Künstliche Intelligenz
im Prozessmanagement

Künstliche Intelligenz ist DIE Schlüsseltechnologie des 21. Jahrhunderts und aus unserem Alltag längst nicht mehr wegzudenken: Sprachassistenten, Navigationssysteme, Smart Home und Wettervorhersagen sind nur einige der unzähligen Beispiele. Auch im Business Process Management erregt künstliche Intelligenz zunehmend an Aufsehen und stattet Unternehmen mit ungeahnten Möglichkeiten für smartes, datengetriebenes und noch effizienteres Prozessmanagement aus.

Welche Vorteile ergeben sich durch KI-gestütztes Prozessmanagement?

Künstliche Intelligenz (KI) führt in vielen Lebens- und Arbeitsbereichen zu schnelleren Ergebnissen, einer besseren Entscheidungsfindung und höherer Qualität und Effizienz – so auch im Business Process Management (BPM). Ende der 1980er-Jahre trat BPM erstmalig in der Praxis auf und hat sich im Laufe der Zeit zum erfolgskritischen Managementinstrument gemausert. Inzwischen setzen Unternehmen jeder Größe und Branche BPM ein, um die Effizienz, Produktivität und Qualität ihrer betrieblichen Abläufe zu verbessern.
Mit dem Aufkommen und der rasanten Weiterentwicklung von künstlicher Intelligenz (KI) werden derzeit die Methoden und Möglichkeiten im Prozessmanagement grundlegend revolutioniert und maßgeblich erweitert. Dabei ist eins sicher: KI wird die Zukunft des Business Process Managements spürbar verändern und Unternehmen befähigen, ihre Prozessoptimierungs- und Transformationsziele noch schneller und effektiver zu erreichen.

Was ist künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz, auch artifizielle Intelligenz (engl. Artificial Intelligence), ist ein Teilgebiet der Informatik und beschäftigt sich mit der Entwicklung und Befähigung von Computersystemen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Dazu werden Algorithmen und Modelle entwickelt und in die Lage versetzt, aus Daten zu lernen, Muster zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und Probleme in einer Weise zu lösen, die die kognitiven Fähigkeiten des Menschen nachahmt. Typische Einsatzfelder umfassen Machine Learning, Natural Language Processing, Robotics oder Process Mining.

Einsatzfelder von künstlicher Intelligenz im Prozessmanagement

Mithilfe von KI können Prozessmanagement-Verantwortliche ein maximales Level an Effizienz und Mehrwerten für Ihr Geschäftsprozessmanagement erreichen – denn wenn es um die Verarbeitung von riesigen, komplexen Datenmengen und die Ableitung von entsprechenden Handlungsempfehlungen geht, sind die menschlichen Fähigkeiten irgendwann begrenzt. Künstliche Intelligenz lässt sich daher besonders gut in folgenden Bereichen einsetzen:

Prozesssimulation

Beispielsweise kann künstliche Intelligenz die Prozesssimulation unterstützen, indem diese historische Prozessdaten analysiert. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und Deep Learning können KI-Algorithmen Muster und Abhängigkeiten erkennen, die in den Prozessdaten enthalten sind, und diese in ein Simulationsmodell integrieren. Innerhalb dieses Simulationsmodells können dann verschiedene Szenarien und Prozessvarianten simuliert und getestet werden. Dadurch können Unternehmen KPIs wie Prozesskosten und Durchlaufzeiten sowie Bottlenecks kalkulieren und Auswirkungen von Prozessänderungen im Vorfeld abschätzen. Damit sehen sie auf einen Blick, wie lange die einzelnen Prozessschritte dauern, wo es im Prozess zu Verzögerungen kommt, wie oft ein Prozessschritt ausgeführt wird und was die einzelnen Schritte sowie der gesamte Prozess kostet. Durch Variation der Parameter können eine Vielzahl an Use Cases abgebildet werden, um ein optimales Setup zu entwickeln - ohne dabei echte Ressourcen einzusetzen. Dank KI können insbesondere komplexe Zusammenhänge und Interaktionen zwischen verschiedenen Prozessvariablen modelliert werden und so zu einem besseren Verständnis beitragen. Insgesamt können Unternehmen dadurch ihre Prozesse besser verstehen, Risiken und Chancen identifizieren und fundierte Entscheidungen treffen.

