Was ist RPA?
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Eine Einführung in die
Robotic Process Automation

Im Arbeitsalltag von Unternehmen gehören sich wiederholende Aufgaben oft zur Tagesordnung. Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit, wenn sie aufwendige Prozesse manuell ausführen. Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich strukturierte, repetitive Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Robotern automatisiert durchführen. Die digitalen Roboter übernehmen selbstständig Aufgaben, die sonst ein Mitarbeiter erledigt – und tragen somit dazu bei, die einzelnen Prozesse deutlich schneller, kostengünstiger und effektiver zu gestalten.

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RPA - Was ist das und wie funktioniert es?

Was ist RPA und wie funktioniert es?

Robotic Process Automation ist eine innovative Technologie, die manuelle, wiederkehrende Prozesse automatisiert. Anders als bei einem physischen Roboter in der Industrie kommen bei RPA keine Maschinen zum Einsatz, sondern sogenannte Software-Bots. Sie leisten keine physische Arbeit, sondern steuern digitale Prozesse, indem sie Arbeitsschritte auf einer Benutzeroberfläche nachahmen. Analog zu den menschlichen Mitarbeitern loggen sich die RPA-Bots in verschiedene Anwendungen und Systeme ein und können anschließend regelbasierte Routinevorgänge vornehmen: Sie füllen Formulare aus, verschieben Dateien oder extrahieren Daten aus Dokumenten und können so ganze Geschäftsprozesse vollständig automatisieren. Kapazitäten, die durch diese robotergesteuerte Prozessautomatisierung frei werden, können Mitarbeiter für wertschöpfendere Tätigkeiten nutzen.

Ein großer Vorteil ist die einfache Implementierung dieser Automation. Robotic Process Automation kann als eigenständiges Produkt in ein bestehendes System implementiert werden – ohne kostspielige Anpassungen an der Software oder Änderungen in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Die RPA-Roboter können in verschiedenen Systemen eingesetzt werden, mit anderen Softwaresystemen interagieren und sind nicht auf bestimmte Anwendungsmöglichkeiten beschränkt.

Wann eignet sich ein Prozess zur Automation?

Damit ein Software-Roboter weiß, welche Prozesse er wie ausführen soll, müssen ihm im Vorfeld strukturierte Daten vorliegen. Regelbasierte und standardisierte Arbeitsabfolgen sind geeignete Prozesse für eine Automatisierung durch RPA. Sie folgen immer den gleichen Handlungsanweisungen und variieren wenig bis gar nicht. Auch Aktivitäten mit langen Laufzeiten, die von Nutzern zeitaufwendig manuell bearbeitet werden müssen und somit besonders anfällig für Fehler sind, bieten enormes Potenzial für Robotic Process Automation. Eine konkrete Reihenfolge gibt dem Roboter die jeweiligen Prozessabläufe vor. Diese werden häufig in Flussdiagrammen erstellt und dienen dem RPA-System als Vorgabe für seine Aktivitäten. Da der Software-Bot immer den gleichen Entscheidungsregeln folgt, muss in dem Flussdiagramm jeder Prozessschritt vorgegeben sein.

Liegen dem Roboter alle benötigten Informationen strukturiert vor, kann er anhand des vorher definierten Workflows agieren und die Aufgaben mit hoher Geschwindigkeit automatisiert ausführen. Fehlen einzelne Schritte oder ist die Datenlage unvollständig, kommt der digitale Roboter zu einem falschen Ergebnis. Prozesse, die sich häufig ändern oder keine klaren Entscheidungskriterien haben, eignen sich daher weniger für eine Automatisierung. Ergeben sich Änderungen an den Vorgaben von bereits festgelegten Prozessabläufen, können diese jederzeit flexibel angepasst werden.

Robotic Process Automation (RPA)

Die Vorteile von RPA im Überblick

Team Icon

Zufriedene Mitarbeiter
Werden zeitraubende Tätigkeiten vom Roboter übernommen, steigt die Motivation der Angestellten: Statt viel Zeit in mühsame Routinearbeiten zu investieren, können sie ihre freien Kapazitäten für anspruchsvollere und wertschöpfendere Aufgaben nutzen, bei denen menschliche Interaktion und emotionale Intelligenz gefragt sind.

Kontakt Icon

Höhere Kundenzufriedenheit
Durch die Automatisierung gewonnene Kapazitäten tragen dazu bei, dass der Servicebereich eines Unternehmens weiter ausgebaut werden kann. Das freut besonders die Kunden: Ihre Zufriedenheit steigt, wenn Ansprechpartner schneller auf ihre Anfragen und Wünsche eingehen und mehr Zeit für eine ausführliche Beratung haben.

Usability Icon

Hohe Benutzerfreundlichkeit
Da Robotic Process Automation menschliches Verhalten auf einer Benutzeroberfläche imitiert, muss die IT-Abteilung keine Anwendungsschnittstelle programmieren. Auch die Mitarbeiter benötigen keine Programmierkenntnisse und können die Prozesse daher eigenständig automatisieren.

