Gestión del cumplimiento con enfoque basado en procesos para una mayor seguridad
Las empresas, más allá de las instituciones financieras y las compañías de seguros, están sujetas a una presión cada vez mayor para que cumplan los requisitos legales y reglamentarios e incorporen una función de cumplimiento en la organización. Con un sistema de gestión del cumplimiento con un enfoque basado en procesos, las organizaciones fortalecen su posición competitiva mediante una vigilancia y una información eficaces de los riesgos de cumplimiento.
El sistema de gestión del cumplimiento como mecanismo de control
En general, se entiende por cumplimiento la adhesión a las leyes y directrices. Para poder cuantificar y evaluar el alcance de la gestión del cumplimiento organizacional, las empresas deben identificar primero sus riesgos. La gestión del cumplimiento, que a menudo está integrada en los controles internos, consiste en actividades de control claramente definidas y orientadas al riesgo. Una vez que los controles se prueban, mejoran y adaptan periódicamente a los nuevos riesgos, el cumplimiento sirve como mecanismo de control. Una solución informática digital que no desvincula la gestión del cumplimiento, sino que la combina con la gestión de los procesos, simplifica este mecanismo de control.
Los requisitos legales para la gestión del cumplimiento de las empresas se derivan, entre otras cosas, de las circulares nacionales como los requisitos mínimos alemanes para la gestión del riesgo (MaRisk) o, a nivel europeo, del proyecto Solvencia II. Sin embargo, no sólo las empresas del sector financiero, sino básicamente todas las organizaciones, deben garantizar una mayor transparencia. Vigilar los riesgos y definir medidas de control adecuadas para reducir al mínimo la probabilidad de que se produzcan riesgos se ha convertido en una tarea inevitable en muchas empresas.
Un enfoque basado en procesos para mejorar la gestión del cumplimiento
El cumplimiento de los reglamentos jurídicos y la aplicación de medidas adecuadas son tareas difíciles, por lo que, mantener tal gestión del cumplimiento con, por ejemplo, los productos clásicos de MS Office, sólo es posible aceptando elevados gastos de tiempo y trabajo así como una alta propensión a errores. A estas alturas, las organizaciones se dan cuenta de que los controles internos deben considerarse como parte de los procesos empresariales diarios y que hay que tener en cuenta las conexiones entre los departamentos especializados y la tecnología de la información. La gestión del cumplimiento basada en procesos facilita la derivación de medidas y controles relacionados con la auditoría y, por lo tanto, garantiza la seguridad de esta, que es exigida por la ley para, por ejemplo, los bancos y las compañías de seguros. Por consiguiente, el enfoque orientado al proceso es una base adecuada para aplicar los requisitos de la gestión del cumplimiento.
El sistema de gestión de procesos proporciona los instrumentos para la documentación, la aplicación, el gobierno y la vigilancia de los procesos y, por consiguiente, también para los controles. La asignación transparente de los riesgos y controles a los procesos institucionales permite a las organizaciones comprender los controles internos como parte de los procesos institucionales cotidianos. Las características que facilitan la documentación de los procesos, la evaluación de los riesgos, la vigilancia y la presentación de informes garantizan que toda la gestión del cumplimiento pueda integrarse en la gestión de los procesos institucionales.
Implementación sistemática del cumplimiento con BIC Platform
La plataforma para la digitalización BIC Platform ofrece un enfoque global de la gestión del riesgo empresarial basado en la norma mundialmente reconocida COSO (Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). El software apoya convenientemente a las organizaciones en la aplicación de medidas de cumplimiento, cumple los requisitos específicos de un control interno y se puede ampliar según sea necesario. Otras características, como los análisis e informes predefinidos, los flujos de trabajo de aprobación definibles de forma flexible y un portal de procesos integrado permiten una evaluación de riesgos global y profesional en todo el proceso y el panorama de la tecnología de la información de su organización.
GBTEC ofrece servicios de consultoría integrales para facilitar una introducción óptima y una implementación a largo plazo del cumplimiento que integre los beneficios del enfoque basado en procesos:
- Determinación de la situación inicial de la organización de cumplimiento
- Definición de la estrategia de cumplimiento y su diseño organizativo
- Definición del modelo de proceso adecuado para una gestión del cumplimiento eficiente
- Identificación, documentación y evaluación de riesgos y controles
- Una gestión y supervisión seguras y fiables de las especificaciones, hasta la aplicación de medidas de mejora continua
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