Rollen im Prozessmanagement

Prozessmanagement beschäftigt sich mit der unternehmensweiten Steuerung und Optimierung von Prozessen und liegt somit in der Verantwortung des Managements (z. B. Geschäfts- und Abteilungsleitungen). Da das Management, insbesondere in größeren Unternehmen, in der Regel keine operativen Aufgaben ausführt, wird schnell deutlich, dass es im Prozessmanagement weiterer Personen und einer guten Kommunikation bedarf, um Prozesse sinnvoll zu optimieren. Zudem ist eine klare Definition von Zuständigkeiten und Aufgaben unerlässlich. In der Praxis hat sich zu diesem Zweck ein durchdachtes Rollenkonzept bewährt.

Warum sind Rollen im Prozessmanagement so wichtig?

Der Prozessmanager betrachtet in der Regel den gesamten Prozessablauf von Anfang bis Ende. Über Änderungen am Prozess entscheidet jedoch nicht er, sondern der Prozessverantwortliche. Meistens handelt es sich hierbei um Abteilungs- oder Bereichsleiter. Betrachtet man nun einen End-2-End Prozess, so stellt man fest, dass gleich mehrere Abteilungen oder Bereiche am Gesamtprozess beteiligt sind. Da ein Abteilungsleiter jedoch nur für den Teil des Prozesses verantwortlich ist, der innerhalb seiner Abteilung liegt, kann er nicht über die Optimierung anderer Prozessbereiche entscheiden. Um Optimierungspotenziale innerhalb von E2E-Prozessen vollständig auszuschöpfen, sollte der Prozess allerdings in seiner Gesamtheit betrachtet und weiterentwickelt werden, d.h. über Abteilungsgrenzen hinweg. Fehlt es hier an einer klaren Zuständigkeitsbefugnis und einer guten Kommunikation, erschwert das den Entscheidungsprozess und kann schnell zu Verwirrungen und Frustration innerhalb des Projekts führen. Das kostet wertvolle Zeit und Ressourcen und kann sich langfristig negativ auf den Erfolg des Projekts auswirken.

Das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten ist daher einer der Grundpfeiler für erfolgreiches Business Process Management (BPM), denn die unterschiedlichen Rollen stellen den geordneten Ablauf des BPM-Lebenszyklus sicher.
Mit einem Rollenkonzept definieren Sie klare Zuständigkeiten und Berechtigungen. Somit weiß jeder Projektteilnehmer, welche Rechte und Pflichten er hat. Wer darf über Prozessänderungen entscheiden? Wer gibt den Prozess frei? Auf diese Fragen liefert das BPM-Rollenkonzept passende Antworten.

Welche Prozessrollen gibt es?

Ähnlich dem Organigramm sind die Rollen im Prozessmanagement hierarchisch angeordnet. Diese können sich in ihrer Definition und in ihren Anforderungsmaßstäben von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Wichtig ist, dass Sie im Vorfeld eindeutige Kriterien definieren und kommunizieren. Zur Veranschaulichung werden im Folgenden exemplarisch einige Rollen aufgeführt:

Chief Process Officer (CPO)

Der Chief Process Officer (CPO) nimmt die leitende Rolle im Prozessmanagement ein. Der CPO trägt die Verantwortung, das Prozessdenken in der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu verankern und daraus passende Methoden für seinen Verantwortungsbereich abzuleiten. Er ist Teil der obersten Führungsebene und schafft eine unternehmensweite Prozessorientierung im Unternehmen.

Einbindung der Unternehmensstrategie in das Prozessmanagement
Definition und Zielableitung aus der Prozessmanagementstrategie
Gestaltung des Change-Prozesses

Prozessverantwortlicher/Prozesseigner

Der Prozessverantwortliche/Prozesseigner ist für die strategische Steuerung eines Prozesses nach den Vorgaben des CPO zuständig. Dabei verantwortet er die Prozessplanung und gewährleistet die Leistungsfähigkeit des Prozesses.

