Eine Einführung in Business Process Management (BPM)
Geschäftsprozesse bilden das Herzstück einer jeden Organisation. Nur wenn sie reibungslos ablaufen, kann ein Unternehmen auf lange Sicht erfolgreich sein und seine Vorsätze einhalten. Business Process Management ist die elementare Basis, um Abläufe kontinuierlich zu optimieren und Betriebe in eine vollumfängliche Automatisierung und Digitalisierung zu führen.
Was ist BPM und wozu wird es eingesetzt?
Hinter dem englischen Begriff Business Process Management, übersetzt Geschäftsprozessmanagement, steht eine Methode, um die Prozesse in einer Organisation zielorientiert zu gestalten, auszuführen, zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Mit grafischen Notationen wie der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) oder Business Process Model and Notation (BPMN) lassen sich die Abläufe im Betrieb übersichtlich grafisch abbilden, was eine Grundlage für professionelles Business Process Management bildet. Die einheitliche Modellierungssprache BPMN 2.0 ist aktuell ein weit verbreiteter Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. Die zentrale Frage, „Wer macht was, wann und womit?“ lässt sich mit BPM leicht beantworten, da es alle Bereiche einer Organisation, von den Mitarbeitern über die Systeme bis hin zu Kunden, Lieferanten und Partnern, in die Analyse miteinbezieht. Mit BPM können somit alle Prozesse definiert und verschiedene Geschäftsabläufe transparent widergespiegelt werden. Das Ziel dieses Konzepts ist es, alle Informationen zu den Unternehmensprozessen zu nutzen und auf die Erreichung der Geschäftsziele auszurichten. Nur wer seine bestehenden Prozesse von Anfang bis Ende kennt und weiß, wie sie ablaufen, kann sie auch optimieren, speziell auf die Kundenbedürfnisse anpassen und in der Folge seine Unternehmensziele schneller und effizienter erreichen. Da sich die Vorgänge und Ziele im Unternehmen fortlaufend verändern, sollte Business Process Management weniger als einmalige Angelegenheit, sondern vielmehr als kontinuierliche Aktivität zur Prozessverbesserung angesehen werden.
Warum ist BPM wichtig für den Unternehmenserfolg?
Die eigenen Geschäftsprozesse bilden den Kern einer jeden Organisation. Sie müssen optimal funktionieren, damit festgelegte Ziele eingehalten werden und sich Unternehmen langfristig von ihrer Konkurrenz absetzen. Eine BPM-Lösung als Basis der digitalen Transformation ist dabei der Schlüssel zum Erfolg: Mit einem digitalen Blick auf das gesamte Business überprüfen und verbessern Betriebe ihre Strukturen und Abläufe fortlaufend, identifizieren neue Potenziale und Geschäftsfelder und können anhand der gewonnenen Informationen ihre Angebote auf die Wünsche ihrer Kunden ausrichten. So erreichen sie eine vollständige Transparenz in allen Vorgängen, erhöhen die Geschwindigkeit im Prozessablauf und stärken ihre Flexibilität durch Automation. Durch dieses verbesserte Verständnis und eine kontinuierliche Optimierung sowie Automatisierung der Prozesse werden Fehler und Verschwendungen deutlich reduziert und Zeit eingespart. Neue Herausforderungen und Markttrends der Branche lassen sich mit einem BPM-System strukturiert meistern und zu neuen Geschäftsmodellen etablieren. Business Process Management stellt das elementare Fundament für eine höhere Produktivität und Effizienz im Unternehmen dar und ist folglich unabdingbar, um am Puls der Zeit und auf lange Sicht im Markt erfolgreich zu bleiben.
