Prozessoptimierung
mit BIC Process Mining

Die Vorteile der Prozessoptimierung liegen auf der Hand: geringere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, höhere Qualität, geringere Kosten. Doch kennen Sie das Gefühl, wenn die Maßnahmen zur Prozessoptimierung unter den Erwartungen bleiben oder gar ins Leere laufen? Mit BIC Process Mining passiert Ihnen das nicht! Treffen Sie datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung, die das Problem an seiner Wurzel packen und Schwachstellen präzise auflösen.

Prozesse kontinuierlich optimieren

Prozesse kontinuierlich verbessern

Proaktiv und flexibel auf neue Anforderungen und Veränderungen reagieren zu können ist für Unternehmen heutzutage ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um das zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Prozesse fortlaufend analysieren und immer wieder an neue Anforderungen, Kundenwünsche oder Marktveränderungen anpassen. Die Prozessverbesserung ist Teil des Prozessmanagement-Lebenszyklus und beschreibt den Optimierungsprozess sowie die daraus resultierende Verbesserung eines real ablaufenden Ist-Prozesses im Unternehmen. Diese Ist-Prozesse werden in BIC Process Mining visualisiert und in Bezug auf ihre Performance analysiert. So können Optimierungspotenziale eindeutig identifiziert und anschließend in einem Soll-Prozess eingearbeitet werden. Durch weitere Analysen und Prozesssimulationen lässt sich der Soll-Prozess auf Herz und Niere testen, bevor er zum neuen Ist-Prozess wird.

Mit Variantenanalyse und Konformitätsprüfung
Optimierungspotenziale ermitteln

Als Grundlage der Prozessoptimierung dient die Variantenanalyse. Sie ermöglicht den einfachen Vergleich mehrerer Prozessvarianten und somit die Aufdeckung von prozessualen Unterschieden. Denn Prozessergebnisse weichen in der Realität oft voneinander ab und sind selten identisch – doch warum? Warum dauert ein Prozessdurchlauf zwei Minuten, die Bearbeitung einer anderen Prozessinstanz jedoch zwei Monate? Warum ist der eine Sales-Mitarbeiter erfolgreicher als seine Kollegen? Warum dauern manche Prozesse im Sommer länger als im Winter? Die Variantenanalyse mit BIC Process Mining liefert die passenden Antworten und hilft dabei, die Prozesse nicht nur besser zu verstehen, sondern auch die entscheidenden Faktoren zu identifizieren, die für einen erfolgreichen Prozessverlauf ausschlaggebend sind. So beinhalten Varianten mit einem positiven Ende möglicherweise einen gewissen Prozessschritt, zum Beispiel einen persönlichen Kontakt, der in den Varianten mit einem negativen Ende nicht vorkommt.

Als Optimierungsmaßnahme könnte dieser Prozessschritt dann im Standardprozess eingebaut werden. Eine weitere essenzielle Technik der Prozessanalyse ist die Überprüfung, ob alle Prozesse in Bezug auf die vorgeschriebenen Richtlinien konform ausgeführt werden. Die Konformitätsprüfung in BIC Process Mining unterstützt Sie dabei, Compliance-Regeln schnell und einfach zu prüfen und nicht Compliance-konforme Fälle zu entdecken. Dazu wird der tatsächliche Prozess und das bestehende Soll-Modell inklusive der dazugehörigen Regularien miteinander abgeglichen. Dort wo Abweichungen zu erkennen sind, sollten Sie einen standardisierten und unternehmensweit gültigen Prozess definieren, der dafür Sorge trägt, dass alle Compliance-Regelungen eingehalten werden. Dabei muss es sich nicht immer um eine bestimmte Aufgabe handeln, die als Regel am Prozess festgehalten wird, sondern kann zum Beispiel auch die Einbeziehung einer bestimmten Person oder die Bearbeitung von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge sein.

