Prozesse automatisieren
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Vom fachlichen Prozess zur Prozess­automatisierung

Die Digitalisierung wird durch Prozessmanagement und Prozessautomatisierung erheblich erleichtert. Die Transparenz über Geschäftsprozesse und IT-Landschaft und deren Bewertung sowie Automatisierung bieten Unternehmen die Voraussetzungen für eine schnelle und effiziente digitale Transformation.

Sprungmarke

BPM als Basis für die Digitalisierung

Egal welches betriebswirtschaftlich oder technisch ausgerichtete Medium man heute aufschlägt, viele Themen drehen sich um die Digitalisierung. Dabei darf Digitalisierung jedoch niemals Selbstzweck sein. Hinter allen Aktivitäten steht die Schaffung neuer Angebote für den Kunden und die Effizienzgewinnung. Damit zwangsläufig verbunden sind die zugehörigen Abläufe innerhalb einer Organisation, sprich die Prozesse. Sei es eine durch IKS erzwungene Dokumentation der Finanzprozesse, der Wunsch nach einer ISO konformen Einführung von prozessorientiertem Qualitätsmanagement oder die von der IT vorgeschlagene Automatisierung von Arbeitsprozessen. Als Voraussetzung dafür wird schnell ein funktionierendes Business Process Management (BPM) genannt.

Was Sie beim Automatisieren von Prozessen beachten müssen

Zur Beschreibung von Geschäftsprozessen existieren unterschiedliche Perspektiven. Fachliche Geschäftsprozessmodelle dienen der Optimierung von betriebswirtschaftlichen Abläufen innerhalb eines Unternehmens oder zwischen Geschäftspartnern. Demgegenüber werden Modelle zur Prozessautomatisierung für die technische Planung, Realisierung und Steuerung betrieblicher Informationssysteme eingesetzt. Beide Ansätze verfolgen unterschiedliche Zielrichtungen, lassen sich aber einfach mit den Werkzeugen der BIC Familie kombinieren. Damit wird sowohl das fachliche Geschäftsprozessmanagement als auch die Prozessautomatisierung ermöglicht. Bevor mögliche Szenarien zur Verbindung einer fachlichen und technischen Modellierung dargestellt werden, ist es erforderlich zunächst die grundsätzlichen Zusammenhänge zwischen einer

Geschäftsprozess- und einer Automatisierungsmodellierung zu erläutern. Abbildung 1 zeigt die verschiedenen Phasen und Beziehungen dieser auf dem Weg vom fachlichen Prozessmodell zur Automatisierung. Zu berücksichtigen sind die Phasen: 1) Fachliche Prozessmodellierung, 2) IT-Prozessmodellierung, 3) IT-Design, 4) Implementierung und 5) Prozessautomatisierung. Innerhalb jeder Phase ist zwischen dynamischen und statischen Informationsinhalten zu unterscheiden. Bei den dynamischen Inhalten handelt es sich um Information zum zeitlich logischen Prozessablauf: Statische Informationen beschreiben hingegen im Wesentlichen die bearbeiteten Geschäftsobjekte bzw. Datenobjekte sowie fachliche bzw. technische Dienste.

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Abbildung 1: Vom fachlichen Modell zur Prozessautomatisierung (schematische Darstellung)

Fachliche Prozessmodellierung

Im Rahmen der fachlichen Prozessmodellierung werden die Abläufe eines Geschäftsprozesses aus betriebswirtschaftlicher Sicht dargestellt (1). D.h., die Modellierung orientiert sich an den betriebswirtschaftlichen Informationsbedürfnissen der Zielgruppe. Dies sind i. d. R. Fachabteilungen, welche die Ergebnisse zur organisatorischen Gestaltung einer Arbeitsdomäne nutzen. Neben den reinen Abläufen gehört zu dieser Ebene auch die Beschreibung der beteiligten Geschäftsobjekte (2). Es ist darauf hinzuweisen, dass es sich in diesem Stadium der Modellierung immer noch um eine rein fachliche Beschreibung ohne IT-Bezug handelt. Im Kontext der BIC Platform werden in dieser Phase die Modelltypen EPK und BPMN zur Beschreibung dynamischer und das Strukturdiagramm zur Beschreibung statischer Inhalte eingesetzt.

Technische Prozessmodellierung

Die nun vorliegende fachliche Prozessmodellierung ist i. d. R. nicht geeignet, direkt in eine Implementierung überführt zu werden. Vielmehr zeigt die Erfahrung aus diversen Projekten, dass eine erfolgreiche Überführung nur mittels dem Zwischenschritt der IT-Prozessmodellierung zu realisieren ist. Dabei ist darauf zu achten, dass es in keinem Fall zu einer semantischen Verschmierung fachlicher und IT-technischer Inhalte in einem Modell kommt. Dadurch würde die Verwendbarkeit der Modelle in beiden Anwendungsbereichen stark eingeschränkt. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine lose Kopplung zwischen der fachlichen (1) und der IT-technischen Prozessmodellierung (3). Diese Trennung ist auch bei statischen Informationsinhalten beizubehalten. D.h., aus fachlicher Sicht beschriebene Geschäftsobjekte (2), beispielsweise eine Bestellung, wird in diesem Schritt zu einem IT-Objekt (4) verfeinert. Weiterhin sind in diesem Schritt IT-unterstützte Aktivitäten mit den unterstützenden Services (5) zu verbinden.

