Con BIC Process Execution, Arvato Systems, como socio estratégico de BIC, da un paso importante hacia la automatización sencilla de procesos

Arvato Systems

La empresa de TI, Arvato Systems, que opera a nivel internacional, ya ha establecido con éxito la gestión de procesos con BIC Platform, especialmente en el ámbito de la documentación de procesos con BIC Process Design. Con la herramienta de automatización, BIC Process Execution, la empresa perteneciente al Grupo Bertelsmann está poniendo en práctica también sus primeros proyectos de automatización. Con la ayuda de la tecnología integrada de no-code/low-code, el especialista en TI está automatizando los primeros procesos internos de los departamentos.

La automatización sencilla de los procesos garantiza la eficacia de los flujos de trabajo

"Como empresa innovadora de TI, nos comprometemos a garantizar unos procesos empresariales y de TI fluidos para nuestros clientes. Para garantizar esto, nuestra gestión de procesos internos también debe ser correcta. Con BIC Platform, tenemos una base óptima para procesos eficientes y un mapa de procesos estable a mano. Y con BIC Process Execution, tenemos muchas posibilidades para automatizar de forma inteligente y, sobre todo, fácil. Especialmente la automatización no-code/low-code es un gran enriquecimiento para nuestro trabajo diario: nuestros empleados pueden automatizar de forma independiente, eliminamos los puntos débiles y aumentamos así nuestra eficiencia."

Dr. André Lougear
Head of Process Management
Arvato Systems

arvato logo

Arvato Systems GmbH
Sede central: Gütersloh
Empleados: alrededor de 3.100
Sector: Tecnología y telecomunicaciones

Módulos de BIC Platform en uso:
BIC Process Design
BIC Process Execution
BIC Process Mining
BIC Monitor

Puntos destacados del proyecto

Con BIC Process Execution, los empleados de Arvato Systems realizan automatizaciones de forma independiente y con poco o ningún esfuerzo de programación, por lo que no suponen una carga para el departamento de TI. En lugar de procesar los datos manualmente, el especialista en TI confía en la tecnología no-code/low-code de GBTEC para los flujos de trabajo diarios, ahorrando tiempo y dinero.

business process management icon

Fácil inicio en la automatización de procesos gracias al principio modular de no-code/low-code

Team Icon

Mejora de la colaboración y reducción de la pérdida de información gracias a las funciones de colaboración de la herramienta

Corporate Governance Icon

Reducción de las fuentes de error y de los esfuerzos manuales mediante procesos automatizados

analysis icon

Encuesta de satisfacción de los empleados automatizada con resultados de análisis rápidos

El reto

Identificar las oportunidades de automatización y reducir las reticencias

Trabajar con BIC Platform ha sido una parte integral del día a día de Arvato Systems durante años. Tras haber establecido una gestión de procesos satisfactoria con BIC Process Design, el especialista en TI se centra ahora en seguir avanzando en el tema de la automatización de procesos con BIC Process Execution para facilitar y reducir los procesos manuales de pequeños pasos. Al principio, el mayor reto para Arvato Systems fue identificar las opciones de automatización adecuadas en los procesos cotidianos y sensibilizar a los empleados sobre las funciones y ventajas de la herramienta. Las sesiones de brainstorming dieron como resultado una lista de varios procesos que se consideraron para su automatización. Al final, la empresa de TI se decidió por los dos procesos siguientes para iniciar su automatización:

  • Encuesta periódica de satisfacción de los empleados
  • Asignación de derechos y funciones de los usuarios

Además, para los responsables de la gestión de procesos era importante convencer a sus empleados de las posibilidades de la herramienta y acabar con las reticencias que pudieran tener. En particular, había que responder con claridad a las preguntas centrales de dónde y cómo empezar con la automatización de procesos para que los empleados no tuvieran dudas.

La solución

Automatizar los procesos iniciales con la ayuda de la automatización no-code/low-code

Al empezar a utilizar BIC Process Execution, el equipo de gestión de procesos probó mucho la herramienta y se fue familiarizando con las distintas funciones de automatización. Los empleados examinaron los procesos existentes para identificar las oportunidades de automatización y facilitar así su puesta en marcha. Con el principio modular de automatización no-code/low-code de BIC Process Execution, la empresa creó procesos automatizados en muy poco tiempo y sustituyó algunos sistemas obsoletos.
La encuesta de satisfacción de los empleados, que antes se realizaba a través de Microsoft Forms y requería muchas tareas manuales, ahora se realiza automáticamente a través de asignaciones personales. Los empleados reciben ahora recordatorios por correo electrónico sobre la encuesta, que pueden rellenar cómodamente en un formulario. A continuación, los datos se transfieren automáticamente al software de supervisión de procesos de Arvato Systems (BIC Monitor) a través de una interfaz REST integrada, donde se presentan de forma clara en forma de cuadro de mando. Esto no sólo facilita la evaluación de los resultados, sino que también sirve de base para las auditorías. En el futuro, BIC Process Execution también se utilizará para asignar derechos y funciones a los usuarios: cualquiera que se conecte puede ver directamente qué derechos y funciones están disponibles y cómo pueden iniciarse.

Los beneficios

Implantar de forma independiente la automatización de procesos para ahorrar tiempo y reducir errores

Las opciones de automatización con BIC Process Execution simplifican significativamente el trabajo diario de los empleados, ya que pueden llevar a cabo automatizaciones de forma independiente sin involucrar a un gran número de colaboradores. Gracias al sistema modular con modelado intuitivo de arrastrar y soltar de la automatización no-code/low-code, los usuarios pueden manejar la automatización de procesos por sí mismos y experimentar rápidamente sus propios éxitos sin tener que depender de TI. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza menos errores: al minimizar las actividades manuales y digitalizar y automatizar los procesos, la empresa reduce los puntos débiles anteriores. En el caso de la encuesta de satisfacción de los empleados, por ejemplo, los datos ya no tienen que procesarse manualmente y los resultados del análisis están disponibles más rápidamente. Incluso los subprocesos automatizados más pequeños, como la emisión de aprobaciones, que Arvato Systems simplifica con BIC Process Execution, pueden suponer una gran diferencia. La empresa de TI obtiene muchas ventajas con la herramienta de automatización y ya ha observado un aumento de la eficiencia en poco tiempo.

Workflow automation with BIC Process Execution
Process automation with no-code/low-code

Procesos ejecutables con unos pocos clics

"Las preocupaciones de los departamentos de TI aumentan continuamente. Pero con BIC Process Execution, simplemente tomo la automatización en mis manos, y el énfasis aquí es realmente simple. Trabajar en la herramienta es intuitivo, es como jugar con Lego. En dos o tres horas, pude crear un marco de procesos que incluía elementos ejecutables, tal y como lo tenía en la cabeza. Y eso sin necesidad de TI y sin mucha programación, así que me sentí muy bien. Con la herramienta, tengo un motivador momento "guau" después de unos pocos clics, lo que hace que la reticencia para automatizar otros procesos sea mucho menor".

Erdem Budak
Process Consultant
Arvato Systems

Acerca de Arvato Systems

Como especialista en tecnologías de la información con presencia internacional, Arvato Systems apoya a empresas de renombre en su transformación digital. Más de 3.100 empleados en más de 25 sedes en todo el mundo son sinónimo de un alto nivel de conocimientos técnicos, experiencia en el sector y una clara orientación a las necesidades del cliente. Como equipo, Arvato Systems desarrolla soluciones de TI innovadoras, lleva a los clientes a la nube, integra los procesos digitales y se encarga del funcionamiento y el soporte de los sistemas de TI. Además, el especialista en TI puede trazar cadenas de valor completas dentro del grupo Arvato, que forma parte de la Corporación Bertelsmann. Las relaciones comerciales se llevan a cabo personalmente y en colaboración con los clientes para lograr un éxito sostenible.

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