Prozesssimulation mit KI
Process Mining mit KI

Process Mining

Auch in Hinblick auf Process Mining kann künstliche Intelligenz die Analyse, Visualisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen unterstützen. Ein mögliches Einsatzfeld umfasst beispielsweise die automatisierte Prozesserkennung: Hierbei kann die KI dazu beitragen, Prozesse automatisch zu identifizieren und zu modellieren, indem Daten aus einer Vielzahl an Quellsystemen (z.B. CRM- oder ERP-Systemen) analysiert werden. Anhand von sogenannten Logdaten oder Ereignisprotokollen dieser Daten kann die KI Muster und Zusammenhänge erkennen, um den Prozessfluss zu visualisieren und die einzelnen Schritte zu identifizieren.
Auf Basis dieser Daten kann die KI zudem Abweichungen von den definierten Prozessen erkennen, indem ungewöhnliche Aktivitäten, Verzögerungen oder Fehler aufgedeckt werden. Dies ermöglicht Unternehmen, potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu beheben. Neben diesen Prozessabweichungen kann die KI auch Schwachstellen, Redundanzen und Engpässe in den Geschäftsprozessen entdecken und Vorschläge zur Prozessoptimierung geben.
Der große Vorteil an KI-gestütztem Process Mining ist, dass die Prozesse nicht nur nach Prozessende analysiert, sondern bereits im Vorfeld - in Echtzeit - überwacht werden können. Mithilfe dieser Echtzeit-Überwachung können Unternehmen aktuelle Informationen über den Prozessstatus erhalten und bei Bedarf sofort eingreifen, um frühzeitig Probleme zu lösen oder Chancen zu nutzen.

Prozessautomatisierung

Auch im Bereich der Prozessautomatisierung spielt das Thema künstliche Intelligenz eine immer wichtigere Rolle. Sogenannte Software-Bots lassen sich so programmieren, dass sie manuelle, repetitive und regelbasierte Arbeitsabläufe anhand einer festgelegten Abfolge automatisch abarbeiten. Die digitalen Roboter übernehmen dabei selbstständig Aufgaben, die sonst ein Mitarbeiter erledigt – und tragen somit dazu bei, die einzelnen Prozesse deutlich schneller, kostengünstiger und weniger fehleranfällig zu gestalten. Gleichzeitig ermöglicht es den Mitarbeitern sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren und menschliche Ressourcen effektiver einzusetzen.
Urlaubsantrag einreichen, Rechnungseingang bearbeiten, Mitarbeiter-Onboarding vorbereiten, Bestellanfragen überprüfen – all diese Workflows lassen sich damit automatisieren. Durch immer neue Fortschritte und Entwicklungen auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens lassen sich aber nicht nur einfache, eindimensionale Prozesse, sondern auch komplexe End-to-End Prozesse mit mehreren Beteiligten, involvierten Abteilungen und diversen Systemen automatisieren, die zuvor menschliche Intelligenz erforderten.

Prozessautomatisierung mit KI
Intelligent Decision-Making mit KI

Intelligent Decision-Making

Nur wenige Mitarbeiter sind mit der Art und Weise zufrieden, wie in ihrem Unternehmen Entscheidungen getroffen werden. Denn große Entscheidungen sind oft zeitaufwendig und mit vielen Stakeholdern verbunden. KI kann komplexe Entscheidungsprozesse unterstützen, indem sie umfangreiche Informationen bereitstellt, alternative Szenarien simuliert oder optimale Entscheidungen vorschlägt. Dazu verarbeitet sie strukturierte und unstrukturierte Daten aus internen und externen Quellen und extrahiert alle notwendigen Informationen, um Muster zu erkennen, die für die Entscheidungsfindung relevant sind. Dies ermöglicht den Entscheidungsträgern, besser informierte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Risiken oder Auswirkungen zu berücksichtigen. Es ist sogar möglich Prozessentscheidungen mithilfe einer KI zu automatisieren, ohne dass weitere menschliche Interventionen erforderlich sind. Basierend auf den vordefinierten Regeln, Mustern oder Algorithmen kann die KI eigenständig Entscheidungen treffen und Aktionen auslösen. Die Folge: Weniger Fehler und eine schnellere Entscheidungsfindung.

