Guía del diagrama de flujo

El diagrama de flujo es uno de los diagramas más utilizados para representar un proceso o flujo de trabajo. Los diagramas de flujo describen un proceso con una secuencia fija de procesos de trabajo. Así, paso a paso, se presentan procesos complejos de forma sencilla.

Captura de pantalla de la notación del diagrama de flujo | GBTEC

El nacimiento de los diagramas de flujo

Los primeros diagramas de flujo se documentaron ya en 1921. Dos ingenieros industriales de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) presentaron un diagrama de procesos basado en gráficos: el diagrama de flujo conocido hoy en día. El uso del diagrama creció de forma constante, de modo que en 1947 se crearon los primeros "sistemas de conjuntos de símbolos" con diagramas de procesos para los diagramas de flujo. Con el tiempo, se estableció una simbología común para crear este tipo de diagramas, que continúa hasta hoy. Un siglo después de su creación, el diagrama de flujo sigue siendo un método popular para crear descripciones de procesos y definir tareas.

Símbolos del diagrama de flujo

Los diagramas de flujo especifican diversas formas y elementos que se utilizan para representar visualmente los flujos de trabajo. Para las personas no familiarizadas con el tema, el uso de las distintas formas puede parecer arbitrario, a primera vista, pero todos los símbolos representan componentes muy específicos de un proceso. Mientras que los diagramas de flujo detallados, como el diagrama de flujo del programa (PAP), requieren un gran número de símbolos, los procesos empresariales sencillos pueden describirse con sólo un puñado de formas. Las herramientas de modelado especializadas, como BIC Process Design, disponen de una amplia selección de símbolos y permiten crear diagramas de flujo con facilidad y rapidez. A diferencia de aplicaciones como Excel, PowerPoint o Word, que requieren una configuración manual de los diagramas de flujo de los procesos, las soluciones de software de modelado de procesos profesionales proporcionan plantillas adecuadas para un rápido modelado de los procesos. En BIC Process Design, por ejemplo, los diagramas de flujo pueden crearse simplemente arrastrando y soltando el símbolo seleccionado de la paleta de símbolos a la ubicación deseada en el editor.

A continuación encontrará un resumen de las formas más comunes, así como ejemplos adecuados para una mejor ilustración:

Start and end symbol in flow chart notation

Símbolo de inicio y final
El óvalo representa el inicio o el final de un proceso (por ejemplo, se ha recibido la factura).

Flow chart symbols for documents and data

Símbolo de datos (Entrada/Salida)
Puede utilizarse para mostrar los recursos o datos utilizados o generados (por ejemplo, la base de datos de clientes).

Activity symbol in flow chart notation

Símbolo de proceso/actividad
El rectángulo representa un paso del proceso (por ejemplo, comprobar la factura).

Arrow in flow chart notation

Línea de flujo
Todos los elementos del flujo están conectados entre sí y determinan el orden cronológico de las etapas del proceso.

Decision symbol in flow chart notation

Símbolo de decisión
El rombo muestra una operación condicional que determina cuál de los dos caminos tomará el flujo del diagrama (por ejemplo, ¿factura pagada? - sí/no).

Los formularios descritos anteriormente sirven para estructurar los procesos de manera uniforme y garantizar una comprensión común del proceso. Dependiendo del objetivo y el alcance del diagrama, se pueden utilizar símbolos adicionales, así como formas no estándar. En la práctica, sin embargo, hay que evitar el uso excesivo de símbolos no estandarizados y garantizar el uso continuo de los formularios para mantener la uniformidad y la comprensión del proceso.

Tipos de diagramas de flujo

Debido a la versatilidad de sus usos, existen diferentes tipos de diagramas de flujo.
Veamos con más detalle los tres tipos de diagramas más comunes:

Screenshot superior flowchart

Diagrama de nivel superior
Con el diagrama de nivel superior, la atención se centra en el flujo del proceso con una dirección uniforme. El principio y el final están claramente definidos. Los pasos individuales se representan con diferentes formas y campos. El llamado diagrama de nivel inferior muestra una visión general básica de un proceso empresarial, pero también puede incluir subpasos o resultados intermedios.

swimlane flowchart

Diagrama de carriles o deflujo de funciones cruzadas
Aquí, los pasos del proceso se dividen en columnas categorizadas. Las columnas, también denominadas carriles, suelen estar subdivididas por función, departamento y fase del proceso. Según el uso, esta representación es útil para distinguir las afiliaciones y los requisitos más rápidamente.

BPMN 2.0

Business Process Model and Notation (BPMN)
El clásico para la representación de los procesos empresariales: BPMN se considera un lenguaje de modelado reconocido en la gestión de procesos. Hay varias convenciones y mejores prácticas que se especifican. El método de representación se basa en el diagrama de flujo, pero sólo se utiliza para los procesos empresariales. Puede encontrar más información sobre BPMN aquí

Lista de comprobación para crear su diagrama de flujo

Al modelar los flujos de los procesos mediante diagramas de flujo, deben observarse las siguientes reglas de modelado:

  • Hay un evento de inicio y otro de finalización
  • Todos los símbolos están claramente etiquetados
  • La secuencia se muestra de forma fluida: de arriba a abajo o de izquierda a derecha
  • Las flechas (de conexión) no se cruzan entre sí
  • Todas las decisiones tienen al menos dos resultados (por ejemplo, sí/no)
  • Todas las actividades se describen con un sustantivo y un verbo (por ejemplo, comprobar la factura)

Ventajas del uso de diagramas de flujo

El uso de diagramas de flujo para ilustrar los flujos de trabajo tiene numerosas ventajas, especialmente para las empresas con procesos complejos:

  • Representación comprensible de los flujos de trabajo actuales
  • Posibilidad de supervisar los procesos o recoger datos
  • Análisis de los procesos e identificación de los potenciales de mejora
  • Creación de un entendimiento común de los procesos
  • Visión general de toda la información, documentos y recursos de un proceso
  • Integración de la gestión de calidad, los documentos y los riesgos
Flowchart Tool

¿Qué herramientas puedo utilizar para crear un diagrama de flujo?

Mientras que las primeras representaciones del proceso, por ejemplo en las clases de informática, suelen seguir configurándose manualmente mediante tablas en Word, Excel o PowerPoint, las empresas utilizan en gran medida herramientas especiales para ello. Aquí hay que distinguir entre las herramientas de diagrama de flujo gratuitas y un software profesional como BIC Process Design. Las herramientas de modelado como BIC Process Design permiten visualizar procesos complejos de forma rápida y sencilla con la ayuda de una amplia selección de tipos de diagramas y símbolos, así como de una interfaz de usuario intuitiva. Las comprobaciones de conformidad integradas garantizan una representación coherente y detectan los errores en la cadena de procesos de forma independiente. Operaciones como insertar, modificar, formatear o eliminar objetos se realizan con un sólo clic. Con el portal integrado, todos los participantes tienen acceso a los procesos publicados y son informados automáticamente por el sistema en caso de cambios en los procesos. Las funciones de colaboración permiten un fácil intercambio entre los participantes del proceso y apoyan un proceso de mejora continua. Esto se ve reforzado además por informes y análisis preconfigurados que revelan de forma fiable los puntos débiles y el potencial de optimización. Los flujos de trabajo de gobierno automatizados y una gestión integrada de documentos y riesgos garantizan un control completo y conforme a la normativa de sus flujos de procesos.

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