Análisis de procesos:
Cómo crear flujos de trabajo eficientes
¿Los errores ocurren con frecuencia en su empresa? ¿Está convencido de que su empresa podría ser más eficiente, pero no sabe por dónde empezar? Con un análisis detallado del proceso, identifique debilidades, potenciales de mejora y causas de posibles desviaciones entre el rendimiento actual y el rendimiento objetivo.
Definición: ¿Qué es un proceso?
Antes de entrar en la cuestión real de qué es el análisis de procesos, primero debemos tener claro cómo se define un proceso. Un proceso es un sistema que consiste en una serie recurrente de actividades que se realizan en una secuencia específica para lograr un resultado deseado. Visualicemos esto con un ejemplo simple: como administrador de devoluciones, se asegura de que las devoluciones entrantes se manejen sin problemas. El proceso de manipulación de una devolución podría ser el siguiente: 1. Recepción de mercancías, 2. Preparación de mercancías; 3. Evaluación de las mercancías; 4. Embalaje; 5. Almacenamiento.
Pero incluso con procesos supuestamente simples como este, es difícil llegar a un denominador común. Esto se debe a que, por ejemplo, cada participante puede tener una visión diferente de cómo debe de llevarse a cabo. En ausencia de un conjunto claro de reglas, los procesos complejos y entrelazados presentan a las empresas un desafío inmenso. Por eso es tan importante estructurar sus procesos con precisión y definir claramente las responsabilidades y tareas. ¿Quién hace qué, cuándo, cómo y con qué?
¿Qué es un análisis de procesos?
A través de un análisis, los procesos en su empresa se visibilizan y evalúan por primera vez. Desglose sus operaciones y realice un análisis sistemático para obtener una comprensión de cada proceso e identificar las debilidades y el potencial de optimización. Un análisis de procesos es una parte fundamental de la gestión operativa. El análisis del proceso revela debilidades, potenciales de mejora y causas de posibles discrepancias entre el rendimiento actual y el rendimiento objetivo del proceso.
Sobre la base de los objetivos de proceso formulados, el rendimiento de los procesos se supervisa y analiza continuamente. Un proceso estandarizado le permite investigar sistemáticamente las desviaciones o errores en la ejecución del proceso y sus causas. La información de medición de la ejecución del proceso sirve como base aquí. Se evalúan los potenciales de mejora identificados y se toma una decisión sobre su implementación. Debe hacerse estas preguntas antes de realizar un análisis de proceso:
- ¿Cómo se puede estandarizar el procedimiento?
- ¿Cómo se pueden sincronizar los procesos interdepartamentales?
- ¿Dónde se pueden evitar los bucles de trabajo superfluos?
- ¿Todos los procesos están provistos de información suficiente?
Así es como se realiza un análisis de procesos
Si está analizando un área interdepartamental, este análisis requiere un enfoque uniforme. De lo contrario, existe el riesgo de que cada departamento desarrolle su propia representación de procesos, lo que ampliará y reforzará aún más el pensamiento de silo. Como resultado, la colaboración con otros departamentos se vuelve más difícil. Puede evitar esto implementando un enfoque coherente y un esquema de documentación coordinado para el análisis de procesos. Si optimiza la colaboración de todos los departamentos a lo largo de los procesos de extremo a extremo, alinea su organización específicamente con el valor del cliente y puede eliminar los cuellos de botella y hacer que los procesos sean más eficientes. Esto le ahorra tiempo, dinero y personal. Las herramientas profesionales de gestión de procesos como BIC Process Design garantizan un modelado de procesos rápido y eficiente. Las funciones de análisis integradas le ayudan a analizar los puntos débiles y a descubrir el potencial oculto.
Conozca mejor sus procesos en cuatro pasos
1. Identificar procesos: Sobre la base de las estructuras organizativas y de procesos, primero se identifican las áreas problemáticas que deben considerarse en el contexto del modelado tal como está.
2. Registrar procesos (estado actual): La segunda fase consiste en crear modelos gráficos que mapeen y visualicen los procesos en cuestión.
3. Analizar procesos: Aquí se revisa el estado actual con respecto a debilidades y ahorros potenciales.
4. Identificar medidas de optimización: Dependiendo del objetivo predefinido, desarrolle diferentes enfoques para la optimización de procesos.
¿Qué método puede utilizar para el análisis de procesos?
El análisis DAFO es un método probado para analizar el estado actual de su empresa. Por un lado, examina las fortalezas y debilidades de la empresa, y por otro lado las oportunidades y amenazas del entorno. DAFO consiste en las letras iniciales de las palabras Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Este método de análisis le permite registrar el estado actual de su empresa para posteriormente derivar medidas de mejora adecuadas. En el análisis interno, enumera las fortalezas y debilidades de su empresa. Este análisis también se denomina análisis de la empresa. Con el análisis externo (análisis del entorno) se determina el estado real del entorno mediante la recopilación y evaluación de posibles oportunidades y riesgos.
Al analizar el entorno, también se puede hacer una distinción entre el entorno indirecto e inmediato. El entorno inmediato incluye factores de influencia directa como el comportamiento de los competidores, las tendencias de la industria y el desarrollo de la estructura del mercado. Los factores de influencia indirecta como el nivel de educación de los empleados, el ecosistema o los desarrollos políticos pueden asignarse al entorno indirecto.
Cómo descubrir debilidades en sus procesos y explotar el potencial de mejora
El diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado es un método cualitativo de gestión de la calidad que sirve para identificar problemas en sus flujos de trabajo y para resolver sus causas. Según Ishikawa, se consideran las siguientes fuentes de error o dimensiones de causa (7M):
Humano: Falta de conocimiento de los empleados, conflictos en el equipo, mala comunicación y cooperación.
Máquina: Raro o nulo mantenimiento e inspección de maquinaria, equipos y herramientas.
Método: Falta de procesos, flujos de trabajo deficientes.
Entorno: Influencias externas como nuevas regulaciones, leyes, cambios en el comportamiento del cliente, cambios en el mercado.
Material: Mal almacenamiento y calidad de las materias primas.
Medición: Medición incorrecta e insuficiente de los datos.
Gestión: Objetivos poco claros, decisiones de gestión equivocadas.
En función de las posibles causas del problema, se desarrollan ideas para soluciones y posteriormente se derivan medidas de optimización. Por ejemplo, si la causa de su problema radica en la falta de procesos, un software de gestión de procesos le ayuda a capturar, documentar y visualizar claramente sus procesos de negocio existentes. Gracias al directorio de procesos en BIC Process Design, tiene todos sus procesos directamente a la vista y puede administrarlos de manera específica. Tenga en cuenta que dependiendo de la industria y el área de actividad, se pueden utilizar diferentes criterios para el análisis de causa-efecto.
¿Cuáles son los objetivos de un análisis de procesos?
El análisis de procesos solo es exitoso cuando se construye el puente hacia la optimización de procesos. El análisis persigue el objetivo de identificar puntos débiles en sus flujos de trabajo a partir de los cuales pueden derivarse oportunidades y planes de acción. Los procesos actuales sirven de base para la posterior optimización del proceso.
Nuestras herramientas de gestión de procesos le ayudan a realizar un análisis de procesos estructurados
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