforma de BPM, BIC. El principal objetivo era documentar y analizar los procesos empresariales, optimizarlos cuando fuera necesario y luego publicarlos para ponerlos a disposición de todos los empleados. Otros requisitos se referían a la garantía de calidad, la facilidad de uso y la gestión de riesgos basada en el estándar mundialmente reconocido, COSO. Con los módulos BIC Portal para la publicación y BIC Design para el modelado, así como el módulo BIC Governance para la automatización y control de los procesos, se sentaron las bases para una gestión global de los procesos en la empresa.

Desafíos internos y externos
Los procesos de negocio del Grupo Aduno están influidos y controlados por diversas partes, tanto internas como externas. El desafío aquí era coordinar y armonizar a todos los involucrados en el proceso. Por ejemplo, BIC Design se utilizó para mostrar varios niveles en el portal y describir detalladamente los conceptos de los roles. Por ejemplo, se definieron apróximadamente 40 "propietarios de procesos", 100 "administradores de procesos y 850 "usuarios de procesos". De acuerdo con los deseos del cliente, se crearon y personalizaron los respectivos niveles, roles y propietarios de procesos. También, en función de las necesidades del usuario, se introdujo gradualmente en el Grupo Aduno BIC Document como una herramienta para el control de documentos y de versiones. La herramienta vincula de forma inteligente los documentos con el contenido de BIC Platform.

El nivel de madurez en base a EDEN proporciona informes sobre el estado y potencial de los procesos
A lo largo de todo el proyecto se realizaron regularmente análisis orientados al proceso, incluida la evaluación de la madurez en base a EDEN. Esta evaluación sirve para definir la orientación de los procesos en la empresa y permite establecer una guía para el ulterior desarrollo de la gestión de procesos. El modelo consta de 170 criterios individuales, que se evalúan mediante un cuestionario. Dependiendo de lo bien que se cumplan los criterios individuales, se determina un cierto grado de madurez para la empresa o el proceso que se examina. En el Grupo Aduno, la evaluación determinó que la situación actual del BPM era mejorable. Se comprobó que los asesores eran de buena calidad, pero que no se utilizaban suficientemente los conocimientos técnicos. El equipo directivo aprovechó la evaluación como una oportunidad para examinar los puntos prioritarios con respecto a la gestión de procesos y elaboró un plan de proyecto junto con GBTEC AG para el desarrollo ulterior de la gestión de procesos. Esto dio lugar a los siguientes pasos para adaptar BIC Platform a los requisitos de la empresa.

El análisis de la eficiencia permite la optimización de procesos básicos
En base a una amplia documentación se pudo realizar un análisis de la eficiencia, en el que se hizo un estudio sobre los procesos de prestación de servicios operativos en todas las sucursales y lugares. El Grupo Aduno llevó a cabo esta evaluación paso a paso durante un período de seis meses. Se determinó que la capacitación intensiva de los equipos o empleados individuales, la automatización de las actividades manuales y la eliminación de las interfaces innecesarias en el sistema de BPM debían abordarse como pasos de desarrollo posteriores. En general, el análisis de la eficiencia y los resultados asociados y las medidas de optimización en el Grupo Aduno condujeron a una gestión de procesos más ágil y eficaz.

Importantes beneficios gracias al uso de la plataforma de BPM, BIC
Desde su introducción, el sistema de BPM ha apoyado las funciones y requisitos clave en el negocio principal del Grupo Aduno. Las optimizaciones de procesos logradas permiten que los procesos se ejecuten más rápidamente. Además, se evitan la duplicación en las etapas de trabajo, se reducen considerablemente los tiempos de búsqueda y, gracias al enlace del proceso con el Sistema de Control Interno, se reducen considerablemente los riesgos y, por tanto, los posibles costos. La documentación de los procesos contribuye de manera importante al cumplimiento de los requisitos específicos de los bancos y, por lo tanto, asegura la actividad comercial. Se ha alcanzado con éxito el objetivo deseado de implementar un sistema de BPM, lo que a su vez se realiza a través de un proceso de mejora continua. Así pues, los procesos se revisan permanentemente y se adaptan a las condiciones cambiantes de los mercados.

Se prevé un mayor desarrollo de la gestión de procesos en el Grupo Aduno
Con BIC Platform, el Grupo Aduno ha establecido un sistema profesional de gestión de procesos. La aplicación actual se ha completado con éxito, lo que permite al Grupo Aduno centrarse por completo en la optimización de los procesos. Actualmente se está considerando la posibilidad de ampliar el sistema con el módulo BIC Monitor con el fin de medir y optimizar los procesos. Además, se está elaborando, junto con el departamento de finanzas, la aplicación del cálculo de costos por actividades, que servirá para mostrar más claramente el éxito monetario de la optimización de los procesos en el futuro.


Sobre el Grupo Aduno

El Grupo Aduno ofrece todos los productos y servicios para los pagos sin dinero en efectivo de un solo proveedor: desde la emisión de tarjetas (Viseca Card Services SA) y la aceptación de tarjetas, terminales de pago (Aduno SA) hasta el crédito personal y el arrendamiento financiero (cashgate AG) y las garantías de depósito (AdunoKaution AG y SmartCaution SA). Como empresa líder, tanto para clientes privados como empresas, el Grupo Aduno es un socio justo y transparente. Es propiedad de los mayores bancos cantonales y minoristas suizos (Grupo Raiffeisen, todos los bancos cantonales, Banco Migros, Banco Cler, bancos regionales y bancos privados y comerciales).

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