En 5 pasos para la optimización de procesos
Los factores externos e internos están obligando a las empresas a actuar más que nunca: debido a la creciente presión competitiva, los requisitos del mercado en constante cambio y el cambio demográfico, la optimización de procesos es cada vez más importante. Con su ayuda, puede descubrir potenciales de optimización y reducir al mínimo la tasa de error, los tiempos de rendimiento y los costos de sus procesos.
¿Qué es la optimización de procesos?
Con la optimización usted mejora y estandariza los procesos existentes en su empresa. Esta disciplina de gestión consiste en analizar y documentar los flujos de trabajo y así descubrir los puntos débiles para su mejora. La optimización es un proceso continuo y no una acción puntual, porque incluso los procesos ya optimizados deben adaptarse a las nuevas condiciones una y otra vez. Por este motivo, debe considerarse una tarea iterativa sostenible de la empresa para actuar cada vez con más eficacia y eficiencia y poder así ser competitivo a largo plazo. La orientación a procesos y la optimización de estos es, por tanto, una parte indispensable de cualquier gestión empresarial moderna.
Por qué ahora es el momento de optimizar sus procesos
¿Sus procesos ya no funcionan tan bien como solían hacerlo? En un primer análisis, ¿encuentra errores y todo parece demasiado complejo? ¿Le resulta difícil encontrar el enfoque adecuado? ¡Entonces ha llegado al lugar correcto!
Las empresas que optimizan continuamente sus procesos están equipadas para hacer frente a los factores internos y externos en constante cambio; toman decisiones basadas en datos y, por lo tanto, pueden eliminar selectivamente los puntos débiles y obtener flujos de trabajo más eficientes.
¿Cómo se realiza la optimización de procesos?
La optimización de procesos consiste en evaluar la calidad y el rendimiento de los procesos descritos. Esto se hace mediante la introducción de parámetros adecuados, los llamados Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). La descripción del proceso obtenida le permite crear un mapa de procesos de su empresa, que sirve como requisito previo para futuras optimizaciones.
1. Analice sus procesos
Durante el análisis, modele sus procesos actuales e identifique debilidades y mejoras potenciales. Puede obtener una visión general con la ayuda de un directorio. Al crear su mapa de procesos, debe hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué modelos y recursos dependen entre sí? ¿Qué actividades deben conectarse en serie y cuáles pueden ejecutarse simultáneamente? ¿Dónde se pueden identificar debilidades, cuellos de botella y redundancias?
2. Modele sus procesos
Sobre la base de los resultados del análisis, modele de tal manera que produzcan el mayor resultado posible. Deben tenerse en cuenta indicadores como los plazos de entrega, la susceptibilidad a errores, los costes, los cuellos de botella y las normas de calidad. Con la ayuda de una notación gráfica como BPMN 2.0, los flujos de trabajo pueden representarse visualmente. Al mapear sus procesos de extremo a extremo, obtiene una mejor comprensión, lo que permite detectar y eliminar ineficiencias. Para representar elementos clave dentro de un modelo de proceso, utilice símbolos únicos. Las herramientas especiales de modelado como BIC Process Designsimplifican la documentación y profesionalizan la gestión.
3. Realice un análisis de datos (con la ayuda de la simulación de procesos)
El inventario es seguido por la creación de una base de datos sólida. Aquí registre el rendimiento del proceso al principio (estado actual) y después de la optimización. Optimice sus procesos hasta que cada uno alcance su estado óptimo y el mejor rendimiento posible (estado objetivo). Para evaluar las estructuras de proceso actual y objetivo, es útil calcular KPIs como los tiempos de rendimiento promedio y los costos de procesamiento. La función de simulación en BIC Process Design le permite simular procesos y analizar diferentes variantes. De esta manera, usted sabe de antemano qué impacto tendrán ciertos cambios sin utilizar recursos reales. También se trata de descubrir potenciales ocultos en sus flujos de trabajo y cómo poder integrarlos.
Estas preguntas pueden ayudarle a cuestionar críticamente sus procesos:
- ¿Cuánto tiempo dura el proceso? ¿Es apropiado el plazo? ¿Es más lento o más rápido de lo esperado?
- ¿Hay pasos poco claros o confusos que hacen que los usuarios omitan o realicen ciertas subtareas incorrectamente?
- ¿Hay duplicaciones innecesarias?
- ¿Surgen problemas para continuar el proceso? Por ejemplo, ¿pueden los participantes no continuar trabajando mientras otro participante no haya completado sus tareas?
- ¿Se puede automatizar el proceso utilizando una herramienta BPM?
4. Implemente el proceso mejorado
Se recomiendan los siguientes pasos para la implementación práctica:
- Asigne al proceso un nombre distinto.
- Nombre a las personas responsables, que tienen un papel en el proceso.
- Describa la situación inicial y, si es necesario, el evento intermedio, así como el evento final.
- Especifique el objetivo de la optimización.
- Identifique al propietario del proceso para implementar el proceso.
- Documente qué recursos (por ejemplo, tiempo, presupuesto) están disponibles.
- Si es necesario, ancle los documentos relacionados, como las directrices y las normas, directamente al modelo de proceso para que sean accesibles por todos los participantes en el proceso.
- Para la comunicación es adecuado configurar un portal de procesos. Aquí los empleados pueden encontrar todos los procesos y documentos válidos en un solo lugar.
5. Mejore sus procesos continuamente
Al igual que su empresa, los procesos de negocio están sujetos a cambios constantes. Por lo tanto, un proceso de mejora continua es esencial para superar los nuevos desafíos en el futuro.
- Gestione el cambio
En el curso de la digitalización, los hábitos de los clientes cambian tan rápido como los modelos de negocio y las estructuras de mercado. Para cumplir con las nuevas condiciones, su empresa necesita la capacidad de adaptarse de manera flexible a las nuevas situaciones. Los cambios se convierten así en un factor de éxito y la gestión de procesos de negocio en un reto continuo. Esto es importante, porque si quiere mantenerse al día con la competencia, no debe cerrarse a nuevas tareas.
- Mejore los procesos de forma iterativa
La implementación de un nuevo proceso no siempre tiene éxito de inmediato. La validación generalmente requiere varios pasos. Para comprender qué procesos ya están funcionando bien y cuáles aún no se están ejecutando idealmente, es importante recopilar datos nuevamente después de cada ejecución. El análisis debe de realizarse hasta que el proceso se controla de manera óptima.
- Vigile sus procesos
Dado que el ciclo BPM es un proceso recurrente, es necesario adaptar sus procesos a las nuevas condiciones de forma regular. Por lo tanto, su proceso objetivo se convierte en uno nuevo, que luego se ejecuta a través de todo el ciclo nuevamente. Por lo tanto, los procesos deben revisarse a intervalos regulares como parte de un proceso de mejora continua.
Métodos de optimización de procesos
Lean Management
La gestión Lean es una filosofía de gestión de optimización continua de procesos que abarca el diseño eficiente de toda la cadena de valor. La gestión Lean se trata de evitar constantemente la pérdida de tiempo y recursos. Esto significa una estructura organizativa lean en la que los procesos se coordinan de manera óptima. El análisis profundiza en dos perspectivas: una es la del cliente con sus demandas de disponibilidad, precio, calidad e individualidad, y la otra es la de la empresa con su afán por la rentabilidad y la competitividad.
Seis Sigma
Six Sigma describe un objetivo de calidad que se aplica tanto en el contexto de la gestión de la calidad como en la optimización de procesos. El enfoque no solo está en mejorar la calidad, sino también en aumentar los resultados de la empresa y el beneficio para el cliente. La eficiencia se hace visible por medio de indicadores cuantificables. El método Six Sigma combina los pasos de definición, medición, análisis, mejora y control.
- Definición: Describir el problema, la medida de mejora, la posibilidad de mejora, los objetivos del proyecto y los requerimientos del cliente.
- Medir: Medir el rendimiento de sus procesos utilizando herramientas de gestión de procesos como BIC Process Designo BIC Process Mining.
- Análisis: Realizar un análisis de procesos para identificar las causas de discrepancias y mal desempeño, como defectos.
- Mejora: Optimizar el proceso eliminando las causas de las debilidades.
- Control: El proceso optimizado se comprueba regularmente.
Kaizen
Kaizen es un procedimiento de la técnica de gestión japonesa y significa tanto como "cambio para mejor". Este procedimiento representa un proceso de mejora continua que implica la mejora gradual y el refinamiento de los procesos. Kaizen tiene como objetivo mejorar todos los procesos de negocio, desde la satisfacción de los empleados hasta la mejora del posicionamiento en el mercado. La característica especial de este método es que los empleados de todos los niveles están involucrados. La idea de optimización es vista como una parte central de la cultura corporativa.
¿Qué ventajas obtiene al mejorar sus procesos de negocio?
Reducción general de costes
Acortar el plazo de entrega
Reducción de los tiempos de procesamiento
Aumento de la productividad
Mejora en la comunicación
Mayor transparencia
Reducción de la tasa de error
Reducción de los tiempos de planificación
Aumentar la posición competitiva
Racionalización de los flujos de trabajo
Más agilidad
Mejora de la calidad
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Con BIC Process Mining tome medidas de optimización basadas en datos en tiempo real
Con BIC Process Mining, puede descubrir ineficiencias previamente ocultas en sus procesos respaldados por TI y, por lo tanto, iniciar medidas de optimización específicas que lo ayuden a lograr mayor transparencia y ahorro de costes.
Otros recursos
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