Eine Einführung in Business Process Management (BPM)

1. Design
In einem ersten Schritt werden die bereits bestehenden Abläufe analysiert. Zudem werden bestimmte Ziele festgelegt, die mit dem Management der Geschäftsprozesse erreicht werden sollen.

2. Modellierung
In der  Modellierungsphase  werden Prozesse detailliert beschrieben und Soll-Prozesse definiert, die als Grundlage für die spätere Ausführung dienen.

3. Ausführung
Die modellierten Geschäftsprozesse werden aufgenommen und dokumentiert. Anschließend werden sie in einem Prozessmodell implementiert, im internen IT-System veröffentlicht und ausgeführt.

4. Monitoring
In dieser Phase werden die Vorgänge fortlaufend überwacht und analysiert. Ein datenbasierter Vergleich der Ist-Prozesse mit den modellierten Soll-Vorgaben deckt Optimierungspotenziale auf. Nur, wer die Potenziale und kritischen Stellen seiner Vorgänge genau kennt, kann daraus Lösungen und exakte Maßnahmen ableiten und sie effizient umsetzen.

5. Optimierung
Anhand der gewonnenen Erkenntnisse werden anschließend Verbesserungsmaßnahmen an den Prozessen durchgeführt und die Zieldefinitionen umgesetzt. Mit klassischen Konzepten der Prozessoptimierung wie Kaizen oder Six Sigma sollen vor allem Durchlaufzeiten, Kosteneffizienz, Fehlerraten und weitere Kennzahlen überwacht und fortlaufend verbessert werden, zum Beispiel durch Prozessautomatisierungen oder -verbindungen.

Mit den Anpassungen an den Prozessen beginnt eine neue Design-Phase – der BPM-Lebenszyklus schließt sich und der Regelkreis startet erneut. Nur wenn die Prozesse diesen Regelkreis vollständig durchlaufen und alle Phasen des gesamten Lebenszyklus berücksichtigt werden, lassen sich Fortschritte messen und die einzelnen Prozesse kontinuierlich verbessern.

Die Begriffe BPM und BPMN werden häufig synonym verwendet, doch was bedeuten sie eigentlich?

BPM (Business Process Management) ist die Management-Disziplin. Sie umfasst Strategie, Governance, Rollen, Methoden und die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen.

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Modellierungssprache, zur Darstellung von Prozessen, die sowohl für Fachabteilungen als auch für die IT leicht verständlich ist.

Kurz gesagt: BPM ist das, was man tut, BPMN ist die Art und Weise, wie man es visualisiert. 
BPMN-Diagramme sind wichtige Werkzeuge im Business Process Management, um Prozesse in einer BPM-Initiative zu dokumentieren und zu kommunizieren.

Neben der reinen Prozessmodellierung ist eine professionelle BPM-Software unter Einbezug von Best-of-Breed Technologien wie RPA, Künstlicher Intelligenz und Process Mining darüber hinaus auch eine elementare Basis für eine umfassende Prozessautomatisierung, die ein zentraler Bestandteil des digitalen Wandels ist. Process-Mining-Technologien erkennen zum Beispiel Automatisierungs- und Optimierungspotenziale frühzeitig, da sie eine objektive Transparenz durch Tool-basierte Prozessanalysen ermöglichen. Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich Workflows automatisieren, indem sogenannte Software-Roboter repetitive Tätigkeiten übernehmen. In RPA-Tools lassen sich dafür strukturierte Inhalte anlegen und Software-Bots konfigurieren, die Transaktionen verarbeiten und mit anderen digitalen Systemen kommunizieren können.

Durch den Einsatz dieser neuen Technologien ergeben sich einige Wettbewerbsvorteile wie höhere Prozessgeschwindigkeiten, Kosteneinsparungen, eine gesteigerte Prozessqualität sowie eine effektivere Mitarbeiterauslastung. Damit Organisationen nicht wahllos Prozesse automatisieren, sollte das Prozessmodell  ganzheitlichbetrachtet werden. Statt einzelner isolierter Bots entstehen so prozessspezifische, wirklich wertschöpfende Automatisierungslösungen.

Wer sich den Herausforderungen der digitalen Transformation stellt und Veränderungen als Chance wahrnimmt, legt die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft. Eine innovative BPM-Lösung bildet die fundamentale Grundlage, damit Unternehmen ihre Business Transformation meistern können. Bestehende Geschäftsprozesse werden optimiert und wenn möglich automatisiert, und neue Geschäftsmodelle lassen sich ganzheitlich entlang funktionsübergreifender Prozesse erfolgreich etablieren.

Der digitale Wandel stellt IT und Geschäftsprozesse ständig vor neue Anforderungen. Eine ganzheitliche Veränderung wird daher wichtiger denn je, damit Betriebe ihre Effizienz und Qualität nachhaltig steigern sowie eine zielorientierte Standardisierung erreichen.

Auf lange Sicht führt der Einsatz von Business Process Management dazu, dass Unternehmen die zunehmende Prozesskomplexität leichter managen, flexible Anpassungen schneller vornehmen und ihren Kunden anhand datenbasierter Informationen bessere Produkte und Services anbieten können. Ziel und Nutzen: Sich vom Wettbewerb absetzen und langfristig am Markt erfolgreich sein.