IT-Design

Im Rahmen des IT-Designs erfolgt der technische Lösungsentwurf. In dieser Phase werden auf Basis der IT-Prozess- und Objektmodelle (3 und 4) entsprechende Automatisierungsmodelle (6), die Datenbeschreibungen (7) und die zughörigen IT-Dienste (8) entworfen. Zur Darstellung der genannten Inhalte bietet BIC neben BPMN die ArchiMate Notation an. Dadurch können auch komplexere Zusammenhänge der IT-Architektur eines Zielsystems beschrieben werden.

Implementierung

Nachdem sowohl die fachliche Modellierung, die IT-technische Modellierung und das entsprechende IT-Design vorliegen, erfolgt die Implementierung der zukünftigen Lösung. D.h., es werden die ausführbaren Prozesse (9), die Datenbeschreibungen (10) und IT-Dienste (11) realisiert. Dazu bietet BIC Platform eine umfassende Entwicklungssuite die auf Basis technischer BPMN-Diagramme Lösungen bis zur lauffähigen Anwendung implementiert.

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Abschließend wird die entwickelte Lösung in der Ausführungsphase operativ in der von Ihnen bevorzugten Laufzeitumgebung und Infrastruktur eingesetzt.

Den individuellen Ansatz festlegen

Nachdem beschrieben wurde, wie ein grundsätzliches Vorgehen ausgehend vom klassischen Prozessmanagement bis zur Prozessautomatisierung erfolgt, ist zu erläutern, wie die dargestellte Methodik, mit der BIC Platform eingeführt wird. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht alle beschriebenen Artefakte auch zwangsläufig für die Digitalisierung modelliert werden müssen. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen einem leichten oder starken Integrationspfad.
Bei einem leichten Integrationspfad handelt es sich um eine Top-down orientierte Implementierung, in der keine Informationen aus der fertigen operativen Lösung in die Modellierung zurückgeführt werden.

Der starke Integrationspfad verfolgt demgegenüber neben der Top-down Vorgehensweise weiterhin einen Bottom-up Pfad, in dem im Sinne einer (teil)automatisierten Modellierung Informationen aus einer implementierten Lösung im Rahmen der Modellierung, z.B. für die Auswertung, zurückgewonnen werden.

Tabelle 1 zeigt die Arbeitsschritte, welche erforderlich sind um eine Lösung des „leichten Integrationspfades“ mit der BIC Platform erstmalig zu implementieren. Tabelle 2 erweitert diesen Pfad für die starke Integration.

 Dynamische ModellierungStatische Modellierung
ReihenfolgePhasenübergangBeschreibungPhasenübergangBeschreibung
10 › 1Modellierung der fachlichen Prozessmodelle mittels EPK oder BPMN0 › 2Modellierung der Geschäftsobjekte mittels Strukturdiagramm
21 › 3Erstellung der IT-Prozessmodelle als Detaillierung einzelner Aktivitäten des fachlichen Geschäftsprozessmodells mittels EPK und BPMN und Identifizierung erforderlicher fachlicher Services2 › 4Erstellung der fachlichen IT-Objekte als Detaillierung der Geschäftsobjekte mittels Strukturdiagramm oder der IT-Architektur
33 > 9Erstellung eines BPMN Prozesses basierend auf dem modellierten IT-Prozessmodell4 > 10Erstellung technischer Datenbeschreibungen basierend auf der fachlichen IT-Objektbeschreibung
5 > 11Implementierung der benötigten technischen Services basierend auf den identifizierten fachlichen Services
49 > 12Überführung des ausführbaren BPMN Prozesses in die Laufzeitumgebung10 > 13Überführung der Datenbeschreibung in die Laufzeitumgebung
11 > 14Überführung der implementierten Services in die Laufzeitumgebung


Tabelle 1: Ablauf eines leichten Integrationspfades

 Dynamische ModellierungStatische Modellierung
ReihenfolgePhasenübergangBeschreibungPhasenübergangBeschreibung
10 › 1Modellierung der fachlichen Prozessmodelle mittels EPK oder BPMN0 › 2Modellierung der fachlichen Geschäftsobjekte mittels Strukturdiagramm
21 › 3Erstellung der IT-Prozessmodelle als Detaillierung einzelner Aktivitäten des fachlichen Geschäftsprozessmodells mittels EPK und BPMN und Identifizierung erforderlicher fachlicher Services2 › 4Erstellung der fachlichen IT-Objekte als Detaillierung der Geschäftsobjekte mittels Strukturdiagramm oder der IT-Architektur
33 > 6Generierung von BPMN Prozessrümpfen basierend auf dem modellierten IT-Prozessmodell4 > 7Erstellung technischer Datenbeschreibungen basierend auf der fachlichen IT-Objektbeschreibung
5 > 8Entwurf der benötigten Services basierend auf den identifizierten fachlichen Services mithilfe der ArchiMate Notation
46 > 9Automatisierte Übergabe der erstellten BPMN-Rümpfe zur Fertigstellung in der Entwicklungsumgebung BIC Process Execution7 > 10Generierung der Datenbeschreibung basierend auf den fachlichen Datenbeschreibungen
8 > 11Generierung der benötigten Services auf Basis der erstellten BPMN-Diagramme
59 > 12Überführung des ausführbaren BPMN Prozesses in die Laufzeitumgebung10 > 13Überführung der erstellten Datenbeschreibung in die Laufzeitumgebung
8 > 11Überführung des implementierten Services in die Laufzeitumgebung
69 > 6Einlesen des um technische Implementierungs-Informationen erweiterten BPMN Prozesses in das Modellierungswerkzeug10 > 7Einlesen der um technische Implementierungs-Informationen erweiterten Datenbeschreibung in das fachliche Modellierungswerkzeug
14 > 5Automatische Aktualisierung des Service-Repositories um neue, fachlich relevate Services


Tabelle 2: Ablauf eines starken Integrationspfades

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