Vier Fragen, die Sie vor der Verlängerung Ihrer BPM-Plattform stellen sollten

Markus Kück 03. September 2026

Die Verlängerung von Enterprise-Software wird meist als administrativer Vorgang und nicht als strategische Entscheidung behandelt. Ein Vertragsdatum rückt näher, Preise werden besprochen und eine mehrjährige Verlängerung wird auf Basis der Annahme vereinbart, dass ein Plattformwechsel zu große Unterbrechungen verursachen würde.

Bei der Verlängerung einer BPM-Plattform kann diese Annahme jedoch kostspielig sein. Der Wert eines Prozessmanagement-Programms hängt nicht nur von der Qualität der erstellten Modelle ab, sondern auch davon, ob Mitarbeitende im gesamten Unternehmen auf dieses Wissen zugreifen und es tatsächlich nutzen können. Dennoch sind Nutzung und Reichweite häufig genau die Bereiche, die am wenigsten Aufmerksamkeit erhalten, sobald eine Plattform etabliert ist.

Eine strukturierte Überprüfung vor der Vertragsverlängerung bietet die Gelegenheit, eine wichtigere Frage zu stellen: Unterstützt die Plattform noch immer die Ergebnisse, die das Unternehmen erreichen muss?

Die folgenden vier Fragen helfen dabei, aus einer routinemäßigen Vertragsverlängerung eine fundierte Entscheidung zu machen. Idealerweise sollten Sie sich etwa zwölf Monate vor Vertragsende mit diesen Fragen beschäftigen – solange noch ausreichend Zeit bleibt, verschiedene Optionen zu prüfen.

1. Wie viele Personen nutzen Ihre BPM-Plattform tatsächlich?

Beginnen Sie mit der Frage, die oft am schwierigsten zu beantworten ist: Wie viele Menschen nutzen das Prozesswissen, das Ihre Organisation aufgebaut hat, tatsächlich?

Betrachten Sie nicht die Anzahl der gekauften Lizenzen oder registrierten Accounts. Entscheidend ist die Zahl der unterschiedlichen Personen, die in den vergangenen drei Monaten auf Prozessinhalte zugegriffen oder diese genutzt haben. Diese Zahl sagt weit mehr über den Wert Ihres BPM-Programms aus als der Umfang Ihres Repositorys allein.

Vergleichen Sie anschließend die Zahl der aktiven Nutzer mit der Zahl der Mitarbeitenden, deren tägliche Arbeit in Ihrem Prozess-Repository abgebildet ist. Die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen zeigt die Reichweite Ihres Programms – und in vielen Organisationen ist dies deutlich geringer als erwartet.

Ist die Reichweite begrenzt, stellt sich die nächste Frage: Warum? Wird das Prozesswissen tatsächlich nicht von weiteren Bereichen des Unternehmens benötigt oder ist der Zugriff darauf und seine Nutzung aufwendiger, als auf vorhandenes Wissen und informelle Prozesse zurückzugreifen? Ersteres kann auf eine Frage des inhaltlichen Umfangs hindeuten. Letzteres weist auf eine Herausforderung bei der Adoption hin, die sich allein durch zusätzliche Kommunikation oder Schulungen wahrscheinlich nicht lösen lässt.

2. Was kostet es, eine weitere Person zu erreichen?

Eine der aussagekräftigsten Kennzahlen bei der Verlängerung einer BPM-Plattform wird in Gesprächen darüber nur selten berücksichtigt: Was kostet es tatsächlich, eine weitere Person zu erreichen?

Viele Organisationen betrachten Lizenz- oder die gesamten Plattformkosten. Aussagekräftiger ist eine Kennzahl, die die jährlichen Plattformkosten durch die Anzahl der Personen teilt, die das Repository tatsächlich aktiv nutzen. Die Betrachtung der Kosten pro Nutzer der BPM-Software vermittelt ein klareres Bild vom Wert, den die Plattform liefert, als die reine Anzahl von Lizenzen.

Betrachten Sie anschließend den nächsten Schritt: Wenn Sie im kommenden Jahr weiteren 800 Mitarbeitenden Zugriff geben möchten, was würde das für Ihren Vertrag bedeuten? Lautet die Antwort, dass die Kosten proportional steigen, könnte Ihr Lizenzmodell das Wachstum Ihres Prozessprogramms begrenzen. Statt den Zugriff mit dem Wachstum der Organisation auszuweiten, wird jeder zusätzliche Nutzer zu einer weiteren kommerziellen Entscheidung.

