Universidad de Ravensburg-Weingarten: Gestión de calidad orientada a procesos con BIC Platform

Hochschule Ravensburg Weingarten

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años, y ha querido afianzarse a largo plazo con una nueva gestión de la calidad. Para poder analizar, mejorar y publicar los procesos en las áreas de estudio y enseñanza, así como en la administración, se creó al mismo tiempo un sistema de gestión de procesos.

Procesos excelentes,
empleados motivados

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten modela sus procesos de negocio en BIC Platform según un procedimiento estandarizado (BPMN 2.0), los optimiza y publica, y los ejecuta de forma parcialmente automática. El alto nivel de aseguramiento de la calidad y el notable aumento de la motivación de los empleados han llevado a la gfo (Gesellschaft für Organisation) a premiar por primera vez la aplicación ejemplar de la gestión de calidad orientada a procesos en el sector de la enseñanza superior: La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten y GBTEC obtuvieron el primer puesto en los Process Solution Awards (PSA) en la categoría de BPM, "Soluciones orientadas a procesos", en 2016.

Primer premio
Process Solution Award 2016 del gfo
para una solución orientada a procesos de manera sobresaliente

Universidad Ravensburg-Weingarten
Sede central: Weingarten, Alemania
Empleados y estudiantes: 4.000+
Sector: Educación superior

Módulo de BIC Platform en uso:
BIC Process Design

 

Puntos destacados del proyecto

Al vincular la gestión de calidad con la gestión de procesos empresariales, la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten y GBTEC han creado una plataforma para empleados y estudiantes que optimiza la organización y los flujos de trabajo.

Team Icon

Más de 4.000 estudiantes, profesores y empleados
utilizan BIC Platform

business process management icon

De los procesos existentes anticuados
a procesos objetivos estandarizados

time icon

Reducción considerable
del tiempo de procesamiento

goal icon

Reducción al mínimo de la gestión 
manual de los procedimientos en masa

El reto

Combinando el rápido crecimiento con la garantía de calidad

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten, como todas las universidades de rápido crecimiento, se enfrentaba a amplios retos estructurales y a una fuerte presión competitiva a nivel nacional e internacional. La situación se vio agravada por diversos factores, como los retos del Proceso de Bolonia y los limitados recursos financieros frente a las crecientes demandas. En este contexto, la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ravensburg-Weingarten se esforzó por ser eficiente y profesional en las áreas de estudio y enseñanza, así como en la investigación y la administración. Además de los aspectos cuantitativos, ha prestado cada vez más atención a la calidad y la eficacia de las estructuras existentes y ha introducido para ello un nuevo sistema de gestión de la calidad (QM). Dado que muchos procesos ya están predefinidos por la legislación (LHG) y las normas de acreditación de las universidades, se aprovechó para abordar también el tema de la gestión de procesos. Para poder analizar sus procesos, mejorarlos significativamente y publicarlos a todas las partes implicadas, se decidió introducir un sistema profesional de gestión de procesos empresariales.

 

La solución

El enfoque en los procesos ofrece algo más que sólo una gestión de calidad

Con la introducción de la plataforma de BPM, BIC Platform, la primera tarea fue representar visualmente los procesos centrales de la universidad. Con la ayuda de la modelización, la universidad registró los procesos existentes y redefinió los procesos objetivo. Los modeladores utilizaron un procedimiento estandarizado (BPMN 2.0) para definir estructuras, reglas y roles. Para las facultades y los departamentos administrativos, la gestión de calidad orientada a procesos tiene varias ventajas:

  • Los procesos modelados garantizan la calidad de las actividades
  • El proceso de mejora continua para la optimización de los procesos se lleva a cabo rigurosamente en BIC Platform
  • La automatización de algunos procesos permite comprobar la eficiencia y eficacia de actividades que antes se realizaban manualmente.

Un elemento clave para crear aceptación fue el claro apoyo al proyecto por parte de la dirección de la universidad y de todos los implicados. Actos específicos para cada grupo, reuniones especiales y diversas medidas de comunicación contribuyeron a acostumbrar al personal y a los estudiantes al nuevo sistema de calidad y a la gestión de los procesos de forma continuada.

Illustration UASRW BPM

Los beneficios

Procesos estandarizados para una mayor calidad y usuarios satisfechos

BIC Platform está disponible para todos los empleados y estudiantes como un portal de información transparente. Los procesos de la universidad están uniformemente estandarizados y siguen la misma estructura, por lo que son fáciles de entender para todos los participantes. Todos los miembros de la universidad pueden acceder a los procesos en el portal y, de este modo, se les ayuda a actuar de manera eficaz y conforme a los procesos. La introducción de BIC Platform ha permitido agilizar los procesos (por ejemplo, reducir el tiempo de entrega de las solicitudes), así como promover la transparencia y el control del proceso académico. Se ha liberado a los empleados de actividades redundantes, ya que la gestión de procesos ha reducido la cantidad de procesamiento masivo manual. La estandarización ha reducido la proporción de fallos y errores, lo que ha aumentado la calidad y la motivación de los empleados.

Como sustituto de aplicaciones aisladas e interrupciones del sistema, BIC Platform ha reducido los tiempos de formación y los esfuerzos de implantación. En cuanto a la gestión de calidad, el grupo de trabajo central de gestión de la calidad de la universidad utiliza las funciones de retroalimentación y reenvío de la herramienta para revisar periódicamente los procesos en cuanto a su eficacia y eficiencia.

Acerca de la Universidad Ravensburg-Weingarten

La RWU es una universidad de ciencias aplicadas en una de las regiones económicas más fuertes de Europa. La oferta de cursos en los campos de la tecnología, la empresa y las ciencias sociales se caracteriza por una fuerte orientación práctica y un estrecho contacto entre todos los interesados. En su moderno campus, los estudiantes pueden poner a prueba y ampliar su potencial y dar forma al futuro en un diálogo interdisciplinario.

Unos 3.800 jóvenes de todo el mundo estudian en la RWU. Las universidades asociadas en todos los continentes permiten adquirir una valiosa experiencia en el extranjero. Estudiar en la RWU es algo más que adquirir conocimientos: Es donde se descubren y cultivan los talentos, donde crecen las personalidades y donde se forman amistades para toda la vida.

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