Universidad de Ravensburg-Weingarten: Gestión de calidad orientada a procesos con BIC Platform

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten, como todas las universidades de rápido crecimiento, se enfrentaba a amplios retos estructurales y a una fuerte presión competitiva a nivel nacional e internacional. La situación se vio agravada por diversos factores, como los retos del Proceso de Bolonia y los limitados recursos financieros frente a las crecientes demandas. En este contexto, la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten se esforzó por ser eficiente y profesional en las áreas de estudio y enseñanza, así como en la investigación y la administración. Además de los aspectos cuantitativos, ha prestado cada vez más atención a la calidad y la eficacia de las estructuras existentes y ha introducido para ello un nuevo sistema de gestión de la calidad (QM). Dado que muchos procesos ya están predefinidos por la legislación (LHG) y las normas de acreditación de las universidades, se aprovechó para abordar también el tema de la gestión de procesos. Para poder analizar sus procesos, mejorarlos significativamente y publicarlos a todas las partes implicadas, se decidió introducir un sistema profesional de gestión de procesos empresariales.

Con la introducción de la plataforma de BPM, BIC Platform, la primera tarea fue representar visualmente los procesos centrales de la universidad. Con la ayuda de la modelización, la universidad registró los procesos existentes y redefinió los procesos objetivo. Los modeladores utilizaron un procedimiento estandarizado (BPMN 2.0) para definir estructuras, reglas y roles. Para las facultades y los departamentos administrativos, la gestión de calidad orientada a procesos tiene varias ventajas:

• Los procesos modelados garantizan la calidad de las actividades
• El proceso de mejora continua para la optimización de los procesos se lleva a cabo rigurosamente en BIC Platform
• La automatización de algunos procesos permite comprobar la eficiencia y eficacia de actividades que antes se realizaban manualmente.

Un elemento clave para crear aceptación fue el claro apoyo al proyecto por parte de la dirección de la universidad y de todos los implicados. Actos específicos para cada grupo, reuniones especiales y diversas medidas de comunicación contribuyeron a acostumbrar al personal y a los estudiantes al nuevo sistema de calidad y a la gestión de los procesos de forma continuada.