Optimización de procesos
con BIC Process Mining

Las ventajas de la optimización de procesos son evidentes: tiempos de procesamiento más cortos, menos errores, mayor calidad, menores costes. Pero, ¿conoce la sensación cuando las medidas de optimización de procesos no alcanzan las expectativas o incluso se quedan en nada? Con BIC Process Mining esto no le ocurrirá. Tome decisiones basadas en datos para la optimización de procesos que ataquen el problema de raíz y resuelvan con precisión los puntos débiles.

Process optimization

Mejora continua de procesos

Ser capaz de reaccionar de forma proactiva y flexible a los nuevos requisitos y cambios es un importante factor de éxito para las empresas de hoy en día. Para garantizarlo, es necesario analizar continuamente los procesos y adaptarlos a los nuevos requisitos, las necesidades de los clientes o los cambios del mercado. La mejora de procesos forma parte del ciclo de vida de la gestión de procesos y describe el proceso de optimización, así como la mejora resultante de un proceso real en funcionamiento en la empresa. Estos procesos reales (as-is) se visualizan en BIC Process Mining y se analizan en términos de su rendimiento. De esta manera, se pueden identificar claramente los potenciales de optimización para posteriormente incorporarlos a un proceso objetivo. Mediante  análisis y simulaciones de procesos, el proceso objetivo puede someterse a esta prueba de fuego antes de convertirse en un nuevo proceso real (as-is).

Identificación del potencial de optimización,
análisis de variantes y comprobación de conformidad

El análisis de variantes sirve de base para la optimización del proceso. Permite comparar de forma sencilla varias variantes del proceso y descubrir así las diferencias relacionadas con el mismo. Los resultados de los procesos a menudo difieren de la realidad y rara vez son idénticos, pero ¿por qué? ¿Por qué se tarda dos minutos en completar una instancia del proceso, pero dos meses en completar otra? ¿Por qué un empleado de ventas tiene más éxito que sus colegas? ¿Por qué algunos procesos tardan más en verano que en invierno? El análisis de variantes con BIC Process Mining proporciona las respuestas adecuadas y ayuda no sólo a comprender mejor los procesos, sino también a identificar los factores decisivos para el éxito de un proceso. Por ejemplo, las variantes con un final positivo pueden incluir un determinado paso del proceso, como un contacto personal, que no se produce en las variantes con un final negativo.

Como medida de optimización, este paso del proceso podría incorporarse al proceso estándar. Otra técnica esencial del análisis de procesos es comprobar si todos los procesos se ejecutan de forma conforme con las directrices prescritas. La comprobación del cumplimiento en BIC Process Mining le ayuda a comprobar las normas de cumplimiento de forma rápida y sencilla y a descubrir los casos de incumplimiento. Para ello, se comparan el proceso real y el modelo objetivo existente, incluyendo las normas asociadas. En los casos en los que se puedan identificar desviaciones, se debe definir un proceso estandarizado que sea válido en toda la empresa y que garantice el cumplimiento de todas las normas de conformidad. No siempre tiene que tratarse de una tarea específica que se registre como norma en el proceso, sino que también puede tratarse, por ejemplo, de la participación de una persona concreta o de la tramitación de tareas en un orden específico.

Process simulation

"¿Y si...?":
Simulaciones con BIC Process Mining

Tras identificar los procesos que deben optimizarse mediante el análisis de variantes, las pruebas de conformidad u otras opciones de análisis, las empresas pueden utilizar inicialmente BIC Process Mining para probar varios procesos de simulación basados en modelos BPMN antes de implementarlos realmente. Estas simulaciones pueden utilizarse para evaluar escenarios hipotéticos y el impacto de posibles cambios en factores contextuales e intervenciones. Por ejemplo, se puede simular y analizar cómo afectará la adición de otro recurso a la ejecución del proceso, si un cambio creará nuevos cuellos de botella y cómo se comportará el proceso si se realizan más solicitudes. De este modo, podrá averiguar qué cambio del proceso le dará los mejores resultados.

Historia de un cliente:
Aumentar el cumplimiento, optimizar los procesos de los clientes y ahorrar millones.

El proceso de tramitación de siniestros de las compañías de seguros puede verse afectado a veces por procedimientos muy individuales y muchos bucles. Además, hay desviaciones de cumplimiento interno que deben evitarse. Una gran compañía de seguros europea pudo descubrir 1.800 variantes de un proceso de tramitación de siniestros mediante la minería de procesos: los procesos, que eran bastante sencillos sobre el papel, resultaron ser en realidad muy complejos y diversos. Con la ayuda de varios métodos de optimización, se garantizó el cumplimiento de las directrices internas, se simplificó el proceso de los clientes y se ahorró un total de 15 millones de euros.

Optimizacion de procesos - testimonio de clientes

La minería de procesos BIC en la práctica:
Cómo beneficiarse de la optimización de procesos

BIC Process Mining proporciona a los analistas de negocio una visión profunda de las operaciones de los procesos. Con las numerosas opciones de análisis de la herramienta, se identifican rápidamente las ineficiencias, los cuellos de botella y las desviaciones y se derivan las medidas de optimización adecuadas. Las empresas se benefician de ello de muchas maneras.

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Aumentar la eficiencia y la productividad
Las ineficiencias pueden provocar costes muy elevados, insatisfacción por parte de los clientes y los empleados, y un menor progreso. Por eso, para aumentar la eficiencia y la productividad a largo plazo, es esencial descubrir las ineficiencias lo antes posible y optimizar los procesos afectados. Los siguientes aspectos de análisis son especialmente importantes:

  • Identificar las actividades costosas
  • Detectar las repeticiones en el flujo del proceso
  • Examinar detalladamente el tiempo total del ciclo
  • Descubrir los cuellos de botella que prolongan la duración del proceso
  • Descubrir las transiciones entre actividades que se caracterizan por tiempos de espera especialmente largos
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Mejorar la calidad y la experiencia del cliente
La satisfacción del cliente es un importante factor de éxito y puede ser decisiva en la competencia global. Si identifica, optimiza y, en el mejor de los casos, evita las posibles fuentes de error, mejorará su calidad y aumentará la percepción positiva de los clientes. Sea consciente de qué puntos pueden atraer la atención negativa de los clientes y fíltrelos en sus análisis:

  • Larga duración de todo el proceso
  • Tiempos de espera prolongados sin información periódica sobre el progreso
  • Tareas repetitivas
  • Procesos poco claros y sin seguimiento
  • Bucles de proceso
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Apoyo al Gobierno, el Riesgo y el Cumplimiento
Las políticas son un factor cada vez más importante en el panorama de los procesos de una empresa: los requisitos y reglamentos internos y externos determinan cómo deben ejecutarse los procesos. Con BIC Process Mining, puede asegurarse de que todas las directrices se cumplen en la práctica. La herramienta le ofrece las siguientes opciones para descubrir y optimizar situaciones y procedimientos no deseados o no permitidos:

  • Filtro de trayectorias: Aplique el filtro de rutas y observe con atención los casos que infringen las normas externas o internas.
  • Animación: Anime sus casos de proceso y utilícelo para identificar qué casos no cumplen con el procedimiento deseado.

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