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Optimierte Geschäftsprozesse
RPA-Roboter automatisieren eine Vielzahl manueller Tätigkeiten. Die Folge: Daten- und Prozessqualität erhöhen sich und die Bearbeitungsgeschwindigkeit einzelner Aufgaben steigt. Die Möglichkeit des Tools, mit anderen Automatisierungslösungen kombiniert zu werden, schafft zusätzliche Prozesseffizienz.

Steigerung Icon

Gesteigerte Kosteneffizienz
Die intelligente RPA-Lösung kann ohne teure Investitionen in bereits bestehende IT-Systeme implementiert werden. Zudem arbeitet ein Roboter 365 Tage im Jahr rund um die Uhr. Sich wiederholende Tätigkeiten können so schneller abgeschlossen und Kosten gespart werden.

Integriertes Kontrollsystem Icon

Verbesserte Compliance und Security
Die eindeutigen Regeln, die im Vorfeld für die Software-Roboter festgelegt wurden, sorgen für eine hohe Qualitätssicherheit. Durch das kontinuierliche Sammeln von Daten erhöht sich die Compliance, das Unternehmen bekommt einen detaillierten Einblick in die Entwicklung laufender Geschäfte und kann anhand der zuverlässigen Informationen schneller Entscheidungen treffen.

Für welche Anwendungsgebiete ist RPA sinnvoll?

Die innovative RPA-Lösung lässt sich in vielen Branchen und bei unterschiedlichsten Anwendungen einsetzen. Überall dort, wo repetitive Aufgaben von einer künstlichen Intelligenz übernommen werden können, hilft die Technologie bei der Prozessautomatisierung. Je nach Wirtschaftszweig können Robotics einen enormen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb bedeuten oder sogar unentbehrlich für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens sein.

Typische Anwendungsfälle in den jeweiligen Branchen sind zum Beispiel:

Kundendienst

  • automatisierte Bearbeitung von Kundenanfragen
  • einfache Kundendatenpflege
  • schnelle Überprüfung von Dokumenten

Buchhaltung

  • digitales Abrechnungs-Management
  • einfache Änderungen der Stammdaten in der Lohnbuchhaltung
  • automatisierte Prozesse im Transaktionsberichtswesen

Finanzdienstleistungen

  • einfache Verwaltung von Prüfungsanträgen
  • unkomplizierte Kontenpflege
  • automatisierte Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Gesundheitswesen

  • einfache Bearbeitung von Patientenakten
  • schnelle Datenübertragung von Subsystemen
  • automatische Abrechnungs- und Analyseprozesse

Personalwesen

  • strukturiertes On- und Offboarding
  • schnelle Aktualisierung von Mitarbeiterdaten
  • unkomplizierte Erstellung von Arbeitsverträgen

Vertrieb & Marketing

  • unkomplizierte Erstellung von Reports
  • schnelle Angebotserstellung
  • automatischer Newsletter-Versand

Was ist bei der Einführung von RPA zu beachten?

Um die künstliche Intelligenz sinnvoll einzusetzen, kommt es neben der richtigen Software besonders darauf an, die passenden strukturierten Prozesse für eine Automatisierung auszuwählen. Komplexe Prozesse, die sich häufig ändern, sind für RPA weniger geeignet. Eine Analyse der laufenden Geschäftsprozesse identifiziert Bereiche mit häufig durchzuführenden Aufgaben, die das Unternehmen dann mit dem Einsatz der RPA-Bots teilweise oder vollständig automatisieren kann. Statt in einem separaten Projekt bietet es sich daher an, im Rahmen der RPA-Implementierung die Arbeitsabläufe im Vorfeld zu untersuchen und gegebenenfalls Optimierungen an den Backoffice-Prozessen vorzunehmen. So haben Unternehmen die Chance, die Einführung der RPA-Technologie mit einer generellen Prozessoptimierung zu kombinieren.

Damit die Umstellung auf die Prozessautomatisierung schnell akzeptiert und sinnvoll genutzt wird, sollten Mitarbeiter frühzeitig in die digitale Transformation miteinbezogen werden, um im Vorhinein mögliche Bedenken oder Fragen zu thematisieren. Zudem kann ihr Feedback in die Prozessoptimierungen einfließen und so die Nutzerzufriedenheit erhöhen.

RPA Einführung

Robotergesteuerte Prozessoptimierung in der Zukunft

Mit einer RPA-Lösung haben Unternehmen langfristig die Möglichkeit, ihren Wert zu erhöhen und sich strategisch weiterzuentwickeln. Dies bietet ihnen eine einmalige Chance, sich vom Wettbewerb abzusetzen. Da die intelligente Technologie einfach skalierbar ist und sich in allen Branchen prozessunabhängig einsetzen lässt, setzen immer mehr Unternehmen auf ein RPA-Tool, um ihre Leistungen zu steigern. Experten gehen davon aus, dass die zunehmende Akzeptanz der Software-Roboter das Wachstum des RPA-Markts in den nächsten Jahren stark vorantreiben wird.

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