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Wege aus dem Chaos:
Warum Prozessexzellenz der Schlüssel zur KI-Reife ist

Scott Leddy Scott Leddy 28. August 2025

Während führende Unternehmen weltweit im Wettlauf um die digitale Transformation stehen, zeigt neue Forschung, dass der größte Blocker weder Technologie noch deren Mangel ist – sondern Prozesskomplexität. Der Globale Prozessexzellenz und KI Report 2025 liefert Erkenntnisse von 600 internationalen Führungs- und Operationsverantwortlichen, die alle dieselbe zentrale Frage beantwortet haben: Was unterscheidet Unternehmen, die mit Automatisierung und KI erfolgreich sind, von denen, die ins Stocken geraten – unabhängig von Branche, Standort oder Unternehmensgröße? 

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse des Reports zusammen, beleuchtet die häufigsten Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und zeigt auf, welche Lösungen sie lösen. Ob Vorstand, Operations-Leitung, IT-Architekt oder Transformationsexperte – lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mit echter Prozessexzellenz eine zukunftsfähige, KI-reife Organisation aufbauen. 

Technologie und Geschäftsprozesse – eine notwendige Kombination 

Technologie allein reicht nicht aus. Branchenübergreifend und weltweit zeigt sich: Technologie ist nur so wirkungsvoll wie die Geschäftsprozesse, die sie tragen. Um sich im KI-Zeitalter echten Wettbewerbsvorteil zu sichern, müssen Organisationen das operative Chaos durchbrechen – mit transparenten, steuerbaren und anpassungsfähigen Prozessen. Erst dann lassen sich nachhaltige Transformation und Geschäftswert im großen Maßstab freisetzen. 

Die Geheimnisse KI-gestützter Transformation entdecken 
Erfahren Sie in unserem Report Beyond Operational Chaos – Prozessexzellenz als Schlüssel zur KI-gestützten Unternehmenstransformation, wie Top-Unternehmen das Fundament für erfolgreiche KI- und Automatisierungsinitiativen legen. Basierend auf den Erkenntnissen von 600 globalen Entscheidern zeigt er, warum klare, steuerbare Prozesse der Schlüssel sind – und wie operatives Chaos Transformationen im Verborgenen scheitern lässt. Laden Sie den vollständigen Report herunter und prüfen Sie, wie bereit Ihr Unternehmen für KI ist – und wie Sie KI-getriebenes Wachstum starten können. 

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Eine bahnbrechende Erkenntnis 

95 % bestätigen: Gut definierte Geschäftsprozesse sind entscheidend, um Transformationsziele zu erreichen. 84 % sehen operatives Chaos als den „stillen Killer“ jeder Veränderung. 

Dies ergab der Austausch mit 600 Führungskräften aus fünf Kontinenten und sämtlichen Schlüsselbranchen. 

Und obwohl Unternehmen kontinuierlich in Automatisierung und digitale Lösungen investieren, haben viele das Gefühl, nur zu würfeln und auf Glück zu setzen. Warum ist das so? 

Die Antwort: Die Grundlagen fehlen – belastbare Geschäftsprozesse, die mit der Geschwindigkeit Schritt halten. 

Trotz der Wachstums- und Skalierungsambitionen vieler Unternehmen fehlt es ihnen weiterhin an der operativen Bereitschaft, Transparenz und Abstimmung, die für eine erfolgreiche Transformation notwendig sind – insbesondere in einer Welt, die sich rasant in Richtung KI entwickelt. Das führt zu isolierten Tools, widersprüchlichen Prioritäten, Fehlinvestitionen und – am schwerwiegendsten – zu einer immer größer werdenden Kluft zwischen Vorreitern und Nachzüglern. 

Warum ist Prozessexzellenz also so wichtig? Sie ist der Schlüssel für nachhaltiges Wachstum – und der nächste große Differenzierungsfaktor für Unternehmen, ganz unabhängig von Markt, Branche oder Geschäftsmodell. 

Was macht eine erfolgreiche Transformation aus? 

