¿Qué es BPM? Definición y aplicaciones

Los procesos empresariales son el corazón de toda organización. Sólo si funcionan bien, una empresa puede tener éxito a largo plazo y mantener sus objetivos. La gestión de procesos empresariales es la base para optimizar continuamente los procesos y llevar a las empresas a la automatización y digitalización total.

¿Para que sirve Business Process Management?

El término Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio representa un método para diseñar, ejecutar, analizar y mejorar continuamente los procesos de una organización orientado a objetivos. Para representar gráficamente los procesos de la empresa de forma clara, se pueden utilizar notaciones gráficas como la Cadena de Procesos impulsada por Eventos (EPC) o el Business Process Model and Notation (BPMN), que constituyen la base para una gestión profesional de los procesos empresariales. El lenguaje de modelado BPMN 2.0 es actualmente un estándar ampliamente utilizado para el modelado de procesos de negocio. La pregunta central, "¿quién hace qué, cuándo y con qué?", puede responderse fácilmente con BPM porque incluye en el análisis todas las áreas de una organización, desde los empleados hasta los sistemas, pasando por los clientes, proveedores y socios. Con BPM, todos los procesos pueden ser definidos y los diferentes procesos de negocio pueden ser reflejados de forma transparente. El objetivo de este concepto es utilizar toda la información sobre los procesos de la empresa y alinearlos con la consecución de los objetivos empresariales. Sólo quienes conocen sus procesos de principio a fin y su funcionamiento pueden también optimizarlos, adaptarlos específicamente a las necesidades de los clientes y, en consecuencia, alcanzar sus objetivos empresariales con mayor rapidez y eficacia. Dado que los procesos y los objetivos de la empresa cambian constantemente, la gestión de los procesos empresariales debe considerarse menos como un acontecimiento puntual y más como una actividad de mejora continua de los procesos.

¿Por qué es importante BPM para el éxito de una empresa?

Los procesos empresariales constituyen el núcleo de toda organización. Deben funcionar de forma óptima para que se cumplan los objetivos definidos y las empresas se distingan de sus competidores a largo plazo. Un sistema de gestión de procesos de negocio como base de la transformación digital es la clave del éxito: con una visión digital de todo el negocio, las empresas revisan y mejoran continuamente sus estructuras y procesos, identifican nuevos potenciales y áreas de negocio, y pueden utilizar la información obtenida para alinear sus ofertas con los deseos de sus clientes. De este modo, consiguen una total transparencia en todos los procesos, aumentan la velocidad de los procesos y refuerzan su flexibilidad mediante la automatización. Esta mejora de la comprensión y la optimización y automatización continuas de los procesos reduce considerablemente los errores y ahorra tiempo. Los nuevos retos y las tendencias del mercado en la industria, pueden dominarse de forma estructurada con un sistema BPM y establecerse como nuevos modelos de negocio. La gestión de los procesos de negocio representa la base elemental para una mayor productividad y eficiencia en la empresa y, en consecuencia, es indispensable para estar al día y seguir teniendo éxito en el mercado a largo plazo.

El ciclo de vida de BPM

Las fases de las distintas actividades de BPM pueden representarse en un bucle de control, que es un componente central de la gestión de procesos. Proporciona una visión detallada del panorama del proceso y revela el potencial de optimización. Dado que las empresas actúan de forma dinámica y reajustan continuamente sus propios procesos de negocio y objetivos para optimizarlos, las fases individuales de todo el ciclo de vida del BPM se ejecutan de forma repetitiva.

 

BPM ciclo de vida

1. Diseño
En un primer paso, se analizan los procesos ya existentes. Además, se definen ciertos objetivos que deben alcanzarse con la gestión del proceso empresarial.

2. Modelado
En la fase de modelado, la empresa selecciona nuevos procesos para describirlos individualmente según sus propios deseos y definir los procesos objetivo sobre esta base.

3. Ejecución
Los procesos empresariales modelados se registran y documentan. A continuación, se implementan en un modelo de proceso, se publican en el sistema informático interno y se ejecutan.

4. Control
En esta fase, los procesos se supervisan y analizan continuamente. Una comparación basada en datos de los procesos reales, con las especificaciones objetivo modeladas, revela el potencial de optimización. Sólo quien conoce con exactitud los potenciales y los puntos críticos de sus procesos puede derivar de ellos soluciones y medidas exactas y aplicarlas con eficacia.

5. Optimización
A partir de los conocimientos adquiridos, se llevan a cabo medidas de mejora en los procesos y se aplican las definiciones de objetivos. Con los conceptos clásicos de optimización de procesos, como Kaizen o Six Sigma, el objetivo principal es supervisar y mejorar continuamente los tiempos de producción, la eficiencia de los costes, las tasas de error y otras cifras clave, por ejemplo, automatizando o enlazando procesos.

Con los ajustes de los procesos, se inicia una nueva fase de diseño: el ciclo de vida de BPM se cierra y el bucle de control comienza de nuevo. Sólo si los procesos pasan por este bucle de control en su totalidad y se tienen en cuenta todas las fases del ciclo de vida completo, se puede medir el progreso y mejorar continuamente los procesos individuales.