Strategische Prozesssteuerung
Einleiten von Prozessverbesserungen
Koordination mit anderen Prozessschnittstellen

Prozessmanager

Der Prozessmanager ist für die operative Ausführung des Prozesses zuständig und verantwortet die Umsetzung auf der operativen Ebene auf Basis der strategischen Vorgaben des Prozesseigners.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Prozessmanagers gehören unter anderem:

Operative Prozesssteuerung
Aufbau und Ausführung des operativen Prozesscontrollings
Prozessmodellierung

Prozessmanagement-Berater

Der Prozessmanagement-Berater unterstützt und begleitet alle Rollen des Prozessmanagements und wird oftmals als unabhängiger Berater hinzugezogen, wenn Überlegungen zu weitreichenden Änderungen im BPM anstehen. Als Außenstehende können sie die Situation aus neutraler Sicht bewerten und das Unternehmen beispielsweise beim Aufbau und der Einführung methodischer Elemente des BPM (wie etwa die Prozessanalyse) unterstützen.

Analyse und Gestaltung unternehmensweiter und prozessspezifischer BPM-Methoden
Unterstützung bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung
Schwachstellenidentifikation und Erarbeitung von Lösungsansätzen

Prozessbeteiligter

Der Prozessbeteiligte setzt jeden Prozessschritt im Prozess um und stellt somit die zielorientiere Leistungsausführung sicher. Dafür benötigt er ein grundlegendes Methodenverständnis im Prozessmanagement und sollte im operativen Geschäft mit den konkreten Anforderungen der Prozessausführung vertraut sein.

Folgende Tätigkeiten zählen zu seinen Kernaufgaben:

Mitgestaltung von Soll-Prozessen
Umsetzung der Kundenanforderungen in der Prozessausführung
Messung der Prozessleistung

Prozesscontroller

Der Prozesscontroller berät alle Führungsrollen im Prozessmanagement und begleitet die zielorientierte Steuerung der Prozesse in Hinblick auf die definierten operativen und strategischen Anforderungen.

Im Wesentlichen beschäftigt sich der Prozesscontroller unter anderem mit folgenden Aufgaben:

Modellierung der Führungsprozesse
Aufbereitung relevanter Kennzahlen und Festlegung von Prozesszielen
Aufstellung eines Prozessreportings

Prozessauditor

Der Prozessauditor stellt die ordnungsgemäße Prozessausführung sowie die Einhaltung aller verabschiedeter Prozessanforderungen sicher, um Schwachstellen in der Ausführung aufzudecken. Dadurch wird eine regelkonforme Prozessausführung – auch aus rechtlicher Perspektive – gefördert.

Zu seinen zentralen Aufgaben zählen unter anderem:

Einhaltung und Transparenz von Compliance-Anforderungen sicherstellen
Prüfung und Revision aller Prozessbeschreibungen und -dokumentationen
Analyse und Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen zur Prozessausführung

Die Synergie zwischen Prozessrollen und der RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist eine bewährte Methode, um die Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozessmanagement weiter zu konkretisieren und zu visualisieren. Sie ermöglicht es Ihnen, für jede Aufgabe im Prozess festzulegen, wer die Aufgabe durchführt (Responsible), wer zur Rechenschaft gezogen wird (Accountable), wer konsultiert werden muss (Consulted) und wer informiert werden soll (Informed).
Durch die Verknüpfung der Prozessrollen mit der RACI-Matrix schaffen Sie eine holistische Sichtweise auf Ihr Prozessmanagement. Die Rollen im Prozessmanagement legen die allgemeinen und abteilungsübergreifenden Zuständigkeiten fest, während die RACI-Matrix eine detaillierte Zuordnung der Rollen zu spezifischen Aufgaben innerhalb von Teilprozessen ermöglicht. Zusammen bieten sie eine ganzheitliche Lösung, um die Zusammenarbeit und Koordination im Team zu verbessern.

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