Transformation ist der Schlüssel für Unternehmenswachstum. Unsere Studie zeigt: 

  • 31 % der Führungskräfte erwarten, dass ihr Unternehmen in den nächsten zwei Jahren im großen Stil mit Automatisierung und KI transformiert.
  • 78 % prognostizieren, dass umfassende Transformationsprogramme Geschäftsbereiche, Workflows und Geschäftsmodelle grundlegend rund um digitale Werkzeuge und KI umgestalten werden. 

Die strategische Absicht ist also vorhanden – doch es hapert an der Umsetzung. Nur ein Bruchteil wird erfolgreich sein, während die Kosten des Scheiterns steigen: operative Rückschläge, Kundenabwanderung, regulatorische Risiken und Marktanteilsverluste. 

Die Herausforderung: Prozesse UND Technologie priorisieren 

Die Studie untersucht die Ursachen für gescheiterte Transformationen und hebt einige wiederkehrende Muster hervor, darunter: 

  • Mangelnde Prozesssichtbarkeit und fehlendes Verständnis des Ist-Zustands: Unternehmen versuchen, Prozesse zu automatisieren oder zu optimieren, die nicht dokumentiert, isoliert oder schlicht ungeeignet sind.
  • Kein zentrales „Single Source of Truth“ für Prozesse: Fast ein Viertel der Führungskräfte beschreibt ihre Prozesslandschaft als „fragmentiert“ oder „chaotisch“ – mit mehrfachen Dopplungen durch verschiedene Teams und inkompatiblen Tools.
  • Übermäßiges Vertrauen in technologische „Quick Fixes“: Viele Unternehmen setzen gleichzeitig mehrere BPM-, Workflow- und RPA-Plattformen ein, doch nur wenige schaffen es, diese sinnvoll zu integrieren und dadurch echte End-to-End-Sichtbarkeit oder bessere Ergebnisse zu erzielen. 

Die aufschlussreichste Erkenntnis jedoch lautet: 

95 % der Befragten bestätigen, dass selbst die beste Technologie ohne robuste Geschäftsprozesse scheitert. Technologie-Investitionen allein reichen nicht aus – sie entfalten ihren Wert nur in Kombination mit Prozessen, die darauf vorbereitet sind, sie zu unterstützen. 

Die acht häufigsten Pain Points, mit denen Unternehmen konfrontiert sind: 

  1. Chaotische, inkonsistente oder undokumentierte Workflows
  2. Silo-Denken in Teams mit widersprüchlichen Zielen und KPIs
  3. Fragmentierte Tool-Landschaften und Datenumgebungen
  4. Keine klare Prozessverantwortung oder fehlendes Ownership
  5. Schwierigkeiten bei der Messung, Steuerung und Verbesserung der Prozessqualität
  6. Geringe Flexibilität bzw. Anpassungsfähigkeit bei regulatorischen oder marktbedingten Veränderungen
  7. Verpuffte Automatisierungs- oder KI-Initiativen, die nicht skalierbar sind
  8. Unvorhersehbare Ergebnisse im Bereich Compliance und Risikomanagement

Diese Pain Points – auch bekannt als operatives Chaos – sind keineswegs auf bestimmte Regionen oder Marktsegmente beschränkt. Es handelt sich um ein universelles Problem, von dem Führungskräfte aus Fertigung, Finanzwesen, Technologie, Gesundheitswesen, öffentlichem Sektor und vielen weiteren Branchen berichten. 

Was bedeutet Prozessexzellenz wirklich? 

Während Prozesschaos der Hauptgrund für gescheiterte Transformationen ist, führt Prozessexzellenz zu erfolgreichem Business-Transformationsmanagement. Aber was genau versteht man darunter? Unsere Studie definiert Prozessexzellenz als eine unternehmensweite Fähigkeit, die auf sechs miteinander verbundenen Säulen basiert: 

