KOSTAL convierte su Gestión de Procesos en un Sistema de Gestión de Calidad global

“En poco tiempo KOPS se ha implantado como un sistema central de procesos en nuestra compañía. Gracias a la fácil representación de los procesos y a su cómodo sistema para adjuntar documentos, KOPS nos da soporte en todos las etapas del trabajo” afirma Ralf Schröder, Project Manager Business Integration en KOSTAL.

Kostal BPM System

Todos los líderes mundiales en fabricación de automóviles y sus proveedores son clientes de KOSTAL Group, ubicado en Lüdenscheid, Alemania. Con sus líneas de negocio centradas en sistemas electrónicos para la automoción y sistemas de contacto, KOSTAL se cuenta entre los 100 proveedores más importantes dentro de la industria automovilística. Para mantener estos altos estándares de calidad, KOSTAL exige cada vez más a su departamento de calidad. Por ejemplo, el éxito de KOSTAL depende directamente de la certificación IATF 16949 (International Automotive Task Force), que entró en vigor en 2016. Para ajustarse progresivamente a las nuevas demandas de este y otros estándares, KOSTAL decidió ampliar su Sistema de Gestión Integral con un software de BPM. El sistema fue desarrollado para auditar todas las áreas de negocio y dar soporte a miles de empleados en la ejecución de sus tareas. Para que los procesos se desarrollen de forma segura en todas las sedes, es muy importante que sólo se introduzcan en el sistema contenidos de alta calidad.

KOSTAL busca una solución de BPM “todo en uno” que incluya la vinculación de documentos
Durante la búsqueda de una herramienta adecuada, la compañía se planteó el reto de encontrar un software que implementara un Sistema de Gestión completo. Su objetivo principal era crear un portal de información que funcionara a nivel mundial. No sólo para modelar procesos, si no que todos los empleados se sintieran cómodos y encontraran fácilmente todos los procesos importantes y los documentos adjuntos a estos. La herramienta también necesitaba ofrecer una gestión completa de roles y de las responsabilidades que se les asignaba a estos empleados. Ya en una fase inicial del proyecto, KOSTAL observó que la implementación de esta herramienta cambiaría la forma de trabajar diariamente de todos los empleados y que no se podía proceder al margen de la actividad normal de la empresa. Se estableció un Centro de Competencias para coordinar e implementar el nuevo sistema de calidad, reuniendo todos los requisitos recopilados en estrecha colaboración con las distintas sedes y departamentos.

La plataforma de BPM BIC, facilitó la integración de los procesos existentes y los documentos adjuntos
La definición de las especificaciones resultantes fue el argumento final para terminar con el uso de soluciones de software aisladas, voluminosos sistemas de BPM y los clásicos productos de Office. Sólo una solución “todo en uno” que integrara la gestión de documentos podía satisfacer los requerimientos de la gerencia al más alto nivel. KOSTAL se decidió por implementar la plataforma de Business Process Management, BIC, que ofrece todas las características necesarias para modelar, publicar y optimizar procesos y documentos. El sistema KOPS (KOSTAL-Prozess-System), basado en BIC, se puso a disposición de los empleados por primera vez para la preparación de una auditoría en 2016 y desde entonces se utiliza como Sistema Central de Calidad. La primera configuración se basó en manuales, instrucciones de procedimiento, estándares, instrucciones organizativas y hojas de formularios que ya estaban en uso. Estos documentos fueron migrados desde las herramientas existentes al nuevo sistema. KOSTAL fue capaz de incluir todos los documentos en el sistema de forma transparente. Apoyados por los consultores de GBTEC, el Centro de Competencias recogió, harmonizó e integró todos los procesos existentes, los indicadores de rendimiento y la documentación relevante. La aplicación aceleró significativamente este procedimiento gracias a su sistema de subida de modelos de procesos y documentos automático. Los modeladores de procesos asignaron posteriormente los documentos directamente a los pasos de los procesos para los que son relevantes.

Gestión de Calidad eficiente y a prueba de revisiones en el sistema de procesos de KOSTAL
Para mantener los altos estándares en los procesos de negocio y documentos adjuntos a largo plazo, KOPS cuenta con un extenso sistema de autorizaciones para la aprobación y revisión de contenidos. Los contenidos que son depositados en KOPS son publicados trimestralmente, aunque en el caso de datos críticos se pueden publicar de forma directa. Los responsables de procesos y modeladores llevan a cabo todo el ciclo de publicación gracias a flujos de trabajo automatizados y notificaciones. Así, la herramienta da soporte a la provisión mundial de contenidos de calidad, los cuales pueden ser revisados y optimizados si es necesario. Todas las responsabilidades, tanto locales como globales, son definidas en KOPS. Esto ayuda a los empleados a encontrar directamente la persona de contacto correcta para seguir las pautas de proceso y plantillas.

Concepto de rol: Guía de ayuda a los empleados en un clic
Todos los empleados de KOSTAL pueden encontrar información de ayuda para su trabajo diario directamente en el sistema y gracias a la opción multilenguaje de la herramienta, en su propio idioma. Con el concepto de rol de KOPS, los usuarios, dependiendo de su rol, pueden seleccionar procesos asignados y actividades. Cuando se produce un cambio o se suben nuevos contenidos, automática y simultáneamente, las notificaciones son publicadas en la herramienta y enviadas por email.

KOPS: El Sistema de Gestión Integrada como asistente para cada empleado
“En poco tiempo KOPS se ha implantado como un sistema central de procesos en nuestra compañía. Gracias a la fácil representación de los procesos y su cómodo sistema para adjuntar documentos, KOPS nos da soporte en todos los pasos del trabajo” afi rma Ralf Schröder, Project Manager Business Integration en KOSTAL. La fácil representación de cualquier contenido permite la rápida formación de nuevos empleados en tareas complejas. Con la plataforma de BPM, BIC, como base para KOPS, la compañía ha implementado un Sistema de Gestión Integrado que sirve como base fiable para certificaciones en futuras auditorías.


Sobre KOSTAL

Esta empresa familiar fue fundada en 1912 en Lüdenscheid, Alemania. Su experiencia en el campo de la industria automovilística ha crecido a lo largo de varias décadas. Al mismo tiempo, esta compañía se distingue por su poder de innovación y su competencia como socio desarrollador y fabricante, con un alto volumen de producción. KOSTAL se ha convertido en un experto en el área de la integración de sistemas. La empresa emplea a más de 18.000 empleados en 46 oficinas en 21 países.

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