Der BPM-Lebenszyklus
Die Abläufe der verschiedenen BPM-Aktivitäten lassen sich in einem Regelkreis darstellen, der ein zentraler Bestandteil des Prozessmanagements ist. Er bietet einen detaillierten Einblick in die Prozesslandschaft und deckt Optimierungspotenziale auf. Da Unternehmen dynamisch agieren und ihre eigenen Geschäftsprozesse und Ziele kontinuierlich neu ausrichten, um sie zu optimieren, laufen die einzelnen Phasen des gesamten BPM-Lebenszyklus‘ iterativ ab.
1. Design
In einem ersten Schritt werden die bereits bestehenden Abläufe analysiert. Zudem werden bestimmte Ziele festgelegt, die mit dem Management der Geschäftsprozese erreicht werden sollen.
2. Modellierung
In der Modellierungs-Phase wählt das Unternehmen neue Prozesse aus, um sie individuell nach den eigenen Wünschen zu beschreiben und auf dieser Basis Soll-Prozesse festzulegen.
3. Ausführung
Die modellierten Geschäftsprozesse werden aufgenommen und dokumentiert. Anschließend werden sie in einem Prozessmodell implementiert, im internen IT-System veröffentlicht und ausgeführt.
4. Monitoring
In dieser Phase werden die Vorgänge fortlaufend überwacht und analysiert. Ein datenbasierter Vergleich der Ist-Prozesse mit den modellierten Soll-Vorgaben deckt Optimierungspotenziale auf. Nur, wer die Potenziale und kritischen Stellen seiner Vorgänge genau kennt, kann daraus Lösungen und exakte Maßnahmen ableiten und sie effizient umsetzen.
5. Optimierung
Anhand der gewonnenen Erkenntnisse werden anschließend Verbesserungsmaßnahmen an den Prozessen durchgeführt und die Zieldefinitionen umgesetzt. Mit klassischen Konzepten der Prozessoptimierung wie Kaizen oder Six Sigma sollen vor allem Durchlaufzeiten, Kosteneffizienz, Fehlerraten und weitere Kennzahlen überwacht und fortlaufend verbessert werden, zum Beispiel durch Prozessautomatisierungen oder -verbindungen.
Mit den Anpassungen an den Prozessen beginnt eine neue Design-Phase – der BPM-Lebenszyklus schließt sich und der Regelkreis startet erneut. Nur wenn die Prozesse diesen Regelkreis vollständig durchlaufen und alle Phasen des gesamten Lebenszyklus' berücksichtigt werden, lassen sich Fortschritte messen und die einzelnen Prozesse kontinuierlich verbessern.
Die Vorteile von Business Process Management
Dank des systematischen Ansatzes von digitalem Geschäftsprozessmanagement und der Idee der kontinuierlichen Verbesserung profitieren Unternehmen von einer effizienteren Organisation sowie zahlreichen weiteren Vorteilen.
Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse
Reibungslos laufende Vorgänge steigern die Qualität der Leistung im Betrieb deutlich. Mit automatisierten Prozessen verringern sich die Durchlaufzeiten einzelner Prozess-Schritte und die Notwendigkeit von Einsichten und Kontrollen geht auf ein Minimum zurück, wodurch Unternehmen tagtäglich wertvolle Zeit einsparen.
Transparente und konsistent dokumentierte
End-to-End-Prozesse
Alle Geschäftsprozesse werden in einem zentralen Tool übersichtlich dokumentiert, sodass jederzeit klar ist, wie die Prozesse ablaufen und wer gerade welche Aufgabe bearbeitet. Diese Transparenz in den Vorgängen ermöglicht es, Optimierungs- und Automatisierungspotenziale frühzeitig zu erkennen und sinnvoll umzusetzen.
Effizientes Workflow-Management und
System-Kombinationen
Mit BPM designen, testen, implementieren und etablieren Unternehmen Interaktionen zwischen Mitarbeitern, Daten und Systemen – auch als Nicht-IT-Experten. Sie können Business Workflows aufsetzen, um die Prozessausführung zu erleichtern und verschiedene Systeme miteinander zu kombinieren.