Die sechs Säulen der Prozessexzellenz 

  1. Prozessreife 
    Organisationen standardisieren, dokumentieren und verbessern Workflows kontinuierlich – und entwickeln sich von ad-hoc oder fragmentierten Abläufen hin zu systematisierten, datengetriebenen Routinen.
  2. Prozess-Governance 
    Strategische Ausrichtung, klare Verantwortlichkeiten, Ownership und Steuerung auf allen Ebenen – Rollen und Verantwortungen sind im gesamten Unternehmen verankert.
  3. Enterprise Architecture Alignment 
    Geschäftsprozesse werden in enger Zusammenarbeit mit der IT gestaltet und optimiert, um eine nahtlose Integration in digitale Systeme und vollständige Lifecycle-Unterstützung sicherzustellen.
  4. Integriertes Governance, Risk & Compliance (GRC) 
    Risiko- und Compliance-Aspekte werden nicht nachträglich hinzugefügt, sondern von Anfang an in das Prozessdesign, die Verbesserung und die Umsetzung eingebettet.
  5. Automatisierungsreife 
    Prozesse sind vollständig dokumentiert, messbar und für die Automatisierung vorbereitet – sodass die richtigen Aufgaben auf die richtige Weise und zum richtigen Zeitpunkt automatisiert werden.
  6. KI-Reife 
    Fundamentale Prozesse sind so gestaltet, dass sie intelligente Automatisierung und Agentic AI unterstützen – und damit fortschrittliche Technologien in konkreten, sicheren und skalierbaren Geschäftswert verwandeln. 

Prozessexzellenz ist kein „Nice-to-have“, sondern das Betriebsmodell der Zukunft.Sie entscheidet darüber, welche Unternehmen schnell handeln, Innovation skalieren und KI für nachhaltige Wettbewerbsvorteile nutzen können. 

Zentrale Erkenntnisse der Studie 

Obwohl nahezu alle Befragten die Bedeutung von Prozessexzellenz anerkennen, zeigt die Forschung, dass die meisten Unternehmen zwar auf dem Transformationsweg sind, aber ihr Ziel noch nicht erreicht haben: 

  • Nur 17 % sehen sich auf dem höchsten Reifegrad „AI-powered“
  • Etwa 29 % arbeiten mit einer wirklich „vernetzten“ Prozesslandschaft
  • Fast 24 % geben hohe Prozessfragmentierung oder -chaos zu
  • Nur 43 % betrachten Geschäftsprozesse als strategisches Asset – während die Mehrheit sie eher als notwendiges Übel, administrative Aufgabe oder IT-Problem sieht 

Viele Organisationen glauben, dass Größe, Branche oder Standort ihre Transformationsreise prägen – die Daten sprechen jedoch eine andere Sprache. 

Was bedeutet das konkret? 

  1. Sichtbarkeit öffnet den Weg zur Transformation 
    85 % stimmen zu, dass Transformation ohne klare, durchgängige Prozesssichtbarkeit scheitert. Unternehmen, die Prozesse in Echtzeit einsehen können, haben deutlich höhere Erfolgschancen bei Automatisierung und KI.
  2. Ausrichtung ist selten – das Risiko hoch 
    Weniger als die Hälfte (49 %) stimmen ihre Prozesse mit Technologie, Compliance und kritischen Werttreibern ab. Diese Lücke beeinflusst Entscheidungsgeschwindigkeit, regulatorische Compliance und Innovationsfähigkeit.
  3. Tool-Overload bremst Verbesserungen 
    Die meisten Organisationen nutzen mehrere BPM-, Workflow- und RPA-Tools, doch schlechte Integration erschwert die Prozesssichtbarkeit und verhindert bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
  4. GRC bleibt oft ein Nachgedanke 
    Fast ein Viertel (24 %) bezieht Risiko- und Compliance-Teams nicht konsequent in die Prozessgestaltung ein – was die Anpassungsfähigkeit an regulatorische oder sicherheitsrelevante Änderungen einschränkt.
  5. Agentic AI kommt schnell – aber wenige sind bereit 
    61 % planen, KI-Agenten innerhalb der nächsten zwei Jahre zu integrieren, doch nur 48 % sagen, dass ihre Prozesse dafür bereit sind. 87 % betonen, dass nur strukturierte, steuerbare Prozesse diese neuen KI-Modelle effektiv machen. 

Wie erreicht man KI-Reife mit Prozessexzellenz? 

