¿Qué es la Minería de Procesos?
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Introducción a
la Minería de Procesos

La transformación digital y la rápida evolución de las expectativas de los clientes están obligando a las organizaciones a ajustar constantemente sus procesos de negocio. Como resultado, a menudo se violan las normas de cumplimiento y  soluciones provisionales bien intencionadas para hacer frente a las excepciones, se convierten en la norma. Mejorar los procesos basándose exclusivamente en los modelos de procesos documentados es, por consiguiente, difícil de lograr.

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¿Qué es la Minería de Procesos y como funciona?

La Minería de Procesos es una disciplina relativamente joven y, en términos simplificados, un enfoque de gestión de procesos basado en datos. A pesar de su corta edad, los beneficios y potenciales asociados a ella son ampliamente aceptados en todos los sectores y por empresas de todos los tamaños. En especial, desde el Manifiesto sobre la Minería de Procesos, publicado por los principales expertos académicos en este campo en 2011, la conciencia mundial sobre esta joven disciplina orientada a los procesos está en constante aumento. Las organizaciones que ya han aplicado herramientas de minería de procesos reportan una mayor comprensión de su mapa de procesos como nunca antes se había visto. Pero, ¿cómo se logran estos resultados? 

Las organizaciones de hoy en día dependen de diversos sistemas de información para apoyar sus operaciones comerciales. Ya sea un sistema ERP para rastrear los procesos de producción o un sistema CRM para coordinar los procesos de ventas y servicio al cliente. Hoy en día, casi no hay ningún proceso de negocios que no esté apoyado por al menos un sistema de TI. Estos sistemas recogen constantemente grandes cantidades de datos, por ejemplo, cada vez que se da una orden de compra o se presta un servicio. Es lo que se llama huellas digitales del proceso empresarial.

En una organización típica esto lleva a que se registren miles de eventos cada día. Información invaluable, a la espera de ser utilizada. Y aquí es exactamente donde la minería de procesos entra en juego. Utiliza los datos recogidos por los sistemas informáticos, los llamados registros de eventos, para un análisis profundo de los procesos. A diferencia de los enfoques más tradicionales de la inteligencia de negocios, no sólo revela los puntos débiles, sino que también permite al usuario indagar en el "por qué" algo salió mal. Con la ayuda de los instrumentos de minería de procesos, las organizaciones pueden abandonar el enfoque "basado en la confianza" de la gestión de procesos empresariales (BPM) y avanzar hacia un enfoque "basado en los datos", basando sus acciones de cambio en datos en tiempo real. 

Las cuatro principales técnicas de minería de procesos

La minería de procesos permite a las organizaciones monitorear, analizar y mejorar sus procesos de negocios con enorme precisión. La ejecución real de los procesos se visualiza fácilmente, haciendo aún más sencillo el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) cruciales. Sus diferentes técnicas se centran entorno al registro de eventos y se pueden agrupar en cuatro áreas principales:

  1. En primer lugar, está el descubrimiento automatizado de procesos. Éste utiliza datos de eventos para diseñar autónomamente un modelo de proceso. Esta denominada ingeniería inversa de modelos actuales o "as-is", ayuda a establecer una comprensión basada en hechos del flujo de trabajo del proceso y es la base de cualquier análisis ulterior. Además, en el nuevo modelo de proceso también se puede visualizar la red de relaciones subyacente, mostrando todos los recursos que intervienen en las diferentes etapas del proceso.
  2. La segunda técnica se denomina verificación de conformidad. Utiliza el modelo creado por la función de descubrimiento del proceso y comprueba su conformidad con un conjunto determinado de reglas. El objetivo es analizar si el proceso registrado en base a los registros de eventos se adhiere a un comportamiento predefinido, por ejemplo, un modelo de proceso determinado o un conjunto de reglas de conformidad. Un ejemplo común de esa regla de cumplimiento es el "principio de los cuatro ojos" que se utiliza a menudo en los procesos de compra.
  3. En tercer lugar, los programas informáticos de minería de procesos permiten a las organizaciones comparar fácilmente dos o más versiones de un proceso comercial mediante el análisis de variantes. Para ello, el registro de eventos suele dividirse en dos conjuntos principales de variantes, uno centrado en los casos con un resultado positivo y el otro en los casos con un resultado desfavorable. Esto permite a las organizaciones analizar en detalle las diferencias de los flujos de trabajo y obtener ideas de mejora basadas en los datos.
  4. Por último, está la función de extracción de resultados. Esta técnica se centra en los hallazgos estadísticos sobre el rendimiento del proceso para, en última instancia, crear una comprensión profunda del flujo de trabajo subyacente. El resultado es un modelo de proceso mejorado que pone claramente de relieve los cuellos de botella, las redundancias, los tiempos de espera y los bucles del proceso. Esta técnica es fundamental para detectar iniciativas como por ejemplo, el análisis de las causas originarias y las iniciativas de mejora de procesos y resolver asi, las ineficiencias en todo el flujo de procesos.
technicas de minería de procesos

