La plataforma de BPM, BIC: Procesos orientados a la gestión de calidad

BPM for Universities

Garantía de calidad en las funciones diarias de la Universidad
La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten (HRW) ha crecido fuertemente en los últimos años. Si una universidad quiere estar preparada para el futuro, no sólo debe centrarse en los aspectos cuantitativos sino también, en nuevas estrategias educativas, así como en la calidad y la eficiencia de las estructuras existentes. Con la introducción de una nueva gestión de calidad (QM) en la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten, se abordó simultáneamente el tema de la gestión de procesos. Con el fin de poder analizar, mejorar y publicar los procesos en las áreas de estudio y enseñanza, así como en la administración, la universidad decidió introducir un Sistema de Gestión de Procesos Empresariales (BPMS) profesional. En las diferentes facultades y áreas administrativas, los procesos de negocio se modelan, optimizan, publican y ejecutan parcialmente de forma automática en BIC de acuerdo con un procedimiento estandarizado (BPMN 2.0). La automatización tiene por objeto comprobar la eficiencia y eficacia de los procesos que antes se realizaban manualmente, reduciendo los fallos y logrando una mayor calidad y motivación de los empleados.

Punto de partida
HRW, al igual que otras universidades, se enfrenta a grandes retos organizativos y estructurales y a una fuerte presión competitiva entre las universidades a nivel nacional e internacional. La situación se ve agravada por diversos factores, como los nuevos requisitos establecidos en el Proceso de Bolonia y los limitados recursos financieros a medida que aumentan las necesidades. En este contexto, la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten se esfuerza por lograr una mayor eficiencia, profesionalidad y calidad en el área de la enseñanza, así como en la investigación y la administración, y está estableciendo un sistema de gestión de procesos con ese fin.

De los procesos reales a los objetivos (estudio de procesos y modelización)
Con la implementación de la plataforma de BPM, BIC, la primera tarea fue representar visualmente los procesos centrales de la universidad. Muchos procesos, así como los objetivos de los mismos, ya estaban predefinidos por la legislación (LHG) y las normas de acreditación a las que están sujetas las universidades. Al modelar con BIC Design, HRW pudo incorporar los procesos existentes y redefinir los procesos objetivo. Se utilizaron diversos métodos de modelización de procesos para determinar las estructuras, las reglas y las funciones. Los procesos de la universidad están ahora uniformemente estandarizados y siguen la misma estructura, lo que los hace fáciles de entender para todas las partes involucradas. Los procesos se publican de forma transparente para todos los miembros de la universidad (aprox. 3.900) en el portal del proceso, lo que les ayuda a que trabajen conforme al proceso y de forma eficaz.

Aseguramiento del cumplimiento de los objetivos del proceso
El grupo de trabajo central de gestión de la calidad de la universidad, en el que están representadas casi todas las esferas de la universidad, examina y analiza periódicamente los procesos en lo que respecta a su eficacia y eficiencia. Los procesos estratégicos también son revisados por la dirección de la universidad hasta el nivel de modelado con BPMN 2.0. La opción de agregar comentarios disponible en BIC Portal, que va desde aportar información sobre pasos concretos de modelado hasta los comentarios generales, son utilizados por los miembros de la universidad al efecto de actuar como control descentralizado de los procesos. Esto asegura un proceso de mejora continua en la Universidad de Ravensburg-Weingarten.

La comunicación y la transparencia como factor de éxito de la implementación
Un elemento esencial para crear aceptación fue el claro apoyo al proyecto por parte de la dirección de la universidad. La comunicación a este respecto tuvo lugar antes, pero también durante y después de la fase de implementación. Una de las principales preocupaciones era informar y formar a los participantes en el proceso y el proyecto lo antes posible. Por lo tanto, se realizaron eventos específicos para informar a cada grupo destinatario, reuniones separadas y diversas medidas de comunicación. Se informó a los estudiantes a través de carteles, correos electrónicos, noticias de la universidad y a través de la página de Facebook de la universidad. Con la implementación, BIC está disponible para todos los empleados y estudiantes como un portal de información transparente. Además de un enlace con el nuevo portal de procesos, la intranet también proporciona información adicional, material de capacitación e instrucciones de funcionamiento sobre temas concretos, las denominadas guías de inicio rápido, para ayudar a los estudiantes a encontrar la información que necesitan lo más rápidamente posible.

Éxito visible en poco tiempo
Junto con la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten, GBTEC AG ha obtenido el primer lugar del Premio a la Solución de Procesos (PSA) en la categoría de BPM "Soluciones orientadas a procesos". Esta es la primera vez que el gfo (Gesellschaft für Organisation) honra la ejemplar implementación de la gestión de calidad orientada a procesos en el sector universitario. Con la implementación de la plataforma de BPM, BIC, en HRW, se logró un rendimiento más alto de los procesos (por ejemplo, se redujo el tiempo de procesamiento de las solicitudes), se promovió la transparencia y el control del curso de los estudios y se logró un alivio para los empleados, ya que se pudo reducir la cantidad de tareas que requerían un procesamiento manual. Además, la plataforma global de BPM, BIC, pudo reducir la cantidad de sistemas informáticos aislados y las discontinuidades del sistema, así como los largos tiempos de formación y los tiempos de implementación adicionales. A fin de ampliar la gestión de la calidad, se prevé actualmente un control automatizado y periódico de la publicación de procesos mediante BIC Governance.


Sobre la Universidad de Ciencias Aplicadas Ravensburg-Weingarten

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten es la universidad estatal de Weingarten, especializada en tecnología, economía y servicios sociales. Surgió de la Escuela Estatal de Ingeniería Mecánica de Ravensburg y forma parte de la Asociación Internacional de la Universidad del Lago Constanza, que tiene alrededor de 3600 estudiantes inscritos.

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