El nuevo portal de procesos proporciona una mayor flexibilidad y permite la identificación de indicadores clave de calidad

Thomas Fesenmeier, Gerente de la División de Organización de EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH: "Para nosotros, la configuración modular y el enfoque integrado de BIC Platform fueron decisivos. Cada fase del ciclo de vida de BPM está reflejada en el software, lo que nos permite expandir de manera flexible BIC Platform de acuerdo a nuestras necesidades particulares. Además, la fantástica colaboración con GBTEC es algo que valoramos, ya que, desde el primer momento tratamos con un socio que tenía una visión a largo plazo de esta colaboración y no con alguien que sólo quería entregar un producto. Por último, el constante desarrollo de BIC Platform nos da la seguridad de que siempre estaremos usando una plataforma de BPM de última generación".

EDEKA BPM System

La puesta en marcha de BIC Platform en el gigante alemán de la alimentación EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH (EDEKA Südwest), con sede en Offenburg, ha mostrado cómo es posible mejorar continuamente la transparencia de los procesos de la empresa, definir claramente las responsabilidades y, en última instancia, optimizar estos procesos.

Objetivos para la implementación del nuevo software de gestión de procesos
El objetivo del proyecto era mejorar el apoyo metodológico y técnico a los procedimientos que se habían establecido en EDEKA Südwest para analizar y optimizar los procesos (por ejemplo, los tiempos de procesamiento y los costos), así como permitir una identificación más rápida de las áreas de posible optimización, permitiendo la aplicación de medidas adecuadas. También se planificó la optimización del programa de gestión de procesos de negocio utilizado por EDEKA Südwest, que se basaba en tablas de MS Visio y Excel, con una moderna plataforma apoyada en una base de datos. Un componente importante del proyecto era transferir los modelos de procesos ya existentes de la manera más fluida posible a la nueva tecnología. Además, sobre la base del contenido que debía convertirse en una base de datos, era necesario elaborar y aplicar procedimientos de evaluación de vanguardia.

Punto de partida
La herramienta que había estado utilizando EDEKA Südwest requería un gran esfuerzo manual para el mantenimiento y la gestión de los aproximadamente 1.800 procesos existentes. La navegación estaba configurada en distintas capas y, entre otras cosas, se necesitaba un alto nivel de conocimiento para poder utilizarla, debido a contar con una limitada función de búsqueda. Además, las funciones para la evaluación de los procesos eran escasas o inexistentes, y las opciones de ampliación también se habían agotado. Por último, el nuevo portal de procesos de EDEKA Südwest debía estar basado en la intranet, en el cual se pudiera visualizar todos los documentos, procesos, sistemas de tecnología de la información y gestión de la empresa, y al que todos los empleados tuvieran acceso.

Implementación
Al comienzo del proyecto, se transfirieron semiautomáticamente unos 1.800 diagramas de proceso de MS Visio a BIC Design. Como resultado de esta semi-automatización, se pudieron ahorrar unas 750 horas de trabajo. A medida que se registraron los procesos se determinó y definió cuantitativa y cualitativamente cada objetivo del proceso. La definición se hizo de manera flexible, en función del proceso específico. Por ejemplo, se registraron los tiempos de procesamiento y de inactividad de los procesos seleccionados, comparándolos con los tiempos objetivo, y luego se evaluaron, utilizando un componente de análisis diseñado especialmente para EDEKA Südwest.

Apoyo en la implementación de la estrategia corporativa
El proyecto tuvo en cuenta la estrategia corporativa, al permitir cuantificar la optimización, comparar variantes y diseñar procesos de mejores prácticas que eran fáciles de identificar y repetir. Gracias al modelado de procesos que se llevó a cabo, se hizo visible el ahorro de costes y el análisis de coste-beneficio de los procesos seleccionados se puso de manifiesto con mayor claridad. Por último, la posibilidad de poder evaluar y comunicar fácilmente los cambios en los procesos en EDEKA Südwest, completó este proyecto. La navegación a través del nuevo modelo de proceso se realiza por capas. Éste se basa en un modelo jerárquico de múltiples niveles que muestra los procesos cada vez con más nivel de detalle. Las diferentes vistas que están disponibles al entrar en el portal (vista del proceso, estrategia corporativa, organigrama, documentos y roles) permiten una navegación intuitiva. Además, una pantalla fácil de usar ofrece una buena visión general de los procesos individuales que componen una estructura de procesos. Los procesos también pueden ser exportados en forma de manual, lo que permite utilizarlos en reuniones o con otros fines.

Resumen y beneficios
En este proyecto en EDEKA Südwest, se implementó, con BIC Platform, un sistema funcional y orientado al futuro. Cumplió todos los requisitos establecidos y obtuvo una respuesta entusiasta de los diferentes grupos de usuarios. Con BIC Platform se creó una plataforma de información que ha aumentado de manera sostenible la calidad de los procesos de trabajo y ha sido de gran beneficio para todos los participantes:

  • Las versiones actualizadas de los procesos son accesibles en cualquier momento, y constituyen la base para la optimización
  • Se determinan las interfaces de los procesos y se definen los puntos de transferencia
  • Las responsabilidades están claramente establecidas y son visibles para los usuarios del portal
  • Los usuarios del portal pueden participar activamente en el proceso de mejora de los procesos, insertando sus sugerencias directamente en el portal

Sobre EDEKA Handelsgesellschaft mbH

Dentro de su área de ventas (Los estados federados de Baden-Wurtemberg, Renania-Palatinado y el Sarre, así como partes de Hesse y Bavaria), EDEKA Südwest está entre los mayores minoristas de alimentos. Junto con unos 540 minoristas independientes, EDEKA Südwest gestiona aproximadamente 1.400 tiendas pertenecientes a los canales de distribución de EDEKA, E center, nah und gut, Union SB, Marktkauf y Treff 3000, incluyendo tanto supermercados de barrio como grandes hipermercados con una superficie de más de 6.000 metros cuadrados y una gama de más de 50.000 productos. EDEKA Südwest tiene cinco centros logísticos, situados en Offenburg, Ellhofen, Balingen, Heddesheim y St. Ingbert, con un total de aproximadamente 220.000 metros cuadrados de espacio de almacenamiento. Las instalaciones de producción propias de la empresa incluyen varias plantas de carne y panadería, una bodega, un mayorista de pescado y marisco y una planta de agua mineral. Estrictos controles y un sistema certificado de gestión de la calidad son también algo natural para estas plantas de producción.

¿Preguntas sobre nuestras referencias?

Esperamos su consulta y estaremos encantados de ayudarle.
Su persona de contacto es: