Arvato Systems schafft als BIC Strategic Partner mit BIC Process Execution einen wichtigen Schritt Richtung einfacher Prozessautomation

Arvato Systems

Das international agierende IT-Unternehmen Arvato Systems hat mit der BIC Platform bereits ein erfolgreiches Prozessmanagement etabliert – insbesondere im Umfeld der Prozessdokumentation mit BIC Process Design. Mit dem Automations-Tool BIC Process Execution setzt das Unternehmen, das zum Bertelsmann-Konzern gehört, nun auch erste Automatisierungsvorhaben in die Tat um. Mithilfe der integrierten No-Code/Low-Code-Technologie automatisiert der IT-Spezialist erste abteilungsinterne Prozesse.

Einfache Prozessautomation sorgt für effiziente Arbeitsabläufe

„Als innovatives IT-Unternehmen setzen wir uns für reibungslose IT- und Unternehmensprozesse bei unseren Kunden ein. Um das zu gewährleisten, muss auch unser internes Prozessmanagement stimmen. Mit BIC Platform haben wir eine optimale Basis für effiziente Prozesse und eine stabile Prozesslandkarte zur Hand – und mit BIC Process Execution viele Möglichkeiten, clever und vor allem einfach zu automatisieren. Besonders die No-Code/Low-Code-Automation ist eine große Bereicherung für unseren Arbeitsalltag: Unsere Mitarbeiter können eigenständig Automatisierungen vornehmen, wir schaffen Schwachstellen ab und steigern so unsere Effizienz.“

Dr. André Lougear
Head of Process Management
Arvato Systems

arvato logo

Arvato Systems GmbH
Hauptsitz: Gütersloh, Deutschland
Mitarbeiter: ca. 3.100
Branche: Technologie & Software

BIC Platform Module im Einsatz:
BIC Process Design
BIC Process Execution
BIC Process Mining
BIC Monitor

Projekthighlights

Mit BIC Process Execution nehmen Mitarbeiter von Arvato Systems eigenständig und ohne bzw. mit wenig Programmieraufwänden Automatisierungen vor, ohne die IT-Abteilung zu belasten. Statt Daten manuell zu verarbeiten, setzt der IT-Spezialist bei alltäglichen Arbeitsabläufen auf die No-Code/Low-Code-Technologie von GBTEC und spart damit Zeit und Geld.

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Einfacher Start in die Prozessautomation durch No-Code/Low-Code-Baukasten-Prinzip

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Verbesserte Zusammenarbeit und geringere Informationsverluste durch kollaborative Funktionen im Tool

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Reduzierung von Fehlerquellen und manuellen Aufwänden durch automatisierte Abläufe

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Automatisierte Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit mit schnellen Analyseergebnissen

Die Herausforderung

Automationsmöglichkeiten erkennen und Hemmschwellen abbauen

Die Arbeit mit der BIC Platform ist bei Arvato Systems schon seit Jahren fester Bestandteil des Unternehmensalltags. Nachdem mit BIC Process Design ein erfolgreiches Prozessmanagement etabliert wurde, fokussiert sich der IT-Spezialist nun auch darauf, mit BIC Process Execution das Thema Prozessautomation weiter voranzutreiben, um kleinschrittige, manuelle Vorgänge zu erleichtern und zu reduzieren. Die größte Herausforderung lag für Arvato Systems zunächst darin, geeignete Automationsmöglichkeiten in alltäglichen Abläufen herauszuarbeiten und die Mitarbeiter für die Funktionen und Vorteile des Tools zu sensibilisieren. In Brainstorming-Terminen entstand eine Liste von einigen Prozessen, die für eine Automatisierung in Betracht gezogen wurden. Schließlich entschied sich das IT-Unternehmen für folgende zwei Prozesse, um mit der Prozessautomation zu starten:

  • Regelmäßige Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit
  • Vergabe von Nutzerrechten und -rollen

Darüber hinaus war es den Prozessmanagement-Verantwortlichen ein wichtiges Anliegen, ihre Mitarbeiter von den Möglichkeiten des Tools zu überzeugen und etwaige Hemmschwellen abzubauen. Besonders die zentralen Fragen, wo und wie der Start in die Prozessautomation am besten gelingt, sollten für die Mitarbeiter anschaulich beantwortet und so mögliche Zweifel genommen werden.

