Ein Leitfaden zum Thema Flussdiagramm
Das Flussdiagramm ist eines der am häufigsten verwendeten Diagramme, um einen Prozess oder Arbeitsablauf darzustellen. Flussdiagramme beschreiben einen Prozess mit einer festen Reihenfolge der Arbeitsprozesse. Schritt für Schritt werden so komplexe Abläufe verständlich dargestellt.
Die Entstehung von Flussdiagrammen
Bereits 1921 wurden die ersten Flow Charts dokumentiert. Zwei Wirtschaftsingenieure der American Society of Mechanical Engineers (ASME) legten ein Prozessdiagramm auf Basis von Grafiken vor - dem heute bekannten Flussdiagramm. Die Verwendung des Diagramms nahm stetig zu, sodass 1947 die ersten sogenannten „Symbolsatz-Systeme“ mit Prozessschaubildern für Flussdiagramme erstellt wurden. Mit der Zeit hat sich eine gängige Symbolik für die Erstellung dieses Diagrammtyps durchgesetzt, die bis heute Bestand hat. Das Flussdiagramm ist auch ein Jahrhundert nach seiner Entstehung eine beliebte Methode, um Prozessbeschreibungen zu erstellen und Aufgaben zu definieren.
Symbole des Flussdiagramms
Flussdiagramme geben verschiedene Formen und (Fluss-) Elemente vor, die zur visuellen Darstellung von Arbeitsabläufen genutzt werden. Für Fachfremde mag die Verwendung der verschiedenen Formen auf den ersten Blick willkürlich erscheinen, alle Symbole stehen jedoch für ganz bestimmte Bestandteile eines Prozesses. Während detaillierte Flussdiagramme wie z.B. ein Programmablaufplan (PAP) eine Vielzahl von Symbolen benötigen, lassen sich einfache Geschäftsabläufe bereits mit einer Handvoll von Formen beschreiben. Spezielle Modellierungstools wie BIC Process Design verfügen über eine umfangreiche Auswahl an Symbolen und ermöglichen es, Flussdiagramme einfach und schnell zu erstellen. Im Gegensatz zu Anwendungen wie Excel, PowerPoint oder Word, bei denen die Darstellung von Prozessabläufen manuell konfiguriert werden muss, bieten professionelle Softwarelösungen zur Prozessmodellierung entsprechende Vorlagen für eine schnelle Erfassung von Prozessen. In BIC Process Design lassen sich Flowcharts zum Beispiel erstellen, indem die benötigte Form einfach per Drag-and-Drop aus der Symbolpalette an die gewünschte Stelle im Editor platziert wird.
Folgend sehen Sie eine Übersicht der gängigsten Formen sowie passende Beispiele zur besseren Veranschaulichung:
Start-/Endsymbol
Das Oval stellt den Beginn oder das Ende eines Prozesses dar (z.B. Rechnung ist eingegangen).
Datensymbol (Eingabe/Ausgabe)
Hiermit können verwendete oder generierte Ressourcen oder Daten (z.B. Kundendatenbank) dargestellt werden.
Prozess-/Tätigkeitssymbol
Das Rechteck stellt einen Prozessschritt dar (z.B. Rechnung prüfen).
Verbindungspfeil
Alle Flusselemente werden miteinander verbunden und verdeutlichen die zeitliche Reihenfolge der Prozessschritte.
Entscheidungssymbol
Die Raute kennzeichnet eine Abfrage, die mindestens zwei Ausgänge hat (z.B. Rechnung bezahlt? – ja/nein).
Die oben beschriebenen Formen dienen einer einheitlichen Struktur der Abläufe und stellen ein gemeinsames Prozessverständnis sicher. Je nach Ziel und Anwendungsbereich des Diagramms können darüber hinaus weitere Symbole zum Einsatz kommen sowie nicht-standardisierte Formen verwendet werden. In der Praxis sollten Sie jedoch auf eine übermäßige Nutzung verschiedener Symbole verzichten und zur Wahrung der Einheitlichkeit und des Prozessverständnisses auf eine kontinuierliche Verwendung der Formen achten.
Arten von Flussdiagrammen
Aufgrund vielseitiger Verwendungsmöglichkeiten gibt es unterschiedliche Arten des Flussdiagramms.
