Hochschule Ravensburg-Weingarten: Mit BIC Platform zu prozessorientiertem Qualitätsmanagement

Die Hochschule Ravensburg-Weingarten stand, wie alle schnell wachsenden Hochschulen, vor umfassenden strukturellen Herausforderungen und unter einem starken Wettbewerbsdruck auf nationaler und internationaler Ebene. Die Situation wurde durch verschiedene Faktoren verschärft, so zum Beispiel durch die Herausforderungen des Bologna-Prozesses und durch begrenzte Finanzmittel bei steigenden Anforderungen. In diesem Kontext strebte die Hochschule Ravensburg-Weingarten nach Wirtschaftlichkeit und Professionalität in den Bereichen Studium und Lehre sowie Forschung und Verwaltung. Neben den quantitativen Aspekten wendete sie sich verstärkt der Qualität und Effizienz bestehender Strukturen zu und hat dafür ein neues Qualitätsmanagement (QM) eingeführt. Da viele Prozesse bereits durch die Gesetzgebung (LHG) und die Akkreditierungsregeln für Hochschulen vordefiniert sind, hat sie sich gleichzeitig dem Thema Prozessmanagement gewidmet. Um ihre Prozesse sinnvoll analysieren, signifikant verbessern und an alle Beteiligte publizieren zu können, entschloss sie sich zur Einführung eines professionellen Business Process Management Systems.

Mit der Einführung der BPM-Suite BIC Platform galt es, zunächst die zentralen Prozesse an der Hochschule visuell darzustellen. Mithilfe der Modellierung hat die Hochschule vorhandene Prozesse aufgenommen und Soll-Prozesse neu definiert. Die Modellierer haben ein standardisiertes Verfahren (BPMN 2.0) genutzt, um Strukturen, Regeln und Rollen zu bestimmen. Für die Fakultäten und Verwaltungsbereiche ergeben sich durch das prozessorientierte QM gleich mehrere Vorteile:

• modellierte Prozesse sichern die Qualität von Tätigkeiten
• der kontinuierliche Verbesserungsprozess zur Optimierung von Prozessen wird in BIC Platform stringent durchlaufen
• die Automation einiger Prozesse macht diese - bisher manuell durchgeführten - Tätigkeiten auf Effizienz und Effektivität prüfbar

Ein wesentliches Element zur Schaffung von Akzeptanz war eine klare Unterstützung des Projekts durch die Hochschulleitung und alle Beteiligte. Zielgruppenspezifische Veranstaltungen, gesonderte Treffen und verschiedene Kommunikationsmaßnahmen halfen dabei, Mitarbeiter und Studierende laufend an das neue QM und das Prozessmanagement zu gewöhnen.