Prozess Simulation

„Was wäre, wenn…?”:
Simulationen mit BIC Process Mining

Nachdem mit der Variantenanalyse, der Konformitätsprüfung oder anderen Analysemöglichkeiten Prozesse identifiziert wurden, die optimiert werden sollen, können Unternehmen mit BIC Process Mining zunächst verschiedene Simulationsprozesse auf der Grundlage von BPMN-Modellen testen, bevor sie sie tatsächlich implementieren. Mit diesen Simulationen lassen sich Was-wäre-wenn-Szenarien beurteilen und die Auswirkungen potenzieller Änderungen von Kontextfaktoren und Eingriffen bewerten. So können Sie beispielsweise simulieren und analysieren, wie sich eine weitere Ressource auf den Prozesslauf auswirkt, ob durch eine Änderung neue Engpässe entstehen und wie sich der Prozess verhält, wenn mehr Anfragen gestellt werden. So finden Sie heraus, mit welcher Prozessänderung Sie zu den besten Ergebnissen kommen.

Customer Story:
Compliance erhöhen, Kundenprozesse optimieren und Millionen sparen

Der Schadensbearbeitungsprozess von Versicherungen kann mitunter von hoch individuellen Abläufen und vielen Schleifen betroffen sein. Dazu kommen interne Compliance-Abweichungen, die vermieden werden sollten. Eine große europäische Versicherung konnte durch Process Mining 1.800 Varianten eines Schadenbearbeitungsprozesses aufdecken – die auf dem Papier recht geradläufigen Prozesse stellten sich in Wirklichkeit als hoch-komplex und divers heraus. Mit Hilfe verschiedener Optimierungsverfahren wurde die Einhaltung von internen Richtlinien sichergestellt, der Kundenprozess vereinfacht und insgesamt 15 Millionen Euro eingespart.

Prozesse optimieren

BIC Process Mining in der Praxis:
So nutzen Sie die Vorteile der Prozessoptimierung

Mit BIC Process Mining erhalten Business-Analysten tiefe Einblicke in die Prozessvorgänge. Mit den zahlreichen Analysemöglichkeiten des Tools werden Ineffizienzen, Engpässe und Abweichungen schnell erkannt und passende Optimierungsmaßnahmen abgeleitet. Unternehmen profitieren davon in vielerlei Hinsicht.

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Effizienz & Produktivität steigern
Ineffizienzen können zu erheblich hohen Kosten, Unzufriedenheit auf Kunden- und Mitarbeiterseite sowie weniger Fortschritt führen. Um die Effizienz und Produktivität langfristig zu steigern, ist es daher essenziell, Ineffizienzen schnellstmöglich aufzudecken und die betroffenen Prozesse zu optimieren. Folgende Analyse-Aspekte sind dabei besonders wichtig:

  • Teure Aktivitäten identifizieren
  • Wiederholungen im Prozessfluss aufspüren
  • Gesamte Durchlaufzeit im Detail anschauen
  • Bottlenecks entdecken, die die Dauer des Prozesses verlängern
  • Übergänge zwischen Aktivitäten aufdecken, die sich durch eine besonders lange Wartezeit auszeichnen
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Qualität & Customer Experience verbessern
Kundenzufriedenheit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor und kann im globalen Wettbewerb entscheidend sein. Indem potenzielle Fehlerquellen erkannt, optimiert und bestenfalls vermieden werden, steigern Sie Ihre Qualität und erhöhen die positive Kundenwahrnehmung. Machen Sie sich bewusst, welche Punkte bei Kunden negativ auffallen könnten und filtern Sie diese bei Ihren Analysen heraus:

  • Lange Dauer des gesamten Prozesse
  • Lange Wartezeiten ohne regelmäßiges Feedback zum Fortschritt
  • Repetitive Aufgaben
  • Unübersichtliche, nicht nachvollziehbare Prozesse
  • Prozess-Schleifen
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Governance, Risk & Compliance unterstützen
In der Prozesslandschaft eines Unternehmens stellen Richtlinien einen immer wichtiger werdenden Faktor dar: Interne und externe Anforderungen und Regularien bestimmen, wie Prozesse ablaufen müssen. Mit BIC Process Mining stellen Sie sicher, dass alle Richtlinien in der Praxis auch eingehalten werden. Das Tool bietet Ihnen folgende Möglichkeiten, um unerwünschte bzw. unerlaubte Situationen und Vorgehen aufzudecken und zu optimieren:

  • Path-Filter: Wenden Sie den Path-Filter an und schauen Sie sich genau die Fälle an, die gegen externe oder interne Regelungen verstoßen.
  • Animation: Animieren Sie Ihre Prozessfälle und identifizieren Sie auf diese Weise, welche Fälle nicht dem gewünschten Vorgehen entsprechen.

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