Schauen wir uns die drei gängigsten Diagrammtypen genauer an:
Übergeordnetes Flussdiagramm
Beim übergeordnetem Flowchart liegt der Fokus auf dem Prozessfluss mit einer einheitlichen Richtung. Beginn und Ende sind klar definiert. Die einzelnen Schritte werden mit verschiedenen Formen und Feldern dargestellt. Das sogenannte Niederflussdiagramm zeigt einen grundlegenden Überblick eines Geschäftsprozesses, kann aber auch Unterschritte oder Zwischenergebnisse beinhalten.
Swimlane Diagramme (funktionsübergreifendes Diagramm)
Hier werden die Prozessschritte in kategorisierte Spalten aufgeteilt. Die Spalten, auch Lanes (engl. für Bahnen) werden üblicherweise nach Rolle, Abteilung und Prozessphase unterteilt. Je nach Verwendung bietet sich diese Darstellung an, um Zugehörigkeiten und Anforderungen schneller zu unterscheiden.
Business Process Model and Notation (BPMN)
Der Klassiker für die Darstellung von Geschäftsabläufen: BPMN gilt als anerkannte Modellierungssprache im Prozessmanagement. Es gibt verschiedene Konventionen und bewährte Verfahren, die vorgegeben sind. Die Darstellungsweise basiert auf dem Flussdiagramm, wird allerdings ausschließlich bei Geschäftsabläufen verwendet. Weitere Informationen zur BPMN.
Checkliste für die Erstellung Ihres Flussdiagramms
Bei der Modellierung von Prozessabläufen mit Hilfe von Flowcharts sind folgende Modellierungsregeln zu beachten:
- Es gibt ein Start- und Endereignis
- Alle Symbole sind eindeutig beschriftet
- Die Reihenfolge ist fließend dargestellt: von oben nach unten oder links nach rechts
- Die (Verbindungs-)Pfeile kreuzen sich nicht
- Alle Entscheidungen haben mindestens zwei Ausgänge (z. B. ja/nein)
- Alle Tätigkeiten sind mit einem Substantiv und Verb beschrieben (z. B. Rechnung prüfen)
Vorteile der Verwendung von Flussdiagrammen
Die Nutzung von Flowcharts zur Veranschaulichung von Arbeitsabläufen birgt insbesondere für Unternehmen mit komplexen Prozessen zahlreiche Vorteile:
- Verständliche Darstellung der aktuellen Arbeitsabläufe
- Möglichkeit der Überwachung von Prozessen oder Datenerhebungen
- Analyse von Prozessen und Identifizierung von Verbesserungspotenzialen
- Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Prozesse
- Gesamtheitlicher Überblick über alle Informationen, Dokumente und Ressourcen eines Prozesses
- Integration eines Qualitäts-, Dokumenten- und Risikomanagements
Welche Tools kann ich für die Erstellung eines Flussdiagramms nutzen?
Während die ersten Prozessdarstellungen, zum Beispiel im Informatik-Unterricht, meist noch über Tabellen in Word, Excel oder PowerPoint manuell konfiguriert werden, setzen Unternehmen dafür größtenteils spezielle Tools ein. Hierbei ist zwischen kostenlosen Flowchart-Tools und professioneller Software wie BIC Process Design zu unterscheiden. Modellierungswerkzeuge wie BIC Process Design ermöglichen es, komplexe Prozesse mit Hilfe einer umfangreichen Auswahl an Diagrammtypen und Symbolen sowie einer intuitiven Bedienoberfläche schnell und einfach zu visualisieren. Integrierte Konformitätsprüfungen sorgen für eine einheitliche Darstellung und decken Fehler in der Prozesskette selbstständig auf. Vorgänge wie das Einfügen, Ändern, Formatieren oder Löschen von Objekten werden allesamt per One-Klick erledigt. Mit dem integrierten Portal haben alle Beteiligten Zugriff auf die freigegebenen Prozesse und werden bei Prozessänderungen automatisch durch das System informiert. Kollaborationsfunktionen ermöglichen einen einfachen Austausch zwischen den Prozessbeteiligten und unterstützen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dieser wird zusätzlich durch vorkonfigurierte Reports und Analysen gestärkt, die zuverlässig Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufdecken. Automatisierte Governance-Workflows und ein integriertes Dokumenten- und Risikomanagement gewährleisten eine vollumfängliche und Compliance-gerechte Steuerung Ihrer Prozessabläufe.
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