DSV-Gruppe nutzt die BIC GRC Solutions von GBTEC

Vor der Implementierung der BIC GRC Solutions wurden Berichte innerhalb der DSV-Gruppe mit Microsoft Office erstellt und editiert. Speziell die Second Line stand oftmals vor der Herausforderung, Dokumentationen aufeinander abzustimmen und aktuell zu halten. Dieser Umstand und der stark Compliance-getriebene Fokus der Bankengruppe führten zu der Entscheidung, eine Software einzuführen, um die Berichterstattung zu vereinheitlichen und Managemententscheidungen zu vereinfachen. In diesem Rahmen wurde in Abstimmung mit der Geschäftsführung ein Anforderungskatalog erstellt und ein Auswahlprozess mit mehreren Software-Anbietern eingeleitet. Die Anpassbarkeit der Software war eine der wichtigsten Anforderungen an das zukünftige Tool, da die komplexen GRC-Prozesse der DSV-Gruppe in einem strukturierten Managementsystem organisiert waren. An diese bestehenden Prozesse sollte sich die neue Software vollumfänglich anpassen und sie in der bestehenden Art abbilden und optimieren. Hierfür war ein hoher Grad an Flexibilität der Software erforderlich, welchen die BIC GRC Solutions kompromisslos erfüllten und somit in diesem enorm wichtigen Punkt überzeugten. Andererseits war ebenso umfangreiches fachliches Knowhow notwendig, welches vom GBTEC-Implementierungsteam eingebracht wurde. Durch eine umfangreiche Datenoptimierung hinsichtlich Konsistenz und Widerspruchsfreiheit konnte eine erfolgreiche, reibungslose Migration sichergestellt werden.

Die DSV-Gruppe startete im Jahr 2013 mit der Evaluierungsphase zur Auswahl einer zukünftigen Software. Das Ziel war hier die Ablöse der Dokumentation per Microsoft Office im Rahmen der Informationssicherheit zur Sicherstellung der ISO 27001 Zertifizierung für die Muttergesellschaft Deutscher Sparkassen Verlag GmbH, welche seit 2014 aufrechterhalten wird. Schon in der ursprünglichen Konzeption des Implementierungsprojekts war es der DSV-Gruppe wichtig, mit einem integrierten Ansatz die Disziplinen Informationssicherheit, Datenschutz und Interne Revision (Audit) zu verzahnen.

Im Herbst 2014 startete die Implementierungsphase in den BIC GRC Solutions (damals risk2value), welche im Oktober 2015 vollständig abgeschlossen wurde. In den Folgejahren wurden laufend Adaptierungen und Nachbesserungen in der Software vorgenommen. Im Frühjahr 2018 startete die DSV-Gruppe die Implementierung eines integrierten Unternehmensrisikomanagements, die sich über einen Zeithorizont von einem Jahr erstreckte. Das Unternehmen setzte hier sehr stark auf den Self-Service-Ansatz, was dank der Flexibilität des Tools hervorragend funktionierte. Die Folge war eine vollständige Verzahnung der Risiken aus dem Unternehmenrisiko-, Informationssicherheits-, Datenschutz-, Qualitäts-, Umwelt- und Business.Continuity-Managements. Seitdem werden einheitliche Risikowerte erzielt, die an die Geschäftsführung kommuniziert und als Grundlage für evidenzbasierte Managemententscheidungen verwendet werden können. Das unternehmensinterne Feedback zum gesamten Implementierungsprozess fiel äußerst positiv aus.

Seit Frühjahr 2020 werden die BIC GRC Solutions zusätzlich auf die gesamte Unternehmensgruppe skaliert und regelmäßig an neue Unternehmensstrukturen angepasst. Im selben Jahr startete auch die Implementierung des Internen IT-Kontrollsystems in den BIC GRC Solutions. Getrieben durch externe Prüfungen wurde in diesem Zuge eine permanente Kontrollführung implementiert, die ohne Softwareunterstützung nicht umsetzbar gewesen wäre.