Sistema de control interno (SCI)

El control interno consiste en los procesos necesarios para evaluar los riesgos que pueden ser perjudiciales para una organización y evitarlos mediante la adhesión a un conjunto de normas. La incorporación de un software de control interno en una organización es fundamental para el cumplimiento de la normativa aplicable internacionalmente (por ejemplo, el marco COSO) o leyes nacionales (por ejemplo, MaRisk en Alemania).

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¿Cómo añade valor un sistema de control interno?

Los controles en los que se basa un sistema de control interno ayudan a las organizaciones a mantener el rendimiento o un estado de cosas dentro de un rango esperado, permitido o aceptado. Los controles que se crean dentro de un proceso son de naturaleza interna y se basan en una combinación de componentes, que van desde el entorno social que afecta al comportamiento de los empleados hasta las normas, los métodos y otra información esencial. La estructura del control interno describe cuáles de estos componentes están incluidos en los controles. Este plan es una garantía importante para que los esfuerzos de la empresa vayan dirigidos al cumplimiento de objetivos en términos de políticas, procesos y límites de autorización.

Los controles internos pueden extenderse también a los controles interempresariales, como controles de la información financiera, informáticos, de cumplimiento y de exportación y aduanas (ECC). Dado que estos ámbitos son de naturaleza muy diferente, la supervisión debe configurarse individualmente para ajustarse al propósito específico. Sin embargo, el enfoque para cada una de estas disciplinas es el mismo:

Identificar los riesgos: Descubrir posibles errores en el proceso empresarial.
Elegir los controles adecuados: Definir los mecanismos de supervisión para evitar los riesgos.
Anclar los controles en el proceso: Informar sobre el proceso y los controles mediante una comunicación activa.
Documentar las acciones: Recoger pruebas a prueba de auditoría de la ejecución real y la documentación de los controles.
Validar los controles: Comprobar y asegurar que los controles se mantienen.
Comprobar la eficacia: Comprobar periódicamente la eficacia del diseño y del funcionamiento.

El ciclo de control interno

El ciclo del control interno describe las seis etapas que utiliza el control interno de una organización para examinar las medidas de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento. Además, es la base para iniciar medidas de mejora. Las tareas, competencias y responsabilidades de los participantes en el proceso se definen de manera transparente para cada una de las fases. La primera etapa del control interno es la (1) alcance, en la que se identifican y delimitan los procesos de una organización. El objetivo del alcance es evaluar cualitativa y cuantitativamente los procesos en función de su impacto potencial y establecer ritmos de revisión. A continuación se procede a la (2) identificación del control de riesgos, en la que se establece una matriz de control de riesgos para asegurarse de que todos los riesgos de los procesos están cubiertos por controles clave. Con la (3) evaluación-control-diseño, el control interno examina la adecuación de los controles clave, es decir, si un control definido es idóneo para reducir o evitar el correspondiente riesgo en el proceso. Durante la (4) etapa de prueba, el control interno determina si un control es factible, razonable y efectivo de acuerdo con las especificaciones predefinidas. Las (5) medidas de optimización pueden derivarse de las etapas anteriores. Tanto la eficacia como la idoneidad de los controles se examinan críticamente y se definen los requisitos de optimización de manera que los controles puedan soportar un examen futuro. Con la (6) reevaluación de las pruebas anteriores se garantiza una mayor eficacia y adecuación. Dado que los procesos de una organización están sujetos a cambios constantes, un control interno eficaz debe reiniciarse regularmente con la puntuación y volver a recorrer todo el ciclo.

El marco COSO - el estándar de referencia para los controles internos

El marco COSO (Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) constituye la base común de los controles internos de las organizaciones. Este marco, reconocido internacionalmente, describe la regulación de la presentación de informes financieros. El cumplimiento de las directrices COSO, que verifican la eficacia de la presentación de informes financieros de una empresa, se exige por ley en muchos países del mundo (por ejemplo, la SOX en los Estados Unidos). El actual marco de "gestión del riesgo empresarial" contiene los siguientes elementos: gobierno y cultura, estrategia y objetivos, rendimiento, control, revisión e información, comunicación y presentación de informes.

ics internal control system — Fuente: Committee of Sponsoring organizations of the treadway commission, 2017 Enterprise Risk Management – Integrated Framework

SCI como base segura para revisiones y auditorías internas

Las medidas de control establecidas para revisiones y auditorías internas tienen por objeto mejorar continuamente los procesos comerciales, haciéndolos más transparentes y definiendo acciones preventivas contra actos malintencionados. Con el control interno como base, la revisión interna organiza sus flujos de trabajo de conformidad en función de las normativas (por ejemplo, MaRisk en Alemania) y los requisitos de la organización. De esta manera, la revisión interna obtiene una visión general de las áreas de negocio críticas, así como de las infraestructuras, y puede satisfacer sistemáticamente controles de cumplimiento específicos.

¿Qué hay que tener en cuenta en un sistema de control interno?

Como parte de la implementación, los desafíos más relevantes deben ser considerados en una etapa temprana para asegurar el éxito:

Encontrar el equilibrio adecuado entre las normas vinculantes a nivel mundial
Lograr un nivel de control adecuado mediante la mejora de los procesos en el caso de las entidades jurídicas más pequeñas con requisitos demasiado numerosos y complejos.
Asignar y distribuir suficientes recursos en toda la organización.
Respetar la segregación de funciones en las organizaciones más pequeñas en las que un solo empleado es responsable de realizar múltiples tareas en un proceso crítico.

Cumplir las expectativas de la dirección manteniendo la participación de los gerentes de primera línea a un nivel razonable.
Garantizar que su marco de trabajo se aplique de forma coherente en todas las entidades afiliadas, independientemente de su tamaño y cultura.
Desarrollar el nivel de madurez de los controles internos sin perder a los gerentes de primera línea o a la dirección.
Establecer el SCI como un facilitador del negocio en lugar de una carga necesaria.

¿Qué ventajas aporta un software de SCI?

Nuestro software de SCI permite el desarrollo de un sistema de gestión eficiente y preparado para el futuro. Todos los contenidos e interrelaciones de los controles se encuentran en un único punto de verdad en BIC Internal Control.

Elimine los posibles problemas de los controles gestionando sus puntos débiles de forma centralizada y supervisando su progreso.
Integre todos los propietarios de los controles de forma eficiente en un proceso impulsado por el flujo de trabajo.
Defina objetivos de control genéricos y centrales (es decir, controles clave) y adáptelos localmente (por ejemplo, mediante modificaciones o más detalles).
Mapee los controles a nivel de empresa a través de cuestionarios que pueden ser modificados individualmente por los usuarios de negocio y enviados ad hoc con diferentes consultas a las distintas áreas de negocio.
Combine varios enfoques de evaluación a través de diferentes empresas o unidades de negocio.
Gestione y distribuya los controles de fin de año de forma automática cuando se inicie la fase de pruebas.
Verifique los controles con problemas resueltos inmediatamente mediante pruebas de efectividad.

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