GBTEC PEX August 2025: EAM und BPM – Ein Erfolgsrezept

Prozessmanagement: Das Rezeptbuch für den Erfolg

Auf der operativen Seite ist das Prozessmanagement wie ein Rezeptbuch für erfolgreiche Geschäftsaktivitäten. Gut dokumentierte Prozesse – klar und leicht verständlich – bieten einen Fahrplan für hervorragende Kundenergebnisse, eine starke Unternehmensführung und effiziente Arbeitsabläufe.

Innerhalb einer effektiven Prozessmanagement-Plattform bieten diese Prozessabbildungen klare Leitlinien und Transparenz für das Risikomanagement und die kontinuierliche Verbesserung, die sowohl für Teams an vorderster Front als auch für Prozessexperten gleichermaßen zugänglich sind. Systeme, Tools und Aufgaben werden erfasst und referenziert, sodass ein klares Bild davon entsteht, was getan werden muss, um die Kunden zufrieden zu stellen.

Die Herausforderung: Die Lücke zwischen EAM und BPM 

Obwohl dies recht einfach erscheint, stehen viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung: der Abstimmung dieser beiden wesentlichen Funktionen. Allzu oft existieren sie in Silos: EAM ist Teil der IT-Abteilung und konzentriert sich auf komplexe Architekturkataloge, während BPM in den operativen Bereich eingebettet ist und sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Praxis konzentriert. Ohne eine starke Verbindung zwischen beiden besteht ein enormes Potenzial für Verschwendung und Ineffizienz.

Wenn die Unternehmensarchitektur nicht mit dem Prozessmanagement kommuniziert, besteht ein echtes Risiko für Geschäftsunterbrechungen. Teil des EAM-Auftrags ist die Rationalisierung von Systemen und Tools zur Kostensenkung. Wenn diese Entscheidungen nicht auf den betrieblichen Prozessen basieren, besteht die Möglichkeit, dass wichtige Systeme aufgrund ihrer Nutzungshäufigkeit und nicht aufgrund ihrer geschäftlichen Relevanz abgeschafft oder stillgelegt werden.

Wenn beispielsweise ein Tool für die Berichterstattung in der Industrie oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich ist, aber nur alle sechs Monate verwendet wird, könnte die IT-Abteilung fälschlicherweise annehmen, dass es nicht ausreichend genutzt wird oder unnötig ist – was zu einer Krise führen kann, wenn die Berichtsfrist abläuft.

Auf der anderen Seite kann der operative Bereich einer der schlimmsten Übeltäter sein, wenn es um „Schatten-IT” geht. Wenn Teams an vorderster Front einen Bedarf für ein Tool erkennen, aber keinen einfachen Zugang zu den EAM-Katalogen haben, suchen sie möglicherweise eigenständig nach einem Produkt, das ihren Anforderungen zu entsprechen scheint, wodurch bereits vorhandene Lösungen möglicherweise doppelt vorhanden sind. Fehleranfällige manuelle Schritte, arbeitsintensive Datenverarbeitung und Workarounds werden zur Normalität, obwohl die IT möglicherweise elegante Lösungen parat hat, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben freizustellen.

Die Lösung: Integrierte Kommunikation

Der Schlüssel liegt in Kommunikation und Vernetzung. Eine integrierte Lösung wie die BIC Plaform von GBTEC verbindet das breite EAM-Wissen mit fundiertem Prozess-Know-how – was zu besseren Geschäftsergebnissen in allen Bereichen führt.

Durch die Verbindung von EAM und Geschäftsprozessen wird Verschwendung sofort reduziert. Doppelte Systeme können identifiziert und vorhandene Tools für Prozesse genutzt werden, um deren Ausführung zu verbessern. IT-Teams können sich nicht nur sicher sein, was ihnen zur Verfügung steht, sondern auch, wie es genutzt wird und warum. Mit den in die Architekturkataloge integrierten Betriebsreferenzen sind sie besser gerüstet, um Entscheidungen über die Wartung, den Austausch oder die Aktualisierung von Systemen und Tools zu treffen.

Der Zugriff auf dieses Verzeichnis von Tools ermöglicht es Prozessexperten außerdem, diese optimal zu nutzen. Der Betrieb kann effektiver und mit größerer Sicherheit angepasst werden, da die verfügbaren Systeme auf bestehende Prozesse angewendet werden. Die kontinuierliche Verbesserung wird durch die Sichtbarkeit von Systemen und Tools vorangetrieben, die möglicherweise über den ursprünglichen Anwendungsbereich hinausgehen, was für die IT nicht sofort ersichtlich ist.

Letztendlich ermöglicht die Zusammenführung von Prozessmanagement und EAM in einem Tool wie der BIC Platform einem Unternehmen, konsistentere Kundenergebnisse effizienter und effektiver zu erzielen. Wie ein Koch mit einer gut organisierten Küche hat ein Unternehmen, das diese wichtigen Funktionen über eine integrierte Plattform miteinander kommunizieren lässt, sowohl eine klare Vorstellung davon, was vorhanden ist, als auch ein solides Verständnis dafür, was damit gemacht werden kann. Es ist ein Erfolgsrezept, das auf den Stärken beider Funktionen aufbaut und sicherstellt, dass der Kunde am Ende des Tages nicht unzufrieden ist.