Die Lösung

Mithilfe der No-Code/Low-Code-Automation erste Prozesse automatisieren

Beim Einstieg in BIC Process Execution hat sich das Prozessmanagement-Team viel im Tool ausprobiert und so nach und nach an die verschiedenen Funktionen zur Automation herangetastet. Die Mitarbeiter schauten sich bereits bestehende Prozesse an, um dort Automationsmöglichkeiten zu erkennen und sich so den Start zu erleichtern. Mit dem Baukasten-Prinzip der No-Code/Low-Code-Automation in BIC Process Execution erstellte das Unternehmen automatisierte Prozesse in kürzester Zeit und löste zum Teil veraltete Systeme ab.
Die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit, die in der Vergangenheit über Microsoft Forms erfolgte und viele manuelle Tätigkeiten erforderte, wird nun automatisch über persönliche Aufgaben erledigt. Per E-Mail sollen die Mitarbeiter nun an die Umfrage erinnert werden, die sie bequem in einem Formular ausfüllen können. Die Daten werden anschließend über eine integrierte REST-Schnittstelle automatisiert in die Prozessmonitoring-Software BIC Monitor der Arvato Systems überführt und dort in Form eines Dashboards anschaulich aufbereitet. Das erleichtert nicht nur die Auswertung der Ergebnisse, sondern dient gleichzeitig als Grundlage für Audits. Für die Vergabe von Nutzerrechten und -rollen soll BIC Process Execution zukünftig ebenfalls Verwendung finden: Wer sich anmeldet, kann direkt sehen, welche Rechte und Rollen zur Verfügung stehen und wie sie initiiert werden können.

Der Nutzen

Prozessautomation eigenständig umsetzen, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren

Die Automationsmöglichkeiten mit BIC Process Execution erleichtern den Arbeitsalltag der Mitarbeiter deutlich, da sie eigenständig Automatisierungen vornehmen können, ohne eine Vielzahl an Mitwirkenden einzubeziehen. Durch das Baukasten-System mit intuitiver Drag-and-Drop Modellierung der No-Code/Low-Code-Automation können die Nutzer die Prozessautomation selbst angehen und schnell eigene Erfolge erleben, ohne auf die IT angewiesen zu sein. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt gleichzeitig auch für weniger Fehler: Indem manuelle Tätigkeiten minimiert und Prozesse digitalisiert sowie automatisiert werden, reduziert das Unternehmen vorherige Schwachstellen. Für die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit müssen die Daten zum Beispiel nicht mehr manuell weiterverarbeitet werden und die Analyseergebnisse liegen schneller vor. Auch kleinere automatisierte Teilprozesse, wie das Erteilen von Freigaben oder die Arvato Systems mit BIC Process Execution vereinfacht, können einen großen Unterschied machen. Mit dem Automationstool verschafft sich das IT-Unternehmen viele Vorteile und konnte schon nach kurzer Zeit eine Steigerung der Effizienz feststellen.

Prozessautomation mit BIC Process Execution
Prozessautomation mit No-Code/Low-Code

Mit wenigen Klicks zu ausführbaren Prozessen

„Die Anliegen an IT-Abteilungen nehmen kontinuierlich zu. Doch mit BIC Process Execution nehme ich die Automation einfach selbst in die Hand – und die Betonung liegt hier wirklich auf einfach. Die Arbeit im Tool läuft intuitiv ab, es ist wie Lego-Spielen. Innerhalb von zwei bis drei Stunden konnte ich ein Prozessgerüst inklusive ausführbaren Elementen erstellen, wie ich es im Kopf hatte. Und das ohne die IT und ohne großen Programmieraufwand – das hat sich sehr gut angefühlt. Mit dem Tool habe ich nach wenigen Klicks schon ein motivierendes Aha-Erlebnis, wodurch die Hemmschwelle, auch andere Prozesse zu automatisieren, viel geringer ist.“

Erdem Budak
Prozessberater
Arvato Systems

Über Arvato Systems

Als international agierender IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Mehr als 3.100 Mitarbeiter an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickelt Arvato Systems innovative IT-Lösungen, bringt Kunden in die Cloud, integriert digitale Prozesse und übernimmt den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen. Zudem kann der IT-Spezialist im Verbund der zum Bertelsmann-Konzern gehörenden Arvato ganze Wertschöpfungsketten abbilden. Die Geschäftsbeziehungen werden persönlich und partnerschaftlich mit den Kunden geführt, um nachhaltig Erfolge zu erzielen.

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