  • Prozessexcellenz in die Strategie einbetten, nicht nur als Compliance-Funktion sehen
  • Zentrale, leicht aktualisierbare Prozess-Repositories aufbauen („Single Source of Truth“)
  • Nicht nur in digitale Tools, sondern auch in Governance-Strukturen, Skill-Building und Verantwortlichkeiten investieren
  • GRC von Beginn an integrieren, um schnelle, aber sichere Anpassung an Risiken und regulatorische Änderungen zu ermöglichen
  • Prozesse vorbereiten, iterieren und standardisieren, bevor KI- oder Automatisierungspiloten groß ausgerollt werden 

Warum ist Prozessexzellenz für alle Organisationen unverzichtbar? 

  • Alle Branchen – von Automotive und Versicherungen bis Pharma – kämpfen mit denselben Herausforderungen: fehlende Standardprozesse, unzureichend abgestimmte Tools und Silos, die Innovation blockieren.
  • Führungskräfte weltweit – USA, UK, Deutschland, DACH, Benelux und darüber hinaus – bestätigen den Bedarf an Klarheit, Transparenz und integriertem Prozessmanagement.
  • Jede Unternehmensfunktion – Operations, IT/Digital, Compliance, Finanzen oder HR – ist betroffen. Unzureichende Prozesse führen zu verpassten Chancen und erhöhten Risiken. 

Prozessexzellenz ist heute genauso grundlegend wie Finanzdisziplin oder Cybersicherheit. Im Zeitalter von KI und kontinuierlichem Wandel gilt: Wer es versäumt, Prozessexzellenz zu priorisieren und aufzubauen, wird feststellen, dass selbst die besten Innovationsbemühungen langsam, teuer und letztlich erfolglos bleiben. 

Was sagen die Experten? 

Alexander Trail, Senior Account Executive, Northern Europe, GBTEC 

 „Viele Führungskräfte lassen sich schnell von den vermeintlichen Einsparpotenzialen neuer Automatisierungstools blenden, aber ohne die richtige Prozessgrundlage sind diese Investitionen ein Blindflug. Ohne klar dokumentierte, abteilungsübergreifende Prozesse entstehen konkurrierende Business Cases auf Basis von Silos.  

Automatisierung ist immer nur so gut wie die zugrunde liegenden Prozesse, auf denen sie basiert. Die Prozessdokumentation ist vielleicht nicht so glamourös oder spannend wie die Auswahl und Einführung neuer Automatisierungstools, aber sie ist genauso wichtig. Wenn Prozesse in allen Abteilungen und im gesamten Unternehmen vollständig dokumentiert sind, lässt sich Automatisierung deutlich strategischer angehen. Führungskräfte können gezielt erkennen, wo sich die größten Effizienzgewinne erzielen lassen, und ihre Investitionsentscheidungen entsprechend treffen.” 

Scott Leddy, Vice President, North America, GBTEC 

“Standardisierung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Agentic AI. Wenn 15 Abteilungen dieselbe Aufgabe auf 15 verschiedene Arten erledigen, kann keine KI zuverlässig lernen. Stattdessen erhält die KI widersprüchliche Eingaben, was ihre Leistung und Zuverlässigkeit untergräbt. 

Der Ausgangspunkt für einen prozessorientierten Ansatz zur Agentic AI-Transformation besteht darin, zunächst den Ist-Zustand zu verstehen, Abweichungen zu dokumentieren und auf Standardisierung hinzuarbeiten. Danach kann man definieren, welche Aufgaben KI-Agenten übernehmen sollen – und welche nicht –, welche Daten sie verwenden und welche Dokumente sie erzeugen werden. Ohne diesen Rahmen können Agenten verwirrt werden und sogenannte ‚Halluzinationen‘ erzeugen und genau dann treten betriebliche Probleme und erhebliche Risiken auf. 

Die Integration von KI direkt ins Prozessmanagement kann enorm wirkungsvoll sein. Zum Beispiel kann KI komplexe Dokumente oder Verfahrensanweisungen verarbeiten und innerhalb von Sekunden in Prozessmodelle umwandeln. Anstatt mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen, nutzt man bestehende Dokumentation, um ein Prozessmodell zu erzeugen, das bereits zu 80 % fertig ist und sich leicht weiter verfeinern lässt. KI verkürzt die Zeit zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen erheblich. Man kann schneller iterieren und letztlich die eigenen Transformationsziele früher erreichen.“ 

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