Las ventajas de la gestión de procesos empresariales

Gracias al enfoque sistemático de la gestión de los procesos empresariales digitales y a la idea de la mejora continua, las empresas se benefician de una organización más eficaz y de otras muchas ventajas. 

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Automatización y optimización de los procesos empresariales
La fluidez de los procesos aumenta considerablemente la calidad del rendimiento de las operaciones. Con la automatización de los procesos, se reducen los plazos de los pasos individuales del proceso y se minimiza la necesidad de conocimientos y controles, lo que ahorra a las empresas un tiempo valioso cada día.

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Documentación transparente y consistente
de procesos End-to-End

Todos los procesos empresariales están claramente documentados en una herramienta centralizada, de modo que siempre está claro cómo se desarrollan los procesos y quién está trabajando en cada tarea. Esta transparencia en los procesos permite identificar el potencial de optimización y automatización en una fase temprana y aplicarlo de forma significativa.

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Gestión eficiente de workflows y
combinaciones de sistemas

Con BPM, las empresas diseñan, prueban, implementan y establecen interacciones entre las personas, los datos y los sistemas, incluso sin ser expertos en TI. Pueden establecer flujos de trabajo empresariales para facilitar la ejecución de los procesos y combinar diferentes sistemas.

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Control continuo y
análisis basado en datos

El seguimiento y la visualización continuos de los procesos en tiempo real es un requisito previo para su posterior optimización. Los datos generados permiten, por ejemplo, una comparación de los procesos objetivo con los reales, establecen valores medios y revelan posibles desviaciones.

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Cambio hacia una organización ágil y orientada a los procesos
Con la ayuda de una herramienta BPM, las empresas se centran en sus propios procesos y los anclan de forma integral en sus propias operaciones. De este modo, los procesos pueden alinearse sistemáticamente con los requisitos de los clientes y los objetivos de la organización y contribuir de forma significativa al éxito.

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Más transparencia gracias a la reducción de la complejidad de los sistemas y procesos
Si se reestructuran y digitalizan los pasos del proceso que antes eran manuales, suele reducirse también el número de personas implicadas, de modo que hay menos implicados en el proceso. Esto no sólo minimiza la complejidad del mapa del proceso, sino que también conduce a una mayor estabilidad y transparencia.

Automatización con Business Process Management

Además del modelado de procesos puro, el software BPM profesional que incorpora las mejores tecnologías como RPA, inteligencia artificial y Process Mining es también una base elemental para la automatización integral de procesos, que es un componente central de la transformación digital. Las tecnologías de extracción de procesos, por ejemplo, identifican el potencial de automatización y optimización en una fase temprana, ya que permiten una transparencia objetiva mediante análisis de procesos basados en herramientas. Con la automatización robótica de procesos (RPA), los workflows pueden automatizarse haciendo que los llamados robots de software se encarguen de las tareas repetitivas. Las herramientas de RPA pueden utilizarse para crear contenido estructurado y configurar robots de software que puedan procesar transacciones y comunicarse con otros sistemas digitales.

El uso de estas nuevas tecnologías se traduce en varias ventajas competitivas, como una mayor velocidad de los procesos, un ahorro de costes, una mayor calidad de los procesos y una utilización más eficaz de los empleados. Sin embargo, para garantizar que las organizaciones no automaticen procesos sin sentido, el modelo de procesos debe considerarse en un enfoque holístico en el que se implementen soluciones de automatización específicas para los procesos en lugar de bots individuales aislados.

La herramienta de BPM adecuada:
BIC Platform

Descubra nuestra completa suite BPM BIC Platform y benefíciese de las numerosas ventajas de un software BPM profesional. Ya sea el modelado de procesos, la ejecución, la medición o la optimización: con nuestros potentes módulos BIC Process Design, BIC Process Execution, BIC Process Mining y BIC GRC obtendrá lo mejor de sus procesos e impulsará la transformación digital en su empresa. Todas las herramientas pueden combinarse individualmente entre sí, de modo que se cubran con precisión sus necesidades y se alcancen los objetivos de su empresa con eficacia. BIC también es sinónimo de la tecnología más avanzada, de un diseño moderno y de una gran facilidad de uso: compruébelo usted mismo.

Dominar la transformación digital con BPM

Los que afrontan los retos de la transformación digital y perciben el cambio como una oportunidad están marcando el rumbo de un futuro exitoso. Una solución BPM innovadora constituye la base fundamental para que las empresas dominen su transformación empresarial. Los procesos empresariales existentes se optimizan y, si es posible, se automatizan, y los nuevos modelos empresariales pueden establecerse con éxito de forma holística a lo largo de los procesos interfuncionales.

Sin embargo, los cambios en los procesos informáticos y empresariales, como resultado de la transformación digital, plantean continuamente nuevas exigencias a la gestión de procesos.  Por lo tanto, un cambio holístico es más importante que nunca para que las empresas aumenten de forma sostenible su eficiencia y calidad, así como para lograr una normalización orientada a los objetivos.

A largo plazo, el uso de la gestión de procesos empresariales hará que las empresas puedan gestionar con mayor facilidad la creciente complejidad de los procesos, realizar ajustes flexibles con mayor rapidez y ofrecer a sus clientes mejores productos y servicios basados en la información de los datos. Objetivo y beneficios: Destacar de la competencia y tener éxito en el mercado a largo plazo.

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