Ein wertvolles Managementsystem, das Arbeitsweisen transformiert und Prozessexzellenz auf ein neues Level hebt

Als vollintegriertes, leistungsfähiges und skalierbares Tool ist BIC Process Design für uns die Antwort auf die wachsenden Anforderungen an modernes Prozessmanagement und effiziente Arbeitsabläufe.

Marc Kensy Teamleiter Prozessmanagement, opta data Gruppe

Branche

Technologie & Software

Hauptsitz

Essen

Mitarbeiter

3.000

Die Herausforderung

Digital, wirtschaftlich und resilient – das sind nicht nur Ansprüche, die opta data an ihre Produkte und Dienstleistungen stellt, sondern auch an die internen Abläufe. Das stetige Wachstum der Aufgaben des Prozessmanagement-Teams, in Verbindung mit anderen Schlüsseldisziplinen wie Qualitätsmanagement, Daten- und Arbeitssicherheit sowie Risikomanagement, hat die Notwendigkeit nach einem intuitiven, skalierbaren und integrierten Management-Werkzeug klar hervorgebracht. Die bisherigen Lösungen über Microsoft Visio®, Excel® und andere Office-Anwendungen verursachten durch redundante Pflege erheblichen Aufwand und sollten durch eine effizientere Alternative abgelöst werden.

  • Hoher Bedarf nach einer integrierten Managementlösung mit datenbankgestützter Prozessmodellierung und Prozessstrukturierung, die sich einfach bedienen lässt.
  • Wunsch nach Tool-seitiger Unterstützung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zur Schaffung von reibungslosen und effizienten Prozessabläufen.
  • Gewährleistung von Aktualität und Revisionssicherheit ohne hohe Aufwände durch automatisierte Versionierung und Archivierung.

Die Lösung

Nach einem intensiven Ausschreibungsverfahren und einer abschließenden Nutzwert-Analyse erwies sich GBTEC’s Full-Stack BPM-Lösung BIC Process Design als klarer Sieger. Die Einführung von BIC Process Design ermöglichte es opta data, in ihren Kerngeschäfts- und zentralen Dienstleistungsprozessen einen stärkeren End-to-End Gedanken zu forcieren, was zu einer höheren Kundenorientierung und einer verbesserten teamübergreifenden Zusammenarbeit beiträgt. Durch das aktive Einbinden von dezentralen Prozessbeteiligten mit zentraler Prüfung durch das Prozessmanagement-Team konnte opta data Prozessentwicklungen spürbar beschleunigen und eine höhere Prozessqualität sicherstellen.

  • Etablierung der Prozessmanagementabteilung bei opta data als „internes Consulting“, das den Weg Richtung operativer Exzellenz begleitet.
  • Aktives Einbinden von Prozessbeteiligten in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess fördert ein transparentes Dienstleistungsverständnis und ermöglicht kooperative Prozessentwicklungen.
  • Kalkulation der Prozessparameter und Hinterlegung von KPIs bei den Prozessen vereinfachen die Aufdeckung von Ineffizienzen und objektivieren die Bewertung von Optimierungsmaßnahmen.

Zentrale Highlights

  • Kontinuierliches Aufdecken von Optimierungspotenzialen und maßgebliche Steigerung der Prozesseffizienz
  • Erhöhte Kundenorientierung durch die Etablierung von End-to-End Prozessen für das Kerngeschäft und zentrale Services
  • Hohe Prozesstransparenz und effektive Unterstützung des Qualitätsmanagements bei Audits (ISO 9001 und 27001)

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