La pieza central de la minería de procesos: Los registros de eventos

Como ya se ha mencionado, el software de minería de procesos utiliza los datos extraídos de los sistemas informáticos de apoyo, los registros de eventos o "event logs". Por consiguiente es fundamental, para el éxito de esa aplicación o proyecto, que la identificación y la recopilación de los datos se realicen de manera adecuada. Inicialmente, es necesario identificar todos los sistemas informáticos que se utilizan para ejecutar un proceso. Algunos procesos pueden ser apoyados por un solo sistema mientras que otros dependen de varias soluciones de software diferentes. Los procesos y un entorno de TI ya existentes, por ejemplo, pueden ayudar a acelerar este paso. 
Posteriormente, los datos deben transferirse al software. Para una solución permanente, se puede implementar un conector automatizado que asegure un flujo constante de información entre los dos sistemas. Al igual que en la minería de datos, el algoritmo del software analiza y agrupa los eventos de datos individuales y crea una visión integral de la ejecución del proceso. Para ello, es necesario que cada registro de evento consista en al menos un identificador de caso claramente definible, una marca de tiempo y una definición de tarea. Por supuesto, en el registro de eventos se puede incluir información adicional, como recursos, costos y otras descripciones, para apoyar análisis más detallados. Tanto el "performance mining" como el análisis de variantes se benefician de atributos adicionales.

Caso ID Registro de hora Actividad Recurso Objetivo del préstamo Cantidad solicitada Cantidad ofrecida
C001 18-04-2020:10:00:02 Verificar integridad Sue Préstamo 100.000 -
C001 19-04-2020:11:15:12 Comprobar historial crediticio Sue Préstamo 100.000 -
C001 19-04-2020:15:09:00 Calcular nivel de riesgo Bob Préstamo 100.000 -
C001 20-04-2020:09:13:34 Realizar oferta Mike Préstamo 100.000 70.000
C001 25-04-2020:09:00:03 Realizar oferta Mike Préstamo 100.000 80.000
C002 20-04-2020:09:20:00 Verificar integridad Sue Coche 15.000 -
C002 20-04-2020:09:23:06 Comprobar historial crediticio Sue Coche 15.000 -
C002 22-04-2020:10:09:01 Calcular nivel de riesgo Elsa Coche 15.000  
C002 24-04-2020:08:35:03 Rechazar solicitud Elsa Coche 15.000  

En este punto podría preguntarse: "¿Y si todavía estamos usando sistemas heredados? ¿Es la calidad de nuestros datos lo suficientemente buena?". La respuesta simple es que es posible obtener datos de casi cualquier sistema empresarial, así como de soluciones especializadas verticalmente. Y usted no es el único. Muchas organizaciones siguen confiando en sistemas heredados. Por lo tanto, ¡la minería de procesos se puede aplicar igualmente! Aunque es recomendable el incluir tanto a los expertos de datos internos como a los expertos del proveedor para determinar la calidad de los datos y los siguientes pasos a seguir.

Principales beneficios de la minería de procesos

Después de hablar de lo que es la minería de procesos y cómo se ejecuta, es importante ahora aclarar el "por qué"... ¿Por qué debe implementarse? Hay numerosas razones y casos de uso para el software de minería de procesos. Las razones más importantes son que crea una enorme transparencia y permite a las organizaciones supervisar los indicadores clave de rendimiento, comprobar la conformidad de los procesos y mucho más, proporcionando apoyo operacional para tomar mejores decisiones relacionadas con los procesos. Tanto si ya tiene una gestión de procesos empresariales establecida en su organización, como si está empezando su viaje de gestión de procesos o de transformación digital, la minería de procesos puede apoyar su iniciativa. Puede iniciarse en el BPMN rápidamente gracias al descubrimiento automatizado de procesos de negocio. Además, permite a las empresas comprender plenamente sus procesos y, por lo tanto, apoya muchas medidas, especialmente digitales, como:

  • Ciclo de mejora continua de procesos: Comprenda realmente sus procesos empresariales e implemente acciones de cambio basadas en datos en tiempo real.
  • Aumento de la eficiencia de los procesos: Analice los cuellos de botella, los bucles de procesos y las redundancias más comunes, que de otra manera no serían detectadas. 
  • Automatización de procesos / RPA: Detecte y evalúe las oportunidades de RPA, acelerando sus iniciativas de automatización.
  • Mejora de la satisfacción del cliente: Reduzca los tiempos de espera innecesarios, las repeticiones y mejore la experiencia de cliente.
  • Apoyo a su gestión de GRC: Utilice la verificación de conformidad para analizar si sus procesos cumplen con todas las normas y reglamentos necesarios. Identifique rápidamente los casos de incumplimiento.
  • Aumento de la agilidad: Identifique los flujos de procesos que son más eficientes que la "corriente principal" y póngalos en marcha en toda la empresa.
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La herramienta de su elección - BIC Process Mining de Apromore

BIC Process Mining de Apromore es un software de minería de procesos potente y fácil de usar, que ofrece a sus usuarios una amplia gama de técnicas de análisis. Basado en el algoritmo líder mundial Split Miner, la herramienta detecta pasos de procesos paralelos, permitiendo al usuario cambiar sin problemas entre el mapa de procesos y el modelo BPMN 2.0. Los largos ciclos de tiempo, los cuellos de botella, los bucles y los procesos propensos a errores se identifican con facilidad. El cuadro de mando integral y personalizable permite a los analistas de negocios evaluar los flujos de trabajo de los procesos y facilita la participación de la alta dirección y los ejecutivos en el proceso de mejora. 

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