Predictive Analytics

Ein weiteres Anwendungsfeld der KI umfasst Prozess- und Risikovorhersagen. Hierzu werden historische Daten über den Prozessverlauf und -ergebnisse gesammelt und analysiert, um Muster und Trends zu erkennen. Diese Informationen werden anschließend genutzt, um Vorhersagen darüber zu treffen, wie der Prozess in Zukunft ablaufen wird. Dadurch können Unternehmen beispielsweise frühzeitig Engpässe erkennen und gegensteuern, um Verzögerungen im Prozessablauf zu vermeiden. Zudem ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Veränderungen im Markt und in der Nachfrage zu reagieren und ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Insgesamt ermöglicht die KI damit eine proaktive und vorausschauende Vorgehensweise. Typische Beispiele umfassen:

  • Aufdeckung von Kreditrisiken und betrügerischen Tätigkeiten im Finanz- und Versicherungsbereich.
  • Ermittlung von Preisstrategien, voraussichtlichen Absatzmengen und optimalen Lagerbeständen im Supply Chain Management.
  • Vorhersage, wann Maschinen gewartet oder ausgetauscht werden müssen.
  • Analysen zur Identifikation potenzieller Bewerber, zur Verringerung der Mitarbeiterfluktuation und zur Steigerung des Mitarbeiterengagements.
  • Erkennung von unzufriedenen Kunden, um frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Predictive Analytics mit KI

Gut zu wissen!

Überprüfen Sie regelmäßig die Qualität und Verfügbarkeit Ihrer Daten. KI-Systeme benötigen hochwertige Daten, um effektiv zu funktionieren. Gewährleisten Sie, dass die Daten sauber, gut strukturiert und ausreichend sind, um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern. Beachten Sie außerdem alle rechtlichen Bestimmungen und stellen Sie den Datenschutz Ihrer Mitarbeiter und Kunden sicher.

Die Vorteile von KI-gestütztem Prozessmanagement

Wachstum Icon

Gesteigerte Produktivität
Mithilfe von KI-Technologien können Geschäftsprozesse um ein Vielfaches optimiert werden, indem wiederkehrende, zeitaufwendige Aufgaben automatisiert werden. Dadurch werden Mitarbeiter von diesen Tätigkeiten entlastet und können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.

Qualität Icon

Erhöhte Qualität
Künstliche Intelligenz kann eine höhere Genauigkeit und Qualität in den Geschäftsprozessen gewährleisten. Denn durch die Reduzierung menschlicher Fehler und die Anwendung von präzisen Algorithmen werden Prozesse zuverlässiger und konsistenter ausgeführt.

Echtzeit-Entscheidungen
KI ermöglicht die sofortige Analyse von realen Daten auf deren Basis Entscheidungen in Echtzeit getroffen werden können. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die schnell auf sich ändernde Bedingungen und Kundenanforderungen reagieren müssen.

process intelligence icon

Volle Objektivität
Im Gegensatz zu einem Menschen, kann eine KI nicht nur eine begrenzte Anzahl an Informationen, sondern alle verfügbaren Informationen berücksichtigen. Diese Informationsgrundlage kann die KI außerdem völlig unvoreingenommen und unabhängig von persönlichen Erfahrungen und Emotionen analysieren.

Umfassende Datenanalyse
KI gewährleistet eine fortschrittliche Datenanalyse und -verarbeitung, indem sie große Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten analysiert, Muster und Zusammenhänge erkennt sowie präzise Vorhersagen trifft. Dies führt zu fundierten Entscheidungen und einer verbesserten Datenbasis für das Prozessmanagement.

Corporate Governance Icon

Effektives Risikomanagement
KI kann dazu beitragen, Risiken in Geschäftsprozessen rechtzeitig zu erkennen und zu minimieren, indem Abweichungen und Anomalien in den Daten erkannt werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, proaktiv zu handeln und Probleme frühzeitig anzugehen, um finanzielle oder operative Schäden zu vermeiden.

Die Zukunft von künstlicher Intelligenz im BPM-Umfeld

Eines ist sicher: Kein Unternehmen kann die Augen langfristig vor KI verschließen. Denn das Potential von künstlicher Intelligenz für das Prozessmanagement ist groß und das Ende der Fahnenstange noch lange nicht erreicht. Laut Prognosen des McKinsey Global Institute (MGI) wird der künstlichen Intelligenz sogar ein höheres Potential als der Dampfmaschine zugesprochen. Ferner wird prognostiziert, dass KI das globale Bruttoinlandsprodukt (BIP) bis 2030 zusätzlich um durchschnittlich 1,2 Prozentpunkte pro Jahr steigern könnte.
Die stetige Weiterentwicklung der KI-Technologien und die zunehmend zugänglichere, intuitive Nutzungsmöglichkeit sprechen dafür, dass immer mehr Unternehmen auf KI-gestütztes Prozessmanagement setzen werden. Gleichwohl wird künstliche Intelligenz die menschliche Expertise und ihr Urteilsvermögen nicht vollständig ersetzen, sondern eine leistungsstarke Kombination darstellen, um sich langfristig erfolgreich am Markt zu positionieren.

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