Kontinuierliches Monitoring und
datenbasierte Analyse
Die ständige Überwachung und Visualisierung der Prozesse in Echtzeit ist Voraussetzung für eine anschließende Optimierung. Die ermittelten Daten ermöglichen zum Beispiel einen Soll-Ist-Vergleich, stellen Durchschnittswerte fest und decken mögliche Abweichungen auf.
Wandel hin zu einer agilen und prozessorientierten Organisation
Mithilfe eines BPM-Tools legen Unternehmen den Fokus auf die eigenen Abläufe und verankern sie umfassend im eigenen Betrieb. So können die Prozesse systematisch an die Anforderungen der Kunden und Ziele der Organisation ausgerichtet werden und tragen maßgeblich zum Erfolg bei.
Mehr Transparenz dank reduzierter System- und Prozesskomplexität
Werden zuvor manuelle Prozessschritte umstrukturiert und digitalisiert, reduzieren sich meist auch die daran beteiligten Personen, sodass es weniger Schnittstellen im Prozess gibt. Das minimiert nicht nur die Komplexität der Prozesslandschaft, sondern führt gleichzeitig zu mehr Stabilität und Transparenz.
Automatisierung mit Business Process Management
Neben der reinen Prozessmodellierung ist eine professionelle BPM-Software unter Einbezug von Best-of-Breed Technologien wie RPA, Künstlicher Intelligenz und Process Mining darüber hinaus auch eine elementare Basis für eine umfassende Prozessautomatisierung, die ein zentraler Bestandteil des digitalen Wandels ist. Process-Mining-Technologien erkennen zum Beispiel Automatisierungs- und Optimierungspotenziale frühzeitig, da sie eine objektive Transparenz durch Tool-basierte Prozessanalysen ermöglichen. Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich Workflows automatisieren, indem sogenannte Software-Roboter repetitive Tätigkeiten übernehmen. In RPA-Tools lassen sich dafür strukturierte Inhalte anlegen und Software-Bots konfigurieren, die Transaktionen verarbeiten und mit anderen digitalen Systemen kommunizieren können.
Durch den Einsatz dieser neuen Technologien ergeben sich einige Wettbewerbsvorteile wie höhere Prozessgeschwindigkeiten, Kosteneinsparungen, eine gesteigerte Prozessqualität sowie eine effektivere Mitarbeiterauslastung. Damit Organisationen jedoch keine bedeutungslosen Prozesse automatisieren, sollte das Prozessmodell in einem ganzheitlichen Ansatz betrachtet werden, in der statt einzelner isolierter Bots prozessspezifische Automatisierungslösungen realisiert werden.
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Mit BPM die digitale Transformation meistern
Wer sich den Herausforderungen der digitalen Transformation stellt und Veränderungen als Chance wahrnimmt, legt die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft. Eine innovative BPM-Lösung bildet die fundamentale Grundlage, damit Unternehmen ihre Business Transformation meistern können. Bestehende Geschäftsprozesse werden optimiert und wenn möglich automatisiert, und neue Geschäftsmodelle lassen sich ganzheitlich entlang funktionsübergreifender Prozesse erfolgreich etablieren.
Veränderungen in IT- und Geschäftsprozessen infolge des digitalen Wandels stellen jedoch fortlaufend neue Anforderungen an das Prozess-Management. Eine ganzheitliche Veränderung wird daher wichtiger denn je, damit Betriebe ihre Effizienz und Qualität nachhaltig steigern sowie eine zielorientierte Standardisierung erreichen.
Auf lange Sicht führt der Einsatz von Business Process Management dazu, dass Unternehmen die zunehmende Prozesskomplexität leichter managen, flexible Anpassungen schneller vornehmen und ihren Kunden anhand datenbasierter Informationen bessere Produkte und Services anbieten können. Ziel und Nutzen: Sich vom Wettbewerb absetzen und langfristig am Markt erfolgreich sein.
Weiterführende Ressourcen
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GBTEC Software AG
Gesundheitscampus-Süd 23
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