Tax Compliance Management System

Gesetze und interne Regeln einzuhalten wird aufgrund stetig steigender Anforderungen immer komplizierter. Mit der Implementierung eines Compliance Management Systems schaffen sich Unternehmen langlebige und nachhaltige Rahmenbedingungen für ein stabiles Compliance Management. Eine Ergänzung des Systems um Steuern bringt wertvolle Vorteile mit sich und sichert die Tax Compliance in Unternehmen.

Was versteht man unter Tax Compliance Management Systemen und welchen Zweck erfüllen sie?

Compliance Management umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die Unternehmen einrichten, um die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen zu gewährleisten. Ein Tax Compliance Management System befasst sich mit dem Steuerrecht sowie mit branchenspezifischen und unternehmensinternen Richtlinien und Verordnungen aus dem Steuerbereich und stellt sicher, dass alle relevanten steuerlichen Pflichten, Fristen und Gesetze eingehalten werden. Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) legt in seinem Praxishinweis (IDW PH 1/2016) dar, dass der aktive Betrieb eines innerbetrieblichen Compliance Management Systems, ausgerichtet auf die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften, ein Indiz gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder einer Leichtfertigkeit sein kann. Auch wenn die Einführung eines solchen internen Kontrollsystems keine Pflicht ist, sollten sich Unternehmen die Chance zur Entlastung nicht entgehen lassen. Fehler sind menschlich und können jederzeit passieren, doch Geschäftsführer bzw. Vorstände als gesetzliche Vertreter sind in jedem Fall für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten verantwortlich. Mit einem professionellen und wirksamen Tax Compliance Management System sichern Sie sich rechtlich ab, erfüllen Ihre Pflichten und können Chancen frühzeitig erkennen.

Übersicht Tax CMS nach IDW PS 980

In der IDW PS 980 hat das Institut der Wirtschaftsprüfer sieben Grundelemente als Mindestanforderung an ein Tax CMS beschrieben. Die untereinander in Wechselwirkung stehenden Grundelemente sind wie folgt definiert:

Compliance-Kultur
Definition und Dokumentation der Maßnahmen zum Thema Tax Compliance in der Unternehmenskultur
Compliance-Ziele
Definition von Zielen des Aufgaben- und Verantwortungszuschnitts der Steuerfunktion
Compliance-Risiken
Analyse, Erkennung und Bewertung von steuerlichen Risiken und Einführung einer Risiko-Berichterstattung
Compliance-Programm
Definition von Maßnahmen zur Reduzierung steuerlicher Risiken
Compliance-Organisation
Definition und Dokumentation von Prozessorganisation und Schnittstellen
Compliance-Kommunikation
Definition von Prozessen zwischen internen und externen Akteuren im Steuerbereich
Compliance-Überwachung und Verbesserung
Implementierung eines Systems zur Kontrolle der steuerlichen Risiken

Was ist bei der Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems zu beachten?

Zur Implementierung eines Tax CMS eignen sich grundsätzliche die Vorgehensweisen, die sich auch bei der Umsetzung anderer Teilbereiche eines CMS bewährt haben. Aus unserer langjährigen Erfahrung und den vielen erfolgreich umgesetzten Projekten konnten wir feststellen, dass alle Implementierungen etwas gemeinsam haben. Die Themen müssen zielfokussiert angegangen und die erforderlichen Maßnahmen digitalisiert in die operativen Prozesse integriert werden.

So ist gewährleistet, dass die aus dem Tax CMS resultierenden Aufgaben von den betroffenen Mitarbeitern in ihrem Arbeitsalltag laufend erfüllt werden können. Grundpfeiler der Einführung und damit auch Sicherstellung der Datenqualität sind die Prozesse, das IT-Umfeld und die Kommunikation. Die sieben Grundpfeiler (siehe oben) müssen über Prozesse und bestenfalls Workflows abgedeckt sein.

Unsere Tax CMS Lösung

Mit unserer Tax CMS Lösung kriegen Sie Zwei-in-Eins: eine integrierte Möglichkeit zur Dokumentation von steuerrelevanten Prozessen (z. B. als BPMN 2.0 Modell) und Eingliederung in Ihre Unternehmens-Prozesslandkarte. Ihre Risiken und Kontrollen lassen sich in allen relevanten Steuerprozessen einfach hinterlegen. Auf dieser Grundlage können Sie jederzeit eine Risiko-Kontroll-Matrix (RKM) auf aktuellster Datenbasis digital abrufen oder als Export aus dem System erhalten. Mittels vorgefertigter Standardworkflows erhalten Ihre Kontrollverantwortlichen termingerecht Aufgaben aus dem System unter anderem zur Durchführung von Kontrollen, Risikobewertungen und Maßnahmenverfolgungen. Diese Workflows enthalten Freigaben, Reviews und Eskalationen, welche jederzeit auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Alle Daten sind per Knopfdruck für Audits verfügbar und werden in BIC revisions- und auditsicher abgelegt. Die Tax CMS-relevanten Informationen können Sie über Dashboards oder auch verschiedene Export-Funktionalitäten an Adressaten sowohl innerhalb Ihrer Steuerfunktion als auch außerhalb der Organisation verteilen.

Tax Compliance Management System - Tax CMS Software

Vorteile unserer Tax CMS Lösung auf einen Blick

Verhinderung von rechtswidrigen Handlungen und Minimierung von Steuerrisiken

Lückenlos digitalisierte Dokumentation von Steuerprozessen sowie Risiken und Kontrollen

Automatisierte Aufgabenverteilung aus dem System an alle Verantwortliche

Revisionssicherheit und schnelles Abrufen aller notwendigen Informationen für Audits

Kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prozesse

Hervorragendes Benutzererlebnis durch intuitive Bedienung

Erstklassige Beratungsunterstützung durch eine Vielzahl an erfolgreich durchgeführten Projekten

Hohe Datenqualität und umfangreiche Analysemöglichkeiten

Schnelle Ausführung aufgrund von vordefinierten Templates und Workflows

Transparenz in allen Vorgängen und Audit-Trail sichere Überwachung aller Tätigkeiten

Mit Tax CMS sicher in die Zukunft

In den letzten Jahren nahm die Aufgabenvielfalt in den Steuerabteilungen stetig zu. Zusätzlich zu ihren steuerlichen Kernaufgaben beschäftigten sie sich immer häufiger mit Regulierungsfragen und Projekten aus dem Governance-Bereich. Da sich dieser Trend voraussichtlich fortsetzt und die Mitarbeiter folglich nicht nur über steuerfachliche, sondern auch prozessuale Fachkenntnisse verfügen müssen, wird sich ein Tax CMS zukünftig zum Marktstandard entwickeln. Grundlegende prozessuale Rahmenbedingungen und eine dokumentierte Steuerstrategie lassen sich so optimal festlegen und die Zukunftsthemen Steuer-Transparenz und -nachhaltigkeit abdecken. Zudem könnte es in den nächsten Jahren deutliche Erleichterungen bei Betriebsprüfungen für Unternehmen mit einem etablierten Tax CMS geben. Sichern auch Sie die Zukunft Ihres Unternehmens mit einem wirksamen Tax Compliance Management System ab und profitieren Sie direkt von allen entstehenden Vorteilen.

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