3. Wie viele Systeme erhalten die maßgeblichen Informationen darüber, wie wir arbeiten?

Verschaffen Sie sich einen ehrlichen Überblick darüber, wo Informationen über Ihre Organisation heute verwaltet werden. Prozessmodelle befinden sich möglicherweise in einer Plattform, Enterprise Architecture in einer anderen, Risiken und Kontrollen in einer dritten und das Qualitätsmanagement wiederum an einem ganz anderen Ort. Hinzu kommen häufig Tabellenkalkulationen und lokale Dokumentationen, die die verbleibenden Lücken schließen.

Jedes dieser Systeme beschreibt einen anderen Aspekt derselben Organisation. Die Herausforderung besteht nicht darin, dass die Informationen an mehreren Orten vorliegen, sondern darin, dass die Beziehungen zwischen Prozessen, Anwendungen, Risiken und Kontrollen kontinuierlich abgeglichen werden müssen. Dieser Aufwand taucht in Business Cases nur selten auf, weil er auf verschiedene Teams verteilt ist und nicht als einzelne Projektkosten erfasst wird.

Ein aufschlussreicher Test ist die Frage, was passiert, wenn eine Anwendung außer Betrieb genommen wird. Wie schnell können Sie die betroffenen Geschäftsprozesse, die zugehörigen Kontrollen und die dafür verantwortlichen Personen identifizieren? Wenn Sie für die Beantwortung dieser Fragen Tage statt Stunden benötigen, verursacht die Fragmentierung operative Kosten und schränkt gleichzeitig die Fähigkeit der Organisation ein, auf Veränderungen zu reagieren.

4. An welcher Produkt-Roadmap orientieren Sie sich?

Eine Vertragsverlängerung über drei Jahre bedeutet zugleich eine dreijährige Bindung an die Produktstrategie eines Anbieters. Daher ist es absolut sinnvoll zu fragen, was für den Zeitraum geplant ist, auf den Sie sich gerade festlegen. Welche Funktionen und Weiterentwicklungen stehen auf der Roadmap? Wie sieht die Strategie des Anbieters aus? Hat sich die Eigentümerstruktur verändert, seit Sie sich ursprünglich für die Plattform entschieden haben? Und wer gestaltet heute die Produktstrategie?

Diese Fragen sind nicht konfrontativ. Sie sind schlicht Bestandteil einer gründlichen Bewertung von BPM-Software und helfen dabei, einzuschätzen, ob die Plattform die Prioritäten Ihrer Organisation auch in den kommenden Jahren unterstützen wird. Die Qualität der Antworten ist dabei oft ebenso aussagekräftig wie die Roadmap selbst. Damit sind diese Fragen zur Produkt-Roadmap eines BPM-Anbieters ein wichtiger Bestandteil der Entscheidungsfindung, bevor Sie sich auf eine weitere Vertragslaufzeit festlegen.

Wenn die Antworten Anlass zur Sorge geben

Wenn Ihre Antworten darauf hindeuten, dass die Nutzung begrenzt ist, sich die Kosten nur schwer rechtfertigen lassen, Informationen fragmentiert vorliegen oder die Plattform nicht mehr zu Ihren zukünftigen Anforderungen passt, liegt die Schlussfolgerung oft nahe, dass ein Verbleib bei der bestehenden Lösung dennoch die sicherere Option ist.

Bevor Sie diese Annahme treffen, lohnt es sich, noch einmal genauer zu betrachten, was eine moderne Repository-Migration tatsächlich umfasst. Ein großer Teil des Migrationsprozesses ist heute automatisiert: Prozessmodelle, Organisationsstrukturen, Rollen, Attribute, Dokumentationen und mehrsprachige Repositorys können systematisch übertragen werden. Auch die Konvertierung der Notation ist möglich, wenn sie sinnvoll und erforderlich ist. Typische Migrationsprojekte dauern je nach Größe und Komplexität des Repositorys zwischen einer und sechs Wochen.

Vor diesem Hintergrund sollten die Kosten für den Wechsel der Prozessmanagement-Plattform nicht isoliert betrachtet werden. Sie müssen den Kosten gegenübergestellt werden, die entstehen, wenn Sie bei einer Plattform bleiben, die nicht mehr zu der Art und Weise passt, wie Ihre Organisation Prozesswissen verwalten, teilen und nutzen möchte. Eine Vertragsverlängerung mag kurzfristig wie die risikoärmere Option erscheinen, kann jedoch gleichzeitig eine strukturelle Einschränkung um weitere drei Jahre verlängern.

Ihr Prozesswissen ist nicht an eine bestimmte Plattform gebunden. Entscheidend ist, ob Ihr aktuelles Tool dieses Wissen für die Menschen, die es benötigen, weiterhin zugänglich, nutzbar und wertvoll macht.

Steht bei Ihnen eine Vertragsverlängerung an?

Bevor Sie sich auf eine weitere Vertragslaufzeit festlegen, sollten Sie verstehen, was ein Wechsel tatsächlich bedeutet. Unser Migrationshandbuch zeigt Ihnen, in welchen Bereichen Entscheidungen erforderlich sind und wie lange eine typische Migration von ARIS zur GBTEC Platform dauert.

Nutzen Sie das Migrationshandbuch, um die praktischen Aspekte eines Plattformwechsels zu bewerten, bevor die Vertragsverlängerung zur Standardentscheidung wird.

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Häufig gestellte Fragen

Ist es riskant, vor Vertragsende die BPM-Plattform zu wechseln?

Ein Wechsel der BPM-Plattform erfordert eine sorgfältige Planung, bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass über Jahre aufgebautes Prozesswissen neu erstellt werden muss. Moderne Repository-Migrationen können Prozessmodelle, Organisationsstrukturen, Attribute, Dokumentationen und mehrsprachige Inhalte übertragen und gleichzeitig die Bereiche identifizieren, in denen manuelle Entscheidungen erforderlich sind.

Der richtige Zeitpunkt, eine Migration zu prüfen, liegt häufig deutlich vor dem Vertragsende. Wenn Sie etwa zwölf Monate vor der Verlängerung mit der Evaluierung beginnen, bleibt ausreichend Zeit, verschiedene Optionen zu vergleichen, den tatsächlichen Migrationsaufwand zu prüfen und eine fundierte Entscheidung zu treffen, statt den Vertrag automatisch zu verlängern.

Welche Fragen sollte ich vor der Verlängerung einer Enterprise-Software stellen?

Eine strukturierte Checkliste für die Vertragsverlängerung einer BPM-Plattform sollte sich auf Ergebnisse statt auf Funktionen konzentrieren. Fragen Sie, wie viele Menschen die Plattform tatsächlich aktiv nutzen, wie viel es kostet, weitere Nutzer zu erreichen, ob wichtige Informationen auf mehrere Systeme verteilt sind und ob die Produkt-Roadmap des Anbieters zu den zukünftigen Prioritäten Ihrer Organisation passt.

Diese Fragen helfen dabei, aus einer routinemäßigen Vertragsverlängerung eine strategische Bewertung zu machen und zu prüfen, ob die Plattform die Ziele Ihrer Organisation auch weiterhin unterstützt.

Wie berechne ich die Kosten pro Nutzer einer BPM-Plattform?

Um die Kosten pro Nutzer einer BPM-Software zu berechnen, teilen Sie die jährlichen Plattformkosten durch die Anzahl der Personen, die das Repository tatsächlich aktiv nutzen – und nicht durch die Anzahl der erworbenen Lizenzen. Dadurch erhalten Sie eine aussagekräftigere Kennzahl für die tatsächliche Reichweite und den Wert der Plattform.

Wenn Sie aktive statt lizenzierte Nutzer betrachten, lässt sich außerdem besser einschätzen, wie sich eine stärkere Nutzung auf die zukünftigen Plattformkosten auswirken würde.

Warum werden Verlängerungen von BPM-Plattformen oft ohne erneute Prüfung genehmigt?

Viele Verlängerungen von BPM-Plattformen werden als rein administrative Vorgänge behandelt, weil der wahrgenommene Aufwand eines Wechsels größer erscheint als der potenzielle Nutzen. Infolgedessen konzentrieren sich Organisationen häufig auf die Verhandlung der Lizenzkosten, anstatt zu prüfen, ob die Plattform ihre sich verändernden Anforderungen noch erfüllt.

Eine Überprüfung von Nutzung, Kosten, Plattformfunktionen und zukünftiger Produkt-Roadmap vor der Vertragsverlängerung hilft dabei, sicherzustellen, dass eine mehrjährige Bindung weiterhin die richtige strategische Entscheidung ist – und nicht einfach nur die bequemste.