Con BIC Process Execution, Arvato Systems, como socio estratégico de BIC, da un paso importante hacia la automatización sencilla de procesos

Trabajar con BIC Platform ha sido una parte integral del día a día de Arvato Systems durante años. Tras haber establecido una gestión de procesos satisfactoria con BIC Process Design, el especialista en TI se centra ahora en seguir avanzando en el tema de la automatización de procesos con BIC Process Execution para facilitar y reducir los procesos manuales de pequeños pasos. Al principio, el mayor reto para Arvato Systems fue identificar las opciones de automatización adecuadas en los procesos cotidianos y sensibilizar a los empleados sobre las funciones y ventajas de la herramienta. Las sesiones de brainstorming dieron como resultado una lista de varios procesos que se consideraron para su automatización. Al final, la empresa de TI se decidió por los dos procesos siguientes para iniciar su automatización:

• Encuesta periódica de satisfacción de los empleados
• Asignación de derechos y funciones de los usuarios

Además, para los responsables de la gestión de procesos era importante convencer a sus empleados de las posibilidades de la herramienta y acabar con las reticencias que pudieran tener. En particular, había que responder con claridad a las preguntas centrales de dónde y cómo empezar con la automatización de procesos para que los empleados no tuvieran dudas.

Al empezar a utilizar BIC Process Execution, el equipo de gestión de procesos probó mucho la herramienta y se fue familiarizando con las distintas funciones de automatización. Los empleados examinaron los procesos existentes para identificar las oportunidades de automatización y facilitar así su puesta en marcha. Con el principio modular de automatización no-code/low-code de BIC Process Execution, la empresa creó procesos automatizados en muy poco tiempo y sustituyó algunos sistemas obsoletos.
La encuesta de satisfacción de los empleados, que antes se realizaba a través de Microsoft Forms y requería muchas tareas manuales, ahora se realiza automáticamente a través de asignaciones personales. Los empleados reciben ahora recordatorios por correo electrónico sobre la encuesta, que pueden rellenar cómodamente en un formulario. A continuación, los datos se transfieren automáticamente al software de supervisión de procesos de Arvato Systems (BIC Monitor) a través de una interfaz REST integrada, donde se presentan de forma clara en forma de cuadro de mando. Esto no sólo facilita la evaluación de los resultados, sino que también sirve de base para las auditorías. En el futuro, BIC Process Execution también se utilizará para asignar derechos y funciones a los usuarios: cualquiera que se conecte puede ver directamente qué derechos y funciones están disponibles y cómo pueden iniciarse.