Nuevo portal de procesos para un BPM flexible
y un fácil análisis de los KPI

edeka supermarket

La introducción de BIC Platform en EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH (EDEKA Südwest), con sede en Offenburg (Alemania), muestra cómo definir claramente las responsabilidades, mejorar continuamente la transparencia de los procesos en la empresa y optimizarlos posteriormente.

Cooperación sostenible

"Nos convenció la estructura modular y el enfoque holístico de BIC Platform. Todas las fases del ciclo de vida de BPM están reflejadas en el software, de modo que podemos expandir BIC Platform de forma flexible según nuestras necesidades. Además, apreciamos la relación de confianza con GBTEC. Desde el primer día, no hemos tratado con un proveedor, sino con un socio que tenía una visión a largo plazo de esta colaboración. El constante desarrollo de BIC Platform también nos da la seguridad de tener una plataforma de BPM de última generación en uso en todo momento".

Thomas Fesenmeier
Business Unit Management Organization
EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH

EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH
Sede central: Offenburg, Alemania
Empleados: 44,000+
Sector: Venta al por mayor y al por menor

Módulos de BIC Platform en uso:
BIC Process Design

Puntos destacados del proyecto

EDEKA Südwest confía en GBTEC y en BIC Platform y esta confianza da sus frutos. Cada día, la gestión de procesos ahorra un valioso tiempo de trabajo y recursos mediante la optimización y la automatización de los procesos.

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Identificación más rápida
de los potenciales de optimización

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Automatización
de 1.800 procesos

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Introducción de una plataforma moderna
soportada por una base de datos

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La automatización ahorró unas 750 horas
de trabajo sólo en la importación de procesos

El reto

Gran esfuerzo manual en el mantenimiento y la administración de los procesos

La anterior herramienta de EDEKA Südwest requería un gran esfuerzo manual en el mantenimiento y la gestión de los aproximadamente 1.800 procesos. La navegación se realizaba a través de diferentes niveles y requería un alto nivel de conocimiento para poder utilizarla debido, entre otras cosas, a una función de búsqueda limitada. Además, las opciones de evaluación de los procesos eran excasas o inexistentes y las opciones de desarrollo posterior también estaban agotadas. El objetivo del proyecto era mejorar el soporte metodológico y técnico del enfoque utilizado en EDEKA Südwest para analizar y optimizar los procesos (por ejemplo, los tiempos y los costes de los procesos) y permitir una identificación e implementación más rápida del potencial de optimización. Para ello, la gestión de procesos empresariales existente en Edeka Südwest, que se basaba en tablas de MS Visio y Excel, debía optimizarse con la ayuda de una moderna plataforma soportada por bases de datos. Una parte esencial del encargo del proyecto era transferir los modelos existentes a una nueva base tecnológica de la forma más sencilla posible.

La solución

Uso de BIC Platform para la automatización de procesos

El nuevo portal de procesos de EDEKA Südwest debía ser un portal basado en la intranet y construido a partir de los documentos, procesos, sistemas informáticos y responsabilidades relevantes de EDEKA Südwest. Todos los empleados deberían poder acceder a sus procesos y herramientas de trabajo. Al principio del proyecto, los diagramas de procesos se transfirieron de MS Visio a BIC Process Design de forma parcialmente automatizada, lo que permitió ahorrar unas 750 horas de trabajo. Dentro del ámbito de cada orden de trabajo de registro de procesos, se definieron individualmente los objetivos del proceso y se fijaron en términos cuantitativos y cualitativos. Los datos objetivos y reales se compararon y evaluaron mediante un componente de análisis creado específicamente para EDEKA Südwest. La capacidad de evaluar y comunicar fácilmente las alternativas a la hora de cambiar los procesos en EDEKA Südwest basándose en los escenarios de los procesos completa el cuadro. La navegación por el nuevo modelo de procesos se basa en un modelo jerárquico de varios niveles que proporciona cada vez más detalles sobre los procesos. El manejo intuitivo y la presentación fácil de usar permiten una buena visión general de los procesos.

Illustration Edeka BPM

Los beneficios

La gestión holística de los procesos permite encontrar potenciales de optimización

En el proyecto en EDEKA Südwest, se introdujo con BIC Platform un sistema funcional y orientado al futuro. Este software apoya la estrategia corporativa haciendo que la optimización sea cuantificable, que las variantes sean comparables y que los procesos de mejores prácticas sean fácilmente reconocibles y repetibles. Sobre la base de la modelización de los procesos realizada, el ahorro se hace visible y el análisis coste-beneficio de los procesos seleccionados sale a la luz. El sistema cumple los requisitos y genera una gran cantidad de comentarios positivos de los diferentes grupos de usuarios. Con BIC Platform se ha creado una plataforma de información que aumenta de forma sostenible la calidad de los flujos de trabajo y los procesos y proporciona un gran beneficio a todas las partes implicadas:

  • Los procesos están disponibles en versiones actualizadas en cualquier momento y constituyen la base para la optimización
  • Las interfaces de los procesos están detalladas y los puntos de traspaso delimitados
  • Las responsabilidades están claramente definidas y son visibles para los usuarios del portal de procesos
  • Los usuarios del portal de procesos pueden participar activamente en el proceso de mejora con sugerencias

Acerca de EDEKA Handels­gesellschaft Südwest mbH

EDEKA Südwest es uno de los mayores minoristas de alimentación en términos de superficie de venta (Baden-Württemberg, Renania-Palatinado y Sarre, así como partes de Hesse y Baviera). Junto con unos 540 minoristas independientes, EDEKA Südwest gestiona alrededor de 1.400 tiendas en los canales de distribución de EDEKA, E center, ...nah und gut, Union SB, Marktkauf y Treff 3000, incluyendo tanto supermercados de barrio como grandes hipermercados con una superficie de venta de más de 6.000 metros cuadrados y un surtido de más de 50.000 artículos. Con Offenburg, Ellhofen, Balingen, Heddesheim y St. Ingbert, EDEKA Südwest cuenta con un total de cinco centros logísticos con unos 220.000 metros cuadrados de superficie de almacenamiento. Las instalaciones de producción propias de la empresa incluyen varias explotaciones cárnicas y de panadería, una bodega, un mayorista de pescado y marisco y una planta de agua mineral. Los estrictos controles y la gestión de calidad certificada son también algo